如何规范公司财务报销制度

PAGE如何规范公司财务报销制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项经济活动合法、合规、有序进行，特制定本财务报销制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。2.合理性原则：费用报销应符合公司的经营活动需要，遵循合理性标准，杜绝不合理支出。3.审批原则：所有报销均需按照规定的审批流程进行，未经审批不得报销。4.及时性原则：员工应在经济业务发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、费用报销的一般规定（一）报销凭证要求1.发票：必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等，并加盖发票专用章。2.收据：行政事业性收费收据、财政监制的收据等可作为报销凭证，但必须加盖收款单位财务专用章。3.其他凭证：如火车票、飞机票、船票等法定票据，以及公司内部自制的有效凭证，如借款单、差旅费报销单等。（二）报销凭证的粘贴报销凭证应按照费用类别、时间顺序进行整理，并整齐粘贴在报销单后面。粘贴时应注意发票等凭证的正面朝上，便于审核。（三）报销审批流程1.填写报销单：员工应按照报销单格式要求，详细填写报销日期、报销人姓名、部门、费用明细、金额等信息，并在报销单上签字。2.部门负责人审核：部门负责人对本部门员工的报销事项进行真实性、合理性审核，确认无误后签字批准。3.财务审核：财务部门对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核，检查报销金额是否符合规定标准，报销手续是否齐全等。审核通过后签字。4.总经理审批：根据公司财务审批权限，超过一定金额的报销需总经理审批。总经理对报销事项进行最终审批，签字确认。（四）报销时间规定1.日常费用报销应在经济业务发生后的[X]个工作日内办理完毕。2.差旅费报销应在出差返回后的[X]个工作日内办理。三、各项费用报销标准及规定（一）差旅费1.交通工具飞机：根据工作需要，经批准可乘坐飞机经济舱。特殊情况需乘坐头等舱或商务舱的，需提前报总经理批准。火车：长途出差可乘坐火车硬卧或动车二等座，因工作紧急等特殊情况需乘坐软卧或一等座的，需经部门负责人批准。汽车：市内交通原则上乘坐公共交通工具，因特殊原因需乘坐出租车的，应注明事由。2.住宿费按照公司规定的出差地区分类标准执行。一线城市每人每天住宿费标准为[X]元，二线城市每人每天住宿费标准为[X]元，三线及以下城市每人每天住宿费标准为[X]元。实际发生住宿费低于标准的，按实际发生额报销；超过标准的，超出部分自理。3.伙食补助费出差期间按照规定发放伙食补助费，不分途中和住勤，每人每天标准为[X]元。4.市内交通费在出差目的地市内因工作需要乘坐公共交通工具或出租车的，可凭有效票据报销市内交通费，每人每天标准为[X]元。（二）业务招待费1.业务招待应遵循必要、合理、适度的原则，严格控制招待费用支出。2.招待费用报销时应注明招待时间、地点、招待对象、招待事由等详细信息，并附上招待清单。3.单次招待费用超过[X]元的，需提前报总经理批准。招待费用年度总额不得超过公司当年营业收入的[X]%。（三）办公用品及低值易耗品1.采购流程各部门根据实际工作需要，填写办公用品采购申请单，经部门负责人审核后提交至行政部门。行政部门汇总采购申请单，统一进行采购。采购时应选择正规供应商，确保商品质量和价格合理。2.报销规定办公用品及低值易耗品报销时应提供发票及采购清单，清单上应注明商品名称、规格、数量、单价等信息。对于批量采购的办公用品及低值易耗品，应按照实际使用情况进行分摊报销，不得一次性全部报销。（四）通讯费1.公司根据员工岗位性质和工作需要，制定通讯费补贴标准。补贴标准分为[具体档次及金额]。2.员工凭通讯费发票在补贴标准范围内报销通讯费，超出补贴标准部分自理。（五）差旅费1.交通工具飞机：根据工作需要，经批准可乘坐飞机经济舱。特殊情况需乘坐头等舱或商务舱的，需提前报总经理批准。火车：长途出差可乘坐火车硬卧或动车二等座，因工作紧急等特殊情况需乘坐软卧或一等座的，需经部门负责人批准。汽车：市内交通原则上乘坐公共交通工具，因特殊原因需乘坐出租车的，应注明事由。2.住宿费按照公司规定的出差地区分类标准执行。一线城市每人每天住宿费标准为[X]元，二线城市每人每天住宿费标准为[X]元，三线及以下城市每人每天住宿费标准为[X]元。实际发生住宿费低于标准的，按实际发生额报销；超过标准的，超出部分自理。3.伙食补助费出差期间按照规定发放伙食补助费，不分途中和住勤，每人每天标准为[X]元。4.市内交通费在出差目的地市内因工作需要乘坐公共交通工具或出租车的，可凭有效票据报销市内交通费，每人每天标准为[X]元。（六）业务招待费1.业务招待应遵循必要、合理、适度的原则，严格控制招待费用支出。2.招待费用报销时应注明招待时间、地点、招待对象、招待事由等详细信息，并附上招待清单。3.单次招待费用超过[X]元的，需提前报总经理批准。招待费用年度总额不得超过公司当年营业收入的[X]%。（七）办公用品及低值易耗品1.采购流程各部门根据实际工作需要，填写办公用品采购申请单，经部门负责人审核后提交至行政部门。行政部门汇总采购申请单，统一进行采购。采购时应选择正规供应商，确保商品质量和价格合理。2.报销规定办公用品及低值易耗品报销时应提供发票及采购清单，清单上应注明商品名称、规格、数量、单价等信息。对于批量采购的办公用品及低值易耗品，应按照实际使用情况进行分摊报销，不得一次性全部报销。（八）通讯费1.公司根据员工岗位性质和工作需要，制定通讯费补贴标准。补贴标准分为[具体档次及金额]。2.员工凭通讯费发票在补贴标准范围内报销通讯费，超出补贴标准部分自理。四、特殊情况报销规定（一）会议费1.会议费报销时应提供会议通知、会议纪要、参会人员名单、发票等相关资料。2.会议费用应严格按照预算执行，不得超支。对于超预算的会议费用，需经总经理批准后方可报销。（二）培训费1.员工参加外部培训，需提前填写培训申请单，经部门负责人和总经理批准后参加。2.培训费用报销时应提供培训合同、发票、培训证书等资料。培训费用应与培训内容相关，且符合公司培训计划安排。（三）出国费用1.员工因工作需要出国，需按照公司规定的出国审批流程办理相关手续。2.出国费用报销时应提供出国审批文件、护照签证、机票、住宿发票、费用明细清单等资料。出国费用应严格按照国家有关规定和公司标准执行，不得擅自提高标准或扩大范围。五、财务审核要点（一）合法性审核1.审核报销凭证是否符合国家法律法规和税务规定，发票是否真实有效，是否存在虚开发票等违法行为。2.检查报销事项是否符合公司的相关政策和制度规定，是否经过必要的审批程序。（二）真实性审核1.核实报销业务的真实性，包括经济业务是否实际发生，报销金额是否与实际支出相符。2.检查报销凭证上的信息是否完整、准确，如发票上的开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容等是否与实际业务一致。（三）合理性审核1.判断费用支出是否合理，是否符合公司的经营活动需要和成本效益原则。2.对于超出正常标准或明显不合理的费用支出，应要求报销人作出合理说明，并进行严格审核。（四）完整性审核1.检查报销手续是否齐全，报销单填写是否完整，相关审批签字是否齐全。2.审核报销凭证的粘贴是否规范，附件是否齐全。六、违规处理1.对于违反本财务报销制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.如发现员工虚报、冒领费用，除追回违规报销款项外，