为啥要规范单据管理制度

PAGE为啥要规范单据管理制度一、总则（一）目的本单据管理制度旨在加强公司/组织内部财务管理，规范各类单据的使用、流转、保管等流程，确保财务信息的准确性、完整性和及时性，防范财务风险，维护公司/组织的正常运营秩序，保障公司/组织及相关利益者的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门涉及的所有与财务收支相关的单据，包括但不限于发票、收据、报销单、付款申请单、出入库单、销售订单、采购订单等。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规、税收政策以及相关行业标准，确保单据的开具、取得和使用符合规定。2.真实性原则单据所记录的经济业务必须真实发生，内容与实际交易相符，不得虚构或篡改。3.完整性原则单据应具备完整的要素，包括日期、金额、业务内容、双方当事人、签字盖章等，确保信息准确无误。4.及时性原则及时开具、取得和处理单据，保证财务信息的及时传递和记录，避免延误导致财务数据失真或业务处理受阻。5.规范性原则统一单据格式、填写要求和流转程序，确保单据的规范使用和管理，便于财务核算和审计监督。二、单据的种类及使用规范（一）发票1.定义及分类发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。分为增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。2.开具要求销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票；特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次打印，内容完全一致。发票开具不得涂改、挖补、撕毁等。3.取得要求取得发票时，不得要求变更品名和金额。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。取得发票后，应及时核对发票信息，如发现问题应及时与开票方联系解决。（二）收据1.定义收据是企事业单位在经济活动中使用的原始凭证，主要是指财政部门印制的盖有财政票据监制章的收付款凭证，用于行政事业性收入，即非应税业务。2.开具要求收据应明确注明收款事由、金额、付款人等信息。加盖单位财务专用章或发票专用章。一式多联的收据，应按编号顺序使用，不得跳号、拆本使用。3.使用范围收取押金、定金、往来款项等非经营性收入时开具。不得代替发票用于经营性业务收款。（三）报销单1.定义报销单是员工因公务支出后，用于向公司/组织申请报销费用的单据。2.填写要求详细填写报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、金额明细等。所附原始凭证应真实、合法、有效，与报销事由相符，并注明张数。报销人应签字确认，部门负责人审核签字，财务部门审核签字，最终由审批人审批签字。3.报销流程报销人整理好报销凭证，填写报销单。将报销单提交给部门负责人，部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核签字。财务部门对报销凭证的合法性、合规性、金额准确性等进行审核签字。审批人根据公司/组织的财务制度和审批权限进行最终审批。审批通过后，财务部门予以报销付款。（四）付款申请单1.定义付款申请单是公司/组织内部用于申请对外支付款项的单据。2.填写要求填写付款日期、收款单位名称、账号、开户行、付款金额、付款事由等。附上相关合同、协议、发票等证明文件。申请人、部门负责人、财务负责人、审批人依次签字。3.付款流程业务部门根据合同或协议要求，填写付款申请单。提交给部门负责人审核签字，确认付款事项的真实性和必要性。财务部门审核付款申请单及相关证明文件，核实资金来源、付款金额等，签字确认。审批人按照审批权限进行审批。财务部门根据审批结果安排付款，确保资金支付的准确性和安全性。（五）出入库单1.定义出入库单是记录企业/组织物资出入库情况的单据，包括原材料、产成品、办公用品等的出入库。2.入库单填写要求填写入库日期、物资名称、规格型号、数量、单价、供应商等信息。仓库保管人员验收物资后签字确认，采购人员或送货人员签字。一式多联，分别用于仓库记账、财务核算、采购部门留存等。3.出库单填写要求填写出库日期、物资名称、规格型号、数量、领用部门、领用人等信息。仓库保管人员根据审批后的领料单发货，双方签字确认。作为仓库物资减少的依据，同时传递给财务部门进行成本核算。（六）销售订单1.定义销售订单是企业与客户签订的销售合同或协议的书面记录，明确了销售产品或服务的品种、数量、价格、交货期等条款。2.内容要求包含客户信息、订单编号、订单日期、产品或服务明细、价格条款、交货地点、交货期等。双方签字盖章确认，作为销售业务执行和财务核算的依据。3.管理要求销售部门应及时跟踪销售订单的执行情况，确保按时、按质、按量交货。财务部门根据销售订单进行收入确认和应收账款管理。（七）采购订单1.定义采购订单是企业向供应商发出的采购货物或服务的书面指令，明确了采购的品种、数量、价格、交货期等要求。2.内容要求填写供应商信息、订单编号、订单日期、采购明细、价格条款、交货地点、交货期等。经采购部门负责人审核签字，发送给供应商确认。作为采购业务执行和财务核算的依据，财务部门据此进行应付账款管理和成本核算。三、单据的流转程序（一）业务发生环节1.各部门在开展业务活动过程中，涉及到财务收支的，应按照规定及时取得或开具相应的单据。例如，销售部门签订销售合同后，应及时开具发票；采购部门采购物资时，应取得供应商提供的发票及相关送货单等。2.业务人员应确保取得的单据真实、合法、有效，并按照要求填写完整。对于不符合规定的单据，应及时与对方沟通更换。（二）部门内部流转环节1.业务人员取得单据后，应首先在本部门内部进行流转审批。如报销单需由报销人填写后，依次提交给部门负责人审核签字，部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行把关，确保费用支出符合公司/组织的规定和业务实际需要。2.对于涉及采购、销售等业务的单据，如采购订单、销售订单，业务人员应在部门内部进行流程跟踪，确保订单的执行情况得到及时反馈和处理。（三）财务部门审核环节1.部门内部审批通过的单据，流转至财务部门。财务人员对单据的合法性、合规性、金额准确性等进行审核。对于发票，检查发票的真伪、开票内容是否与业务相符、税率是否正确、发票专用章是否合规等。对于报销单，核对报销金额是否符合公司/组织的报销标准，所附原始凭证是否齐全、真实，签字审批流程是否完整。对于付款申请单，审核付款依据是否充分，付款金额是否准确，资金安排是否合理等。2.财务部门在审核过程中，如发现单据存在问题，应及时与相关业务部门或人员沟通，要求补充资料或更正错误。审核无误后，财务人员签字确认。（四）审批环节1.财务审核通过的单据，根据公司/组织的审批权限，流转至相应的审批人进行最终审批。审批人应根据公司/组织的财务制度、业务政策等，对单据所涉及的业务和财务事项进行全面审查，做出审批决定。2.对于重大金额的支出或重要业务的单据，可能需要经过多级审批或集体决策。审批人应严格把关，确保公司/组织的利益不受损害，防范财务风险和经营风险。（五）归档环节1.经过审批的单据，由财务部门按照会计档案管理的要求进行归档保管。归档时，应按照单据的种类、时间顺序等进行分类整理，确保档案的完整性和可查阅性。2.归档后的单据应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和公司/组织的规定执行。在保管期限内，如需查阅或调阅单据，应按照规定的程序办理审批手续。四、单据的保管与销毁（一）保管要求1.设立专门的单据保管场所，配备必要的保管设备，如文件柜、保险柜等，确保单据存放安全、有序。2.按照单据的种类、时间顺序等进行分类存放，便于查找和管理。对于重要的单据，如发票存根联、合同协议等，应单独存放并做好标识。3.建立单据保管台账，详细记录单据的种类、编号、日期、来源、去向等信息，以便进行跟踪和核对。4.定期对单据进行盘点，确保账实相符。如发现单据丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。（二）销毁规定1.单据保管期满后，按照国家法律法规和公司/组织的规定进行销毁。销毁前，应编制销毁清单，列出需销毁单据的种类、编号、数量等信息。2.销毁清单需经财务负责人、审计部门等相关人员审核签字确认。3.选择合适的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保单据信息无法恢复。销毁过程应有专人负责监督，并记录销毁时间、地点、方式等情况。4.销毁后的销毁清单应作为会计档案的一部分进行长期保存。五、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对单据管理制度的执行情况进行审计监督，检查单据的开具、取得、流转、保管等环节是否符合规定。2.财务部门应加强日常财务管理，对单据的审核工作进行自查自纠，及时发现和纠正存在的问题。3.各部门应配合内部监督工作，如实提供相关单据和资料，接受审计人员和财务人员的检查。（二）外部监督1.积极接受税务机关、审计机构等外部部门的监督检查，按照要求提供相关单据和财务资料。2.对于外部监督检查中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告公司/组织管理层及相关部门。（三）违规处理1.对于违反单据管理制度的行为，如未按规定开具发票、虚假报销、单据丢失等，视情节轻重给予相应的处罚。对直接责任人进行批评教育、警告、罚款等处罚。对造成公司/组织经济损失的，应追究相关人员的赔偿责任。涉及违法犯罪的，依法移送司法机关处理。2.建立违规行为记录档案，对违规人员的处罚情