商场办公室制度规范标准

PAGE商场办公室制度规范标准一、总则（一）目的本制度旨在规范商场办公室的各项工作流程，确保办公室工作的高效、有序开展，为商场的整体运营提供有力支持，保障商场的正常运转和员工的合法权益，符合国家法律法规及相关行业标准要求。（二）适用范围本制度适用于商场办公室全体工作人员，包括但不限于办公室主任、秘书、行政人员、后勤保障人员等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保各项制度合法合规。2.规范性原则：明确工作流程和标准，规范员工行为，保证工作的一致性和准确性。3.高效性原则：优化工作流程，提高工作效率，避免繁琐和不必要的环节。4.服务性原则：以服务商场整体运营和员工为宗旨，提供优质、高效的后勤支持和行政服务。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调办公室与商场其他部门之间的工作关系，确保信息畅通和工作协同。3.负责办公室人员的工作安排、绩效考核和培训发展，提升团队整体素质。4.审核重要文件和报告，把控办公室工作的质量和方向。5.代表办公室与外部机构进行沟通和协调，维护商场的良好形象。（二）秘书职责1.负责起草、审核和印发各类公文，确保公文格式规范、内容准确。2.做好会议组织和记录工作，整理会议纪要并及时传达相关信息。3.协助办公室主任处理日常行政事务，如文件归档、办公用品管理等。4.负责商场内部信息的收集、整理和传递，促进信息共享。5.完成领导交办的其他临时性任务。（三）行政人员职责1.负责商场办公用品、设备的采购、保管和发放工作，确保物资供应及时、充足。2.管理商场的固定资产，定期进行盘点和清查，保证资产安全。3.做好办公区域的环境卫生维护和安全保卫工作，营造良好的工作环境。4.负责员工考勤管理，统计考勤数据并及时上报。5.协助组织商场的各类活动，提供后勤保障支持。（四）后勤保障人员职责1.负责商场水电、空调等设施设备的日常维护和保养，确保设施设备正常运行。2.及时处理设施设备故障，保障商场的正常运营秩序，如遇重大故障及时向上级汇报并协调维修。3.管理商场的食堂、宿舍等后勤服务场所，确保服务质量和食品安全。4.负责车辆调度和管理，保障商场公务用车需求。5.完成后勤保障相关的其他工作任务，如节能减排等。三、工作流程与规范（一）公文管理1.公文起草公文起草应符合国家法律法规和商场的实际情况，内容准确、逻辑清晰、语言简洁。涉及重要事项或决策的公文，应经过充分调研和论证，并征求相关部门意见。2.公文审核公文起草完成后，由起草人所在部门负责人进行初审，重点审核内容的准确性和合规性。办公室主任对公文进行终审，确保公文格式规范、表述准确、符合发文流程。3.公文印发审核通过的公文由办公室秘书按照规定格式进行排版和印发。印发后的公文应及时分发给相关部门和人员，并做好登记和存档工作。（二）会议管理1.会议筹备根据会议主题和要求，确定会议时间、地点、参会人员等信息，并提前通知相关人员。准备会议所需的资料、设备等，如会议文件、投影仪、音响设备等。2.会议组织会议开始前，检查会议准备情况，引导参会人员签到入场。做好会议记录，详细记录会议讨论内容、决议事项等。3.会议纪要会议结束后，及时整理会议纪要，经办公室主任审核后印发给参会人员和相关部门。会议纪要应明确会议主要内容、决议事项、责任部门和完成时间等。（三）办公用品管理1.采购计划行政人员根据商场办公用品的使用情况和库存状况，每月制定办公用品采购计划。采购计划应包括办公用品的名称、规格、数量、预算等信息。2.采购实施按照采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购物资的质量和价格合理。采购完成后，及时办理验收手续，核对物资的数量、规格、质量等与采购合同一致。3.发放与使用行政人员负责办公用品的发放工作，建立办公用品发放台账，记录领取人员、领取时间、领取物品等信息。员工应按照规定合理使用办公用品，杜绝浪费现象。（四）固定资产管理1.资产登记后勤保障人员对商场新增的固定资产进行详细登记，包括资产名称、型号、规格、购置时间、购置金额、使用部门等信息。建立固定资产台账，确保资产信息准确、完整。2.资产盘点定期对固定资产进行盘点，每年至少进行一次全面盘点。盘点过程中，核对资产的实际数量、使用状况等与台账记录是否一致，发现问题及时查明原因并进行处理。3.资产处置对于闲置、报废的固定资产，由使用部门提出申请，经办公室审核后报商场领导审批。按照规定的程序进行资产处置，处置收入应及时上缴财务部门。（五）考勤管理1.考勤记录行政人员负责员工考勤记录工作，通过打卡机、签到表等方式记录员工的出勤情况。员工应按时上下班，如有迟到、早退、旷工等情况，应按照规定进行登记。2.考勤统计与上报每月末，行政人员对员工考勤数据进行统计和汇总，生成考勤报表。考勤报表经办公室主任审核后上报给人力资源部门和财务部门，作为员工绩效考核和工资核算的依据。（六）后勤服务管理1.食堂管理后勤保障人员负责食堂的日常管理工作，确保食堂饭菜质量、食品安全和环境卫生。制定食堂菜谱，合理搭配膳食营养，满足员工的用餐需求。定期征求员工对食堂服务的意见和建议，不断改进食堂管理工作。2.宿舍管理负责商场员工宿舍的分配、调整和管理工作，为员工提供安全、舒适的住宿环境。制定宿舍管理制度，规范员工的住宿行为，保持宿舍整洁卫生。定期检查宿舍设施设备的运行情况，及时维修和更换损坏的设施设备。3.车辆管理后勤保障人员负责商场车辆的调度和管理工作，根据工作需要合理安排车辆使用。建立车辆使用台账，记录车辆的出车时间、地点、任务等信息。定期对车辆进行维护保养，确保车辆性能良好，安全行驶。四、工作纪律与行为规范（一）工作纪律1.遵守商场的作息时间，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.工作时间内不得擅自离岗、串岗，不得从事与工作无关的事情。3.严格遵守保密制度，不得泄露商场的商业机密、工作秘密等信息。（二）行为规范1.着装整洁、得体，符合职业形象要求。2.言行举止文明礼貌，尊重他人，团结协作。3.对待工作认真负责，积极主动，按时完成工作任务。4.遵守职业道德，诚实守信，廉洁奉公。五、绩效考核与激励机制（一）绩效考核1.建立科学合理的绩效考核体系，对办公室工作人员的工作业绩、工作态度、工作能力等方面进行全面考核。2.绩效考核指标应明确、具体、可量化，便于考核评价。3.绩效考核周期为月度考核和年度考核相结合，月度考核结果作为绩效奖金发放的依据，年度考核结果作为员工晋升、奖励、调薪等的重要参考。（二）激励机制1.根据绩效考核结果，对表现优秀的员工给予相应的奖励，如奖金、荣誉证书、晋升机会等。2.设立特殊贡献奖，对为商场发展做出突出贡献的办公室工作人员进行表彰和奖励。3.对于考核不达标或违反工作纪律和行为规范的员工，按照规定进行相应的处罚，如警告、扣发绩效奖金、降职等。六、培训与发展（一）培训计划1.根据办公室工作人员的岗位需求和个人发展情况，制定年度培训计划。2.培训计划应包括培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等信息。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展各类培训活动，培训方式可以包括内部培训、外部培训、在线学习等。2.鼓励员工积极参与培训，提高自身业务能力和综合素质。（三）职业发展规划