印章用字规范化管理制度

PAGE印章用字规范化管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章用字规范化管理，确保印章使用的准确性、严肃性和合法性，维护公司的正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类印章的制作、使用、保管及废止等相关管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：印章用字必须符合国家法律法规及相关行业标准的规定。2.准确性原则：印章内容应准确无误，避免出现错别字、异体字、简化字等不规范用字情况。3.严肃性原则：印章的制作、使用和保管应严格按照规定程序进行，确保印章的权威性和严肃性。4.保密性原则：加强印章使用过程中的保密工作，防止印章信息泄露。二、印章种类及用途（一）公司公章公司公章是公司对外行使权力的象征，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。（二）法定代表人章法定代表人章主要用于特定的文件签署或代表公司行使某些特定职权。（三）财务专用章财务专用章用于公司财务往来结算、票据开具等相关财务业务。（四）合同专用章合同专用章专门用于公司各类合同的签订。（五）部门章部门章由各部门根据工作需要申请刻制，用于本部门内部文件、通知等的发布。三、印章制作管理（一）制作申请1.各部门因工作需要刻制印章时，应填写《印章制作申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围等信息。2.《印章制作申请表》经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。（二）审核批准行政部门收到《印章制作申请表》后，对申请事项进行审核。审核内容包括印章使用的必要性、名称的规范性等。审核通过后，报公司领导审批。（三）制作要求1.印章制作必须选择具有合法资质的印章制作单位。2.印章用字应按照国家语言文字工作委员会发布的《通用规范汉字表》等相关标准规范使用，不得使用繁体字、异体字、自造字等不规范汉字。3.印章的字体、字号、排版等应符合公司的统一要求，确保印章的规范性和美观性。（四）印章备案印章制作完成后，行政部门应及时将印章的样式、规格、使用范围等信息进行备案，并留存印章印模。备案信息应包括印章名称、编号、制作日期、使用部门等。四）印章使用管理（一）使用流程1.用印人填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、文件名称、文号、用印份数等内容，并签字确认。2.《印章使用申请表》经部门负责人审核签字后，提交至印章保管人。3.印章保管人对用印申请进行再次审核，重点审核用印事项是否符合公司规定、文件内容是否准确无误等。审核通过后，报公司领导审批。4.经公司领导批准后，印章保管人在用印登记薄上进行登记，记录用印时间、用印人、用印事项等信息，然后方可盖章。（二）用印审批权限1.公司公章、法定代表人章的使用需经公司总经理审批。2.财务专用章、合同专用章的使用需经财务负责人或合同业务主管领导审批。3.部门章的使用需经部门负责人审批。（三）用印要求1.印章使用应在公司指定地点进行，严禁将印章携带外出使用。特殊情况确需外出用印的，必须经公司领导批准，并由印章保管人陪同前往。2.用印时，印章保管人应认真核对用印文件内容，确保用印准确无误。用印后，应及时将印章归位保管。3.印章应盖在文件规定的位置，确保印章清晰完整，不得模糊不清或加盖在空白处。4.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。（四）用印登记印章保管人应建立印章使用登记薄，对每一次用印情况进行详细登记。登记内容应包括用印日期、用印人、用印事项、文件名称、文号、用印份数、审批人等信息。用印登记薄应妥善保管，以备查阅。五、印章保管管理（一）保管职责1.公司公章、法定代表人章由行政部门指定专人保管。2.财务专用章由财务部门指定专人保管。3.合同专用章由合同管理部门指定专人保管。4.部门章由各部门指定专人保管。（二）保管要求1.印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全。印章应存放在安全可靠的保险柜或专用印章盒内，并加锁保管。2.印章保管人不得擅自将印章交予他人保管或使用。如有特殊情况需要委托他人代管的，必须经公司领导批准，并办理书面委托手续。3.印章保管人应定期对印章进行检查，查看印章是否完好无损，如有损坏或遗失，应及时报告并采取相应措施。（三）印章交接印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、交接时间、交接双方等信息。交接双方应在《印章交接清单》上签字确认，并经部门负责人和行政部门审核备案。六、印章废止管理（一）废止原因印章因磨损、损坏、机构变更、业务调整等原因不再使用时，应及时进行废止处理。（二）废止流程1.印章使用部门填写《印章废止申请表》，说明印章废止原因，并提交至行政部门。2.行政部门对《印章废止申请表》进行审核，审核通过后，报公司领导审批。3.经公司领导批准后，行政部门负责将废止印章收回，并进行封存。（三）废止备案行政部门应将废止印章的相关信息进行备案，包括印章名称、编号、废止日期、废止原因等。备案信息应留存归档，以备查阅。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.行政部门负责定期对公司印章用字规范化管理情况进行监督检查，检查内容包括印章制作、使用、保管、废止等环节的规范性。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查等方式进行。检查结果应形成书面报告，报送公司领导。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，擅自制作、使用、保管印章或印章用字不规范的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人