医院采购制度与流程规范

PAGE医院采购制度与流程规范一、总则（一）目的为加强医院采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障医院医疗工作的顺利开展，特制定本制度与流程规范。（二）适用范围本制度适用于医院内部所有涉及物资、设备、药品、服务等采购活动，包括但不限于医疗设备采购、医用耗材采购、办公用品采购、药品采购、后勤服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保所采购的物资、设备、药品等符合医院医疗工作的需求和质量标准。5.廉洁自律原则：参与采购活动的工作人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂或不正当利益，确保采购活动廉洁公正。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院设立采购管理委员会，作为医院采购的决策机构。采购管理委员会由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。其职责如下：1.审议医院采购工作的政策、制度和流程。2.审批年度采购预算和重大采购项目计划。3.对采购项目的采购方式、供应商选择等重大事项进行决策。4.监督采购工作的执行情况，协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行部门医院设立专门的采购部门，负责具体采购工作的组织实施。采购部门的职责如下：1.根据医院需求，编制采购计划和采购文件。2.组织开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。3.按照规定的采购方式和流程，组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。4.与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.负责采购项目的验收工作，确保采购物资、设备等符合要求。6.整理、归档采购文件和资料，建立采购档案。（三）需求部门医院各临床科室、职能部门等为采购需求部门，负责提出采购需求，配合采购部门开展采购工作。其职责如下：1.根据医疗、业务工作需要，准确提出采购需求，包括物资、设备的规格、型号、数量、质量要求等。2.参与采购项目的技术评估、商务谈判等工作，提供专业意见和建议。3.协助采购部门进行采购项目的验收工作，对验收结果负责。（四）监督部门医院设立审计部门和纪检监察部门，对采购活动进行全程监督。其职责如下：1.审计部门负责对采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、合同履行情况等进行审计监督，防范采购风险。2.纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购工作的廉洁性。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应会同财务部门、需求部门等，根据医院年度工作计划和业务发展需求，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照医院财务预算管理的要求进行分类、汇总。3.采购预算编制应充分考虑市场价格波动、医疗技术发展等因素，确保预算的科学性和合理性。（二）预算审批1.年度采购预算编制完成后，报采购管理委员会审议。2.采购管理委员会根据医院发展战略、财务状况等因素，对采购预算进行审批。3.经审批后的采购预算作为医院年度采购工作的依据，不得随意调整。如需调整，应按照规定的程序进行审批。（三）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行统计分析，及时发现和解决预算执行过程中的问题。3.需求部门应合理安排采购进度，确保采购项目按时完成，避免因拖延导致预算超支。四、采购流程规范（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、申请理由等内容。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行初审。2.初审通过后，报采购管理委员会审批。采购管理委员会根据审批权限，对采购项目进行审批。3.对于重大采购项目，采购管理委员会可组织相关专家进行论证，确保采购决策的科学性。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目；邀请招标适用于具有特殊性要求、只能从有限范围的供应商处采购的项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立且技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目；询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。3.采购方式的选择应严格按照相关法律法规和医院规定执行，并在采购文件中明确说明。（四）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。3.采购文件编制完成后，经采购部门负责人审核签字，并报采购管理委员会备案。（五）供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商应具备合法经营资质、良好的信誉、较强的生产或服务能力、合理的价格水平等条件。2.根据采购项目的要求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，可通过公开征集、推荐等方式扩大供应商选择范围。3.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资、设备的规格、数量、价格、交货时间、质量标准及售后服务等内容。4.建立供应商评估机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评估。对于评估不合格的供应商，应及时采取措施，如警告、暂停合作、取消合作资格等。（六）采购实施1.采购部门按照采购文件规定的时间、地点和方式组织采购活动。2.在采购活动中，应严格遵守相关法律法规和采购程序，确保采购过程公开、公平、公正。3.采购部门应及时记录采购活动的过程和结果，包括开标、评标、谈判、询价等环节的相关资料。（七）合同签订与履行1.采购项目确定中标或成交供应商后三十日内，采购部门应与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资、设备的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式及违约责任等内容。合同条款应符合法律法规和医院规定的要求，确保合同的合法性和有效性。3.采购部门应跟踪合同履行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。对于合同履行过程中出现的问题，应及时采取措施解决，如协商变更合同、追究违约责任等。（八）验收1.采购项目完成后，采购部门应组织需求部门、质量控制部门等相关人员进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物资、设备等进行检验，包括数量、规格、质量、性能等方面的检查。3.验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格、数量、验收依据、验收结果等内容。对于验收不合格的采购项目，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至验收合格。（九）付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。2.付款前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。3.对于不符合付款条件的采购项目，财务部门应拒绝付款，并及时通知采购部门和供应商。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。例如，对于市场价格波动风险，可通过签订长期合同、套期保值等方式进行应对；对于供应商违约风险，可加强供应商管理，要求供应商提供履约保证金或担保等；对于质量风险，可加强验收环节管理，增加检验频次和严格度等；对于法律风险，可加强法律法规学习，确保采购活动合法合规，必要时咨询专业法律意见。2.建立风险预警机制，及时发现风险变化情况，提前采取措施防范风险。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从申请到验收全过程的相关文件和资料，如采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标文件、谈判记录、询价记录、合同文本、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与归档1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。2.采购档案应按照项目类别、时间顺序等进行分类整理，确保档案资料完整、有序。3.采购档案应及时归档，归档后的档案应妥善保管，便于查阅和使用。（三）档案保管期限采购档案的保管期限应按照国家法律法规和医院规定执行，一般不少于[X]年。对于涉及重要采购项目或具有长期保存价值的档案，应适当延长保管期限。（四）档案查阅与借阅1.医院内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理