职业病专用章使用管理制度及规范

PAGE职业病专用章使用管理制度及规范一、总则（一）目的为加强公司职业病专用章的管理，规范其使用行为，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，保障公司及员工的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及与职业病防治工作相关的各类业务活动中职业病专用章的使用管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保印章使用符合相关规定。2.谨慎使用原则：印章使用应严格审批，确保用途合法、必要、真实，避免不当使用。3.专人负责原则：明确专人负责印章的保管和使用，确保责任落实到人。4.登记备案原则：对印章的使用情况进行详细登记备案，便于查询和追溯。二、职业病专用章的定义与规格（一）定义职业病专用章是公司用于证明职业病诊断、鉴定、防治措施等相关文件真实性和有效性的专用印章。（二）规格职业病专用章的规格应符合公司统一规定，印章材质、尺寸、字体等应清晰可辨，具有唯一性和权威性。三、印章的保管（一）保管部门职业病专用章由公司指定的职业病防治管理部门负责保管。（二）保管人员保管人员应具备良好的职业道德和责任心，经过专门培训，熟悉印章管理规定。（三）保管要求1.设立专门的印章保管专柜，确保印章存放安全，防止被盗、丢失或损坏。2.印章应与空白介绍信、空白合同等重要文件分开存放，避免混用。3.非工作时间，印章应存放在保险柜等安全设施内。四、印章的使用流程（一）使用申请1.各部门或个人需要使用职业病专用章时，应填写《职业病专用章使用申请表》，详细说明使用事由、使用文件名称、使用日期等信息。2.申请表应由部门负责人签字确认，并提交至职业病防治管理部门审核。（二）审核批准1.职业病防治管理部门对使用申请进行审核，重点审查使用事由是否符合法律法规和公司规定，文件内容是否真实、准确、完整。2.对于涉及重要事项或金额较大的使用申请，应提交公司主管领导审批。（三）印章使用1.经审核批准后，保管人员凭审批通过的《职业病专用章使用申请表》，监督用印过程，确保印章使用符合规定。2.用印时，应在文件规定的位置加盖印章，确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。3.印章使用完毕后，保管人员应及时收回印章，并妥善保管。（四）登记备案1.每次印章使用后，保管人员应在《职业病专用章使用登记簿》上详细记录使用日期、使用部门、使用事由、文件名称、盖章份数、批准人等信息。2.《职业病专用章使用登记簿》应定期归档保存，以备查询和审计。五、印章使用的限制与禁止事项（一）限制事项1.职业病专用章不得用于与职业病防治无关的业务活动。2.未经公司书面授权，不得将印章转借他人使用。3.严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同等文件上加盖印章。（二）禁止事项1.禁止伪造、变造职业病专用章。2.禁止私自刻制与公司职业病专用章相同或相似的印章。3.禁止利用印章从事违法违规活动。六、印章的更换与废止（一）更换1.因印章磨损、损坏或其他原因需要更换印章时，由职业病防治管理部门提出申请，经公司主管领导批准后，按照规定程序重新刻制印章。2.新印章启用后，原印章应及时废止，并按照公司印章管理规定进行妥善处理。（二）废止1.当公司名称变更、业务调整或法律法规要求印章废止时，应及时办理印章废止手续。2.印章废止后，应在《职业病专用章使用登记簿》上注明废止日期，并将印章交由公司指定部门统一销毁。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对职业病专用章的使用情况进行审计检查，确保印章使用符合规定。2.职业病防治管理部门应加强对印章使用的日常监督，发现问题及时纠正，并向上级领导报告。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供印章使用情况等相关资料。2.对于外部监督检查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告上级领导。八、违规处理（一）违规行为界定1.未按本制度规定的使用流程申请、审批和使用印章。2.将印章用于非规定用途或转借他人使用。3.在空白文件上加盖印章。4.伪造、变造印章或私自刻制印章。5.其他违反印章管理规定的行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的，给予警告处分，并责令立即改正。2.对于多次违规或情节严重的，视情节轻重给予通报批评、罚款、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.因违规使用印章给公司造成经济损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任。九、附则（一）解释权本