档案库档案查阅制度规范

PAGE档案库档案查阅制度规范一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案查阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工查阅公司档案库档案的活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查阅活动必须严格遵守国家法律法规以及公司相关规定。2.安全保密原则：确保档案在查阅过程中的安全，防止档案信息泄露。3.服务工作原则：以满足公司各项工作对档案信息的需求为出发点，提供高效、准确的档案查阅服务。二、档案查阅申请与审批（一）申请流程1.查阅人需填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的、查阅内容范围等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作需要对申请进行认真审查，确认申请的合理性与必要性，并签署审核意见。（二）审批权限1.一般性档案查阅申请，由部门负责人审批通过后即可进行查阅。2.涉及重要机密档案、核心业务档案或多部门联合查阅的申请，需经公司分管领导审批。3.对于涉及公司重大决策、商业秘密、敏感信息等特殊档案的查阅申请，须经公司总经理审批。（三）审批时间审批人应在收到申请表后的[X]个工作日内完成审批，特殊情况需及时与查阅人沟通说明延迟原因。三、档案查阅方式与场所（一）查阅方式1.现场查阅：查阅人可到档案库指定区域，在档案管理人员的监督下进行查阅。2.复制查阅：根据查阅需求，经审批同意后，查阅人可对档案进行复制。复制方式包括复印、扫描、拍照等，但需确保复制内容清晰、完整，不影响档案的原始信息。（二）查阅场所1.公司设立专门的档案查阅室，为查阅人提供安全、舒适的查阅环境。查阅室应配备必要的办公设备，如桌椅、电脑、复印机等。2.档案管理人员应在查阅室内全程陪同查阅人，负责档案的调阅、归还等工作，并对查阅过程进行监督。四、档案查阅人员行为规范（一）遵守秩序1.查阅人应遵守档案查阅室的工作秩序，不得大声喧哗、随意走动，保持室内安静。2.按照档案管理人员的安排，在指定位置进行查阅，不得擅自更换查阅区域或移动档案存放位置。（二）爱护档案1.查阅人在查阅档案时，应轻拿轻放，不得折叠、污损、涂改、标记档案。2.如需在档案上进行标注或摘录，应事先征得档案管理人员同意，并使用铅笔或其他不影响档案原始信息的工具。（三）严格保密1.查阅人必须严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。2.严禁在查阅过程中使用手机、相机等设备对档案内容进行拍照或录像，如有特殊情况需拍照留存，必须经档案管理人员同意，并在其监督下进行。3.查阅结束后，查阅人应将档案及时归还档案管理人员，不得私自留存、转借或带出档案查阅室。五、档案查阅登记与记录（一）查阅登记1.档案管理人员应建立《档案查阅登记簿》，对每一次档案查阅活动进行详细登记。登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称、文号、查阅目的、审批意见、查阅时长等信息。2.查阅人在查阅档案前，需在登记簿上签字确认查阅信息。（二）查阅记录1.档案管理人员应对查阅过程进行记录，包括查阅人查阅档案的具体内容、查阅过程中提出的问题及处理情况等。2.查阅记录应妥善保存，以备后续查询和审计。六、档案复制管理（一）复制申请查阅人如需复制档案，应在《档案查阅申请表》中明确注明复制内容及份数，并按照审批流程进行申请。（二）复制审批1.一般性档案复制申请，经部门负责人审批同意后即可进行复制。2.涉及重要机密档案复制申请，需经公司分管领导审批。3.对于涉及公司重大决策、商业秘密、敏感信息等特殊档案的复制申请，须经公司总经理审批。（三）复制操作1.档案管理人员应按照审批意见，严格控制复制份数和内容范围，确保复制过程准确无误。2.复制完成后，档案管理人员应对复制件进行核对，确保与原件内容一致，并在复制件上加盖“与原件核对无误”章。（四）复制件保管1.复制件应按照档案管理要求进行分类整理和保管，与原件具有同等的保管期限和保密要求。2.查阅人如需带走复制件，应按照公司相关规定办理借阅手续，并在规定期限内归还。七、档案查阅期限与归还（一）查阅期限1.一般性档案查阅期限原则上不超过[X]个工作日，特殊情况需延长查阅期限的，查阅人应提前向档案管理人员说明原因，并经审批同意。2.涉及重要机密档案、核心业务档案或多部门联合查阅的，查阅期限根据实际工作需要确定，但最长不超过[X]个工作日。（二）归还要求1.查阅人应在查阅期限届满后及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记簿》上签字确认归还情况。2.档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究查阅人的责任。八、档案查阅监督与检查（一）内部监督1.公司档案管理部门应定期对档案查阅情况进行检查，包括查阅登记、查阅记录、档案保管等方面，确保档案查阅活动规范有序。2.档案管理人员在查阅过程中应严格履行监督职责，对查阅人的行为进行全程监督，发现问题及时制止并报告。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的查阅人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；情节严重的，将依法追究其法律责任。2.对于因档案管理人员监督不力导致档案安全事故或信息泄露的，将追究档案管理人员的责任，给