信访局档案管理规范制度

PAGE信访局档案管理规范制度一、总则（一）目的为加强信访局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在信访工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本局实际情况，制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于信访局机关各科室及下属事业单位在各项信访工作中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则信访局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责档案管理工作，对全局档案进行统一收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。2.真实完整原则确保档案内容真实、准确、完整，如实反映信访工作的全过程和各项活动。3.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案管理效率，便于档案的查阅、借阅和使用，满足信访工作对档案信息的需求。4.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）办公室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理规章制度并组织实施。2.负责全局档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各科室及下属事业单位的档案管理工作。3.集中统一管理本局各类档案，负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。4.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁工作。5.负责档案的信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索利用。6.做好档案的查阅、借阅服务工作，严格执行档案查阅、借阅制度，确保档案的安全和保密。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局干部职工的档案意识和业务水平。（二）各科室及下属事业单位职责1.负责本科室及下属事业单位在信访工作中形成的文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交局办公室。2.严格执行档案管理制度，确保本科室及下属事业单位档案的完整、准确和安全。3.积极配合局办公室做好档案的查阅、借阅等利用工作，按照规定提供相关档案资料。4.接受局办公室的业务指导和监督检查，及时整改存在的问题。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与信访工作相关的文件、指示、通知等。2.本局形成的各类信访工作文件，包括信访受理、办理、复查、复核等环节的文件材料。3.信访案件的来信、来访记录、处理意见、反馈情况等。4.与信访工作有关的会议记录、纪要、报告、总结等。5.信访工作中形成的统计报表、数据资料等。6.其他具有保存价值的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各科室及下属事业单位应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色等情况应及时修复或复制。3.对于电子文件，应按照规定进行收集和存储，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同年度、保管期限、问题类别进行整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类按照信访工作的业务流程和文件内容，将档案分为信访受理、信访办理、信访复查、信访复核、综合管理等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便快速检索档案。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，保持文件的原貌。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.使用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放有序、便于查找。2.对电子档案应进行安全存储，配备必要的存储设备和备份系统，定期进行数据备份。（三）档案保管期限1.信访局档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括重要的信访工作文件、具有重大历史价值的信访案件等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括一般性的信访工作文件、信访案件等。4.短期保管的档案保管期限为15年以下，主要包括临时性的信访工作文件、资料等。（四）档案定期检查1.办公室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量、质量等。2.检查过程中如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。3.做好档案检查记录，对检查中发现的问题和处理情况进行详细记载。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定和信访工作的实际需要，对档案进行科学鉴定。2.确保鉴定工作的客观性、准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人、业务骨干等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保管期限。2.对于保管期限已满或失去保存价值的档案，提出鉴定意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.档案销毁清册经局领导审批后，按照规定进行档案销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁过程中应进行现场监督，并做好销毁记录。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围本局工作人员因工作需要查阅档案的，可在档案查阅室查阅相关档案。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等。2.申请表经所在科室负责人签字同意后，交办公室审核。3.办公室审核通过后，安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅记录。（三）借阅范围因特殊情况需要借阅档案的，经局领导批准后，可办理借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人员填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等。2.申请表经所在科室负责人签字同意后，交办公室审核。3.办公室审核通过后，报局领导审批。4.局领导批准后，借阅人员与档案管理人员签订档案借阅协议，办理借阅手续。5.借阅人员应在规定期限内归还档案，如因特殊情况需要延期归还的，应提前办理续借手续。（五）查阅、借阅要求1.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取页张等。2.查阅、借阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.查阅、借阅结束后，档案管理人员应及时对档案进行清点、核对，确保档案完整无损。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的信访局档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入1.对已整理好的档案进行数字化录入，确保录入数据的准确性和完整性。2.录入过程中应严格按照档案管理的规范要求进行操作，保证数据质量。（三）系统功能1.档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，满足档案管理工作的实际需要。2.系统应设置不同的用户权限