收付款流程管理规范制度

PAGE收付款流程管理规范制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司收付款流程，确保资金收付的安全、准确、及时，提高财务管理效率，防范财务风险，保障公司的正常运营和发展。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及收付款业务的部门和人员，包括但不限于销售部门、采购部门、财务部门等。3.基本原则合法性原则：收付款业务必须符合国家法律法规和相关行业标准的要求，确保各项操作合法合规。准确性原则：收付款信息应准确无误，包括金额、账号、业务内容等，避免因信息错误导致的资金损失和纠纷。及时性原则：收付款业务应及时处理，确保资金的及时到账或支付，避免延误影响公司业务的正常开展。安全性原则：加强收付款过程中的安全管理，保障资金安全，防止出现资金被盗、挪用等风险。二、收款流程1.收款业务的发起销售部门：销售业务完成后，销售人员应及时与客户沟通收款事宜，并根据合同约定确定收款方式、金额、时间等信息。其他业务部门：对于因提供服务、资产处置等产生的收款业务，相关业务部门应按照公司规定及时发起收款申请，并提供相应的业务依据和收款明细。2.收款信息的审核财务部门：收到收款申请后，财务人员应及时对收款信息进行审核，包括客户信息、合同信息、收款金额、收款方式等。审核无误后，在系统中进行收款登记，并生成收款通知单。相关部门：对于涉及多个部门的收款业务，财务部门应与相关部门进行沟通协调，确保收款信息的准确性和完整性。如有疑问或异议，应及时反馈给业务部门进行核实和调整。3.收款方式的选择现金收款：对于金额较小、客户要求使用现金支付的业务，销售人员应在收款后及时将现金交至公司财务部门，并填写现金收款登记表。财务人员应在收到现金后，及时进行清点和入账处理。银行转账收款：对于金额较大或客户要求通过银行转账支付的业务，财务部门应向客户提供公司的银行账户信息，并要求客户在规定时间内完成转账操作。财务人员应及时关注银行账户资金到账情况，收到款项后，核对收款信息与银行回单是否一致，并在系统中进行收款确认。票据收款：对于收到的支票、汇票等票据，财务人员应按照票据管理规定进行审核和登记，并及时将票据交至银行办理托收手续。在票据款项到账后，进行收款确认和入账处理。4.收款记录与核对财务部门：财务人员应按照规定及时记录每一笔收款业务，包括收款日期、收款金额、收款方式、客户名称等信息，并定期与业务部门进行核对，确保收款记录的准确性和一致性。业务部门：业务部门应积极配合财务部门的核对工作，及时提供相关业务信息和客户反馈，如有问题应及时沟通解决。5.应收账款的管理财务部门：财务人员应定期对应收账款进行清理和分析，及时掌握应收账款的账龄、余额等情况，对于逾期未收回的账款，应及时与业务部门沟通协调，采取有效的催收措施。业务部门：业务部门负责应收账款的催收工作，应根据客户情况制定合理的催收计划，并及时向财务部门反馈催收进展情况。对于长期拖欠账款的客户，应及时采取法律手段维护公司权益。三、付款流程1.付款业务的申请采购部门：采购业务发生前，采购人员应根据采购合同约定，填写付款申请单，注明付款方式、金额、收款单位、付款事由等信息，并附上相关的采购合同、发票、验收报告等证明文件。其他业务部门：对于因费用报销、资产购置、对外投资等产生的付款业务，相关业务部门应按照公司规定填写付款申请单，并提供相应的业务依据和审批文件。2.付款申请的审批部门负责人：付款申请单提交后，首先由业务部门负责人进行审核，核实业务的真实性、合理性和合规性，并签署审批意见。财务审核：财务人员收到付款申请单后，应重点审核付款金额、付款方式、发票信息等是否符合公司财务制度和相关法律法规的要求。审核无误后，在付款申请单上签署财务意见。公司领导审批：根据公司规定的审批权限，付款申请单需提交公司领导进行最终审批。公司领导应综合考虑公司资金状况、业务需求等因素，做出审批决策。3.付款方式的选择银行转账付款：对于金额较大或需要通过银行转账支付的业务，经审批通过后，财务部门应按照付款申请单上的信息，及时办理银行转账手续。在转账完成后，将银行回单作为付款凭证进行存档。支票付款：对于部分符合条件的付款业务，可开具支票进行支付。财务人员应按照支票管理规定填写支票信息，并确保支票的安全性。支票开具后，应及时登记支票领用记录，并跟踪支票的使用情况。现金付款：对于金额较小、符合现金支付规定的业务，经审批通过后，财务人员可从公司库存现金中支付。在现金支付后，应及时登记现金日记账，并要求收款人签字确认。4.付款记录与核对财务部门：财务人员应按照规定及时记录每一笔付款业务，包括付款日期、付款金额、付款方式、收款单位等信息，并定期与业务部门进行核对，确保付款记录的准确性和一致性。业务部门：业务部门应积极配合财务部门的核对工作，及时提供相关业务信息和付款反馈，如有问题应及时沟通解决。5.应付账款的管理财务部门：财务人员应定期对应付账款进行清理和分析，及时掌握应付账款的账龄、余额等情况，合理安排资金支付，避免逾期付款产生的不良影响。业务部门：业务部门应关注供应商的付款要求和合作关系，及时与供应商沟通协调，确保公司在规定时间内完成付款，维护公司良好的商业信誉。四、票据管理1.票据的种类公司涉及的票据主要包括支票、汇票、本票、发票等。2.票据的购买与保管财务部门：指定专人负责票据的购买、保管和使用工作。票据购买时，应按照规定填写票据申购单，并办理相关审批手续。购买回来的票据应及时登记入账，并妥善保管在保险柜等安全设施中。保管要求：票据保管人员应确保票据的安全完整，防止票据被盗、遗失或损坏。定期对票据进行盘点核对，确保账实相符。3.票据的开具与使用开具要求：根据业务需要开具票据时，应严格按照票据管理规定填写票据信息，确保内容真实、准确、完整。票据开具后，应加盖公司财务专用章或发票专用章，并由专人负责登记票据使用情况。使用流程：票据使用人员应按照规定的流程领取和使用票据，不得擅自转借、转让或代开票据。使用完毕后，应及时将票据存根联或记账联交回财务部门进行核对和存档。4.票据的背书与贴现背书规定：对于需要背书转让的票据，应按照票据背书的相关规定进行操作，确保背书连续、有效。背书人应在票据背面注明背书日期、被背书人名称等信息，并加盖背书人印章。贴现管理：如需对票据进行贴现，应按照公司规定办理相关审批手续，并选择合法合规的贴现机构进行操作。贴现业务完成后，及时进行账务处理和相关资料的归档。5.票据的核销与销毁核销流程：票据使用完毕后，财务部门应定期对票据进行核销，核对票据存根联与记账联的一致性，并在系统中进行核销记录。销毁处理：对于已核销的票据，应按照公司规定的期限进行妥善保管，期满后经审批同意方可进行销毁处理。销毁过程应进行详细记录，确保票据销毁的真实性和完整性。五、印章管理1.印章的种类公司印章主要包括财务专用章、发票专用章、合同专用章、法人章等。2.印章的保管指定专人：各印章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心。保管要求：印章应妥善保管在保险柜等安全设施中，不得随意放置。印章保管人员不得将印章转借他人使用，如有特殊情况需要使用，应按照规定办理相关审批手续。3.印章的使用审批流程：使用印章时，应填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用时间等信息，并按照公司规定的审批权限进行审批。审批通过后，方可使用印章。使用规范：印章使用人员应严格按照审批内容使用印章，确保印章使用的真实性和合法性。使用完毕后，应及时将印章归还保管人员，并在印章使用登记簿上进行登记。4.印章的更换与注销更换规定：因印章磨损严重、样式变更等原因需要更换印章时，应按照公司规定办理相关审批手续，并及时进行印章的更换工作。更换后的印章应按照新印章的管理要求进行保管和使用。注销处理：对于不再使用的印章，应及时办理注销手续。注销后的印章应妥善保管，以备后续审计或查询需要。六、监督与检查1.内部审计定期审计：公司内部审计部门应定期对收付款流程进行审计，检查流程的执行情况、内部控制的有效性等，发现问题及时提出整改意见。专项审计：针对重大收付款业务或存在风险隐患的环节，可开展专项审计工作，深入调查分析问题产生的原因，并提出相应的改进措施。2.财务检查日常检查：财务部门应加强对收付款业务的日常检查，核对收款记录与银行对账单、付款凭证与相关业务单据等是否一致，及时发现和纠正存在的问题。定期盘点：定期对库存现金、票据等进行盘点，确保账实相符。盘点过程中发现的差异应及时查明原因，并进行相应的处理。3