志愿者规范活动记录制度

PAGE志愿者规范活动记录制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织志愿者活动的管理，规范志愿者活动记录，确保志愿者活动的有序开展，提高志愿者服务质量和效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有参与志愿者活动的个人及团队。（三）基本原则1.真实准确原则：志愿者活动记录应如实反映活动的实际情况，确保记录信息的真实性和准确性。2.及时完整原则：活动记录应及时进行，确保记录内容的完整性，不得遗漏重要信息。3.规范统一原则：记录格式、内容要求等应保持规范统一，便于管理和查阅。二、记录内容（一）志愿者基本信息1.姓名、性别、年龄、联系方式。2.所在部门/团队。3.志愿者编号（如有）。（二）活动信息1.活动名称、活动时间、活动地点。2.活动内容及详细描述，包括活动目标、任务分配、工作流程等。3.活动负责人及联系方式。（三）服务记录1.志愿者签到时间、签退时间，精确到分钟。2.服务时长统计，以小时为单位，精确到小数点后一位。3.具体服务岗位及工作内容记录，应详细描述在活动中承担的职责和完成的任务。（四）活动效果评估1.对活动目标达成情况的评估，包括是否完成预期任务、取得的成果等。2.受助对象或相关方的反馈意见，如满意度调查结果、表扬或建议等。3.活动对社会或社区产生的影响，如改善环境、提升公众意识等方面的体现。（五）活动照片及影像资料1.活动现场照片，要求清晰、能够反映活动主题和主要内容，照片需注明拍摄时间、地点及相关说明。2.如有活动视频，应注明视频时长、内容简介等信息，并确保视频资料的完整性和可播放性。三、记录方式（一）纸质记录1.设计统一的志愿者活动记录表格，包括上述记录内容的各项栏目。2.志愿者每次参与活动时，需在纸质表格上如实填写相关信息，并由活动负责人签字确认。3.纸质记录表格应妥善保存，按照活动时间顺序进行分类整理，存放于专门的档案柜中，便于查阅。（二）电子记录1.建立志愿者活动电子记录系统，通过公司/组织内部网络或专门的软件平台进行操作。2.志愿者可在系统中在线填写活动记录信息，系统自动生成电子文档并进行存储。3.电子记录系统应具备数据备份功能，定期对记录数据进行备份，防止数据丢失。同时，设置权限管理，确保只有授权人员能够访问和修改记录信息。（三）其他辅助记录1.鼓励志愿者使用个人电子设备（如手机、相机等）记录活动过程中的精彩瞬间和个人感受，但需确保记录内容符合本制度要求，并及时将相关资料提交给活动负责人。2.活动负责人可根据实际情况，采用录音、录像等方式对活动进行全程记录，作为活动记录的补充资料。四、记录流程（一）活动前准备1.活动策划阶段，明确活动记录的要求和标准，将记录工作纳入活动整体安排。2.准备好记录所需的表格、设备等物资，确保记录工作顺利开展。（二）活动现场记录1.志愿者签到时，活动负责人应认真核对志愿者身份信息，并指导志愿者正确填写签到时间。2.在活动过程中，活动负责人应实时关注志愿者的服务情况，及时记录志愿者的工作内容、服务时长等信息。3.鼓励志愿者之间相互监督记录情况，如有发现记录不实或遗漏，应及时提醒活动负责人进行纠正。（三）活动结束后整理1.活动结束后，活动负责人应及时收集志愿者填写的纸质记录表格，并进行初步审核，检查记录内容是否完整、准确。2.对于电子记录系统中的信息，活动负责人应进行再次核对，确保数据录入无误。3.将活动照片、影像资料等进行整理，按照规定的格式和要求进行标注和存储。（四）审核与归档1.活动记录整理完成后，由活动负责人提交上级主管进行审核。审核内容包括记录的真实性、准确性、完整性等方面。2.经审核无误的活动记录，按照档案管理规定进行归档保存。纸质记录和电子记录应分别建立档案，确保两者信息一致、相互印证。五、监督与检查（一）内部监督1.设立专门的志愿者活动记录监督小组，成员由公司/组织内部相关部门人员组成。2.监督小组定期对志愿者活动记录情况进行检查，抽查比例不低于活动总数的[X]%。3.检查内容包括记录的及时性、准确性、完整性等方面，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.积极接受社会公众、受助对象及相关部门的监督，对于提出的意见和建议认真对待并及时处理。2.定期向社会公布志愿者活动记录情况，接受社会监督和评价，不断提高志愿者活动的透明度和公信力。（三）违规处理1.对于在志愿者活动记录中弄虚作假、故意漏记或篡改记录信息的个人，视情节轻重给予批评教育、警告、暂停志愿服务资格等处理。2.因记录违规行为给公司/组织造成不良影响或损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。六、信息查询与使用（一）查询权限1.志愿者本人有权查询自己的活动记录信息，可通过纸质档案查阅或电子记录系统在线查询。2.公司/组织内部管理人员因工作需要，经授权后可查询相关志愿者的活动记录信息。3.外部单位或个人如需查询志愿者活动记录信息，需按照相关法律法规和规定，履行必要的审批手续，并经公司/组织同意后方可查询。（二）信息使用规定1.志愿者活动记录信息仅用于本公司/组织内部管理、志愿者服务评估、表彰奖励等目的，不得用于其他商业或非法用途。2.在使用志愿者活动记录信息时，应严格遵守保密规定，保护志愿者的个人隐私和信息安全，不得泄露志愿者的敏感信息。3.如需对外提供志愿者活动记录信息，必须经过严格的审核和审批程序，并确保信息提供的合法性和必要性。七、培训与宣传（一）培训1.定期组织志愿者进行活动记录培训，培训内容包括记录制度、记录方法、记录要求等方面。2.通过案例分析、实际操作等方式，提高志愿者的记录意识和记录能力，确保记录工作的质量。（二）宣传1.利用公司/组织内部宣传栏、网站、社交媒体等渠道，宣传志愿者活动记录制度的重要性和意义，提高志愿者对记录工作的重视程度。2.及时公布优秀的志愿者活动记录案例，发挥示范引领作用，激励更多志愿者认真做好记录工作。八、附则（一）制度修订本制度将根据