档案馆规范档案管理制度

PAGE档案馆规范档案管理制度一、总则（一）目的为加强本档案馆档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本档案馆全体工作人员及涉及档案管理、查阅、利用等相关活动的所有部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映历史事实，保证档案信息的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案馆馆长职责1.全面负责档案馆的管理工作，制定档案管理工作计划和目标，并组织实施。2.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，确保档案管理工作合法合规。3.组织档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理队伍的整体素质。4.审核重要档案的收集、整理、保管、利用等工作，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案整理规范、有序。2.对档案进行科学保管，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作，维护档案的安全。3.建立档案检索系统，编制各类档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.按照规定办理档案的借阅、归还手续，做好档案利用登记工作，对档案利用情况进行跟踪和反馈。5.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、内容完整。6.协助有关部门和人员做好档案的鉴定、销毁工作。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的及时归档。2.指导本部门人员正确形成和积累档案，提高档案质量。3.配合档案馆做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，包括各类会议文件、工作计划、总结、统计报表、业务文件等。2.本单位在各项工作中形成的重要业务文件，如合同协议、项目文件、技术资料、科研成果等。3.本单位机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等方面的文件材料。4.本单位财务、审计、资产等方面的文件材料。5.本单位与上级机关、同级机关、下级机关及其他单位之间的往来文件。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理，按照归档要求进行分类、装订，定期移交本单位档案馆。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应实行专项收集，指定专人负责，确保档案的全面、准确收集。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，进行科学分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、生产经营类、科研项目类等。2.编号：对每一类档案编制统一的编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。3.排列：按照分类编号顺序，对档案进行排列，确保档案存放有序。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的内容和存放位置。四、档案的保管（一）保管场所1.档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。2.库房应安装必要的消防设备、防盗报警装置和温湿度调节设备，确保档案安全。3.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，保证档案管理工作的有序开展。（二）档案装具1.选用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放安全、整齐。2.档案装具应定期检查和维护，如有损坏应及时更换或维修。（三）档案保管措施1.对档案进行定期清点和核对，每年至少进行一次全面盘点，确保档案数量准确、内容完整。2.建立档案保管期限表，对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，及时剔除无保存价值的档案。3.对重要档案应采取备份保管措施，可采用电子备份或异地存放等方式，防止档案丢失或损坏。4.做好档案库房的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施，确保档案库房温湿度符合要求。5.加强对档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入库房，做好库房的门禁管理和安全巡查工作。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本单位档案管理制度。2.服务为本原则：以服务本单位各项工作和社会利用需求为宗旨，积极提供档案信息服务。3.保密安全原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本单位内部各部门因工作需要查阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅本单位档案。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅本单位档案。4.其他经本单位批准，符合查阅条件的单位或个人查阅档案。（三）利用手续1.本单位内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆办理查阅手续。2.外单位人员查阅档案，需持单位介绍信或相关证明材料，填写《档案查阅申请表》，经本单位档案管理部门负责人审核，报分管领导批准后，方可查阅。3.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经单位主要领导批准。4.查阅档案时，档案管理人员应按照规定提供档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。5.查阅人员如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。复印、摘录的档案材料应与原件核对无误，并注明出处。（四）利用登记1.档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人员、查阅内容、利用目的等。2.档案利用登记应及时、准确，定期进行统计和分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的价值。2.准确判断原则：根据档案保管期限表和有关规定，准确判断档案是否仍具有保存价值，避免误判。3.严格审批原则：档案鉴定工作应严格按照规定的程序进行，经审批后方可实施。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案馆馆长担任组长，档案管理人员和相关业务部门人员为成员。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，根据档案的价值确定其保管期限。2.综合分析法：结合档案的形成背景、历史作用、现实利用情况等因素，综合分析档案的价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经单位分管领导审核，主要领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录由档案管理人员和监销人员签字确认。5.销毁后的档案清单应永久保存，作为档案管理工作的重要资料。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将形成的电子文件收集齐全，按照档案管理要求进行整理和分类。2.电子文件应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。3.对电子文件进行元数据采集，建立电子档案目录数据库，便于电子档案的检索和利用。（二）电子档案的保管1.配备专门的电子档案存储设备，如服务器、磁盘阵列等，确保电子档案存储安全。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。3.建立电子档案保管期限表，对电子档案进行鉴定，及时删除无保存价值的电子档案。4.做好电子档案存储环境的维护，确保存储设备的正常运行，防止电子