商场会客登记制度规范标准

PAGE商场会客登记制度规范标准一、总则（一）目的为了加强商场的安全管理，规范会客行为，维护商场的正常秩序，保障商场及商户的合法权益，特制定本会客登记制度规范标准。（二）适用范围本制度适用于在本商场内进行会客活动的所有人员，包括但不限于商户员工、访客、供应商代表等。（三）基本原则1.安全第一原则：确保会客活动不影响商场的安全运营，防止各类安全事故和风险的发生。2.规范有序原则：将会客行为纳入规范化管理，保证会客过程有序进行，提高工作效率。3.信息准确原则：准确记录会客相关信息，为后续管理和查询提供可靠依据。二、会客登记流程（一）预约1.访客应提前与被访人取得联系，确定会客时间、地点等相关事宜。被访人需提前告知访客本商场的会客登记要求。2.访客如需进入商场办公区域会客，被访人应通过电话、邮件或其他指定方式向商场管理部门进行预约，预约时需提供访客姓名、单位、联系电话、来访事由、预计停留时间等信息。（二）到达登记1.访客到达商场指定入口处时，应主动向安保人员出示有效身份证件，并说明来访事由及被访对象。2.安保人员根据访客提供的信息，与已预约信息进行核对。如信息相符，安保人员发放会客登记表，并指导访客填写。3.会客登记表应填写完整、准确，包括访客姓名、性别、年龄、单位、联系电话、身份证号码、来访事由、被访人姓名及所在单位、预计停留时间、进入时间、离开时间等内容。（三）验证与放行1.安保人员对访客填写的会客登记表进行审核，确认无误后，将访客身份证件与登记表信息进行比对。2.对于符合要求的访客，安保人员在会客登记表上加盖“已登记”章，并发放临时出入证（如有需要）。临时出入证应注明访客姓名、单位、有效期等信息。3.访客持临时出入证或在安保人员指引下前往指定会客地点。（四）会客期间管理1.被访人应在访客到达后及时将会客人员带至指定会客区域，并在会客过程中全程陪同。2.会客期间，被访人应负责监督访客行为，确保访客遵守商场的各项规章制度，不得从事与来访事由无关的活动。3.如遇特殊情况或访客需要延长停留时间，被访人应及时与商场管理部门联系，办理相关手续。（五）离开登记1.会客结束后，访客应主动前往商场指定出口处，将临时出入证交还给安保人员。2.安保人员在会客登记表上记录访客离开时间，并收回登记表。3.安保人员对访客进行检查，确认无携带违禁物品后，予以放行。三、登记信息管理（一）信息录入1.安保人员应及时将会客登记表上的信息录入商场访客管理系统，确保信息准确、完整。2.录入的信息应包括访客基本信息、来访事由、被访人信息、进入时间、离开时间等，以便后续查询和统计分析。（二）信息存储1.商场访客管理系统应对录入的会客信息进行分类存储，存储期限应符合相关法律法规要求。2.存储的信息应定期进行备份，防止数据丢失或损坏。（三）信息查询与使用1.商场管理部门及相关工作人员因工作需要可查询访客管理系统中的会客信息，但应严格遵守信息保密规定，不得泄露访客个人隐私信息。2.会客信息的查询应遵循必要、合理的原则，仅限于与商场安全管理、运营管理等相关的工作需要。四、特殊情况处理（一）未预约访客1.对于未预约的访客，安保人员应拒绝其进入商场，如访客确有紧急事由，应联系被访人核实情况。2.被访人确认访客身份及来访事由后，应向商场管理部门说明情况，经同意后，按照本制度规定的登记流程为访客办理登记手续。（二）访客信息变更1.如访客在会客过程中信息发生变更，如联系电话、来访事由等，被访人应及时通知商场管理部门，并协助访客办理信息变更手续。2.商场管理部门应对变更后的信息进行审核和更新，确保会客登记表及访客管理系统中的信息准确无误。（三）访客违规行为处理1.如访客在商场内出现违规行为，如吸烟、大声喧哗、乱扔垃圾、损坏公共设施等，安保人员应及时制止，并按照商场相关规定进行处理。2.对于情节严重的违规行为，安保人员应及时通知商场管理部门，商场管理部门可根据情况取消访客的会客资格，并禁止其再次进入商场。（四）紧急情况处理1.在会客过程中如遇紧急情况，如火灾、地震、突发疾病等，被访人应立即将会客人员疏散至安全区域，并及时向商场管理部门报告。2.商场管理部门应启动应急预案，组织相关人员进行应急处置，确保商场人员生命财产安全。五、监督与检查（一）内部监督1.商场管理部门应定期对会客登记制度的执行情况进行检查，确保制度落实到位。2.检查内容包括会客登记表填写是否规范、信息录入是否准确、临时出入证发放与回收是否符合规定、安保人员履职情况等。（二）外部监督1.商场应接受相关政府部门、行业协会等的监督检查，积极配合有关部门的工作。2.对于监督检查中发现的问题，商场应及时整改，并将整改情况报告相关部门。六、培训与宣传（一）培训1.商场管理部门应定期组织安保人员及相关工作人员进行会客登记制度培训，提高其业务水平和责任意识。培训内容包括制度解读、登记流程、信息管理、特殊情况处理等。2.通过培训，使工作人员熟悉会客登记制度的各项要求，掌握正确的操作方法，确保会客登记工作的规范、高效进行。（二）宣传1.商场应通过多种渠道向商户及访客宣传会客登记制度，如在商场入口处、公告栏、网站等显著位置张贴制度内容