公章管理制度及流程规范

PAGE公章管理制度及流程规范一、总则（一）目的为加强公司公章管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在与公司业务相关活动中涉及公章使用的行为。（三）定义1.公章：本制度所指公章为公司正式对外使用的印章，包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。2.印章保管人：负责保管和使用特定公章的人员。二、公章的种类及用途（一）公司公章1.用于以公司名义出具的各类文件、信函、证明、报表等，如公司对外报送的正式文件、与外部单位签订的意向书、协议书等。2.代表公司签署具有法律效力的合同、协议等文件。3.其他需要以公司名义盖章确认的事项。（二）法定代表人章1.在特定业务场景下，根据法定代表人授权，用于签署相关文件，如法定代表人授权书等。2.办理银行账户开设、变更、销户等与银行相关业务时，按银行要求加盖。（三）合同专用章专门用于公司对外签订各类合同、协议等经济类文件，以明确公司在合同中的权利和义务。（四）财务专用章1.用于公司财务核算、资金收付等相关财务业务，如开具发票、支票、汇票等。2.在银行账户结算、财务报表盖章等财务活动中使用。三、公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.公司公章的刻制由行政部门统一负责，根据公司设立、变更等相关文件及法定程序，向公安机关指定的刻章单位申请刻制。2.刻制公章时，应确保印章样式符合国家法律法规及行业标准要求，刻章单位留存的印章样式应与公司备案的印章样式一致。3.合同专用章、财务专用章等其他专用章的刻制，由相关部门提出申请，经公司领导审批后，由行政部门按规定办理刻制手续。（二）启用1.新刻制的公章启用前，行政部门应进行登记备案，记录印章名称、编号、刻制日期、启用日期、保管人等信息。2.启用公章时，需在公司内部发布启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等相关规定。3.同时，将新启用公章的印模分发给相关部门及人员，以便识别和使用。（三）废止1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要废止公章时，由行政部门提出申请，经公司领导审批后办理废止手续。2.废止的公章应及时上缴行政部门封存，并在公司内部发布废止公告，声明该印章不再具有法律效力。3.对于废止的公章，行政部门应妥善保管，按照规定定期销毁，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。四、公章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，每枚公章必须指定一名责任心强、具备一定法律意识的人员作为保管人。2.公章保管人应妥善保管公章，确保印章安全，防止印章被盗用、遗失或损坏。3.严禁将公章随意放置或交予他人代管，如因特殊情况需要临时交接，必须办理交接手续，并由双方签字确认。（二）保管地点1.公司公章一般应存放在公司指定的保险柜或安全的印章保管箱内，确保存放地点安全可靠，具备防火、防盗、防潮等条件。2.合同专用章、财务专用章等专用章的保管地点，应根据业务需要和安全要求，由相关部门确定，但必须符合安全保管的原则。（三）保管人的职责1.负责公章的日常保管，确保印章存放安全，随时掌握印章的使用情况。2.在使用公章前，应认真审核用印文件的内容和审批手续，确保用印符合公司规定和法律法规要求。3.在用印过程中，应严格按照规定的流程进行操作，对用印文件进行登记，记录用印时间、文件名称、文号、用印份数、审批人等信息。4.用印完毕后，应及时将印章归还原保管地点，并对用印文件进行整理归档。5.定期对保管的印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。五、公章的使用（一）使用原则1.严格遵循“先审批、后用印”的原则，未经审批的文件不得加盖公章。2.公章使用应基于公司真实、合法的业务需求，不得用于任何违法违规或损害公司利益的行为。3.用印文件必须内容清晰、准确，格式规范，符合公司相关规定和法律法规要求。（二）审批流程1.填写用印申请表：使用公章的部门或个人应填写《用印申请表》，详细注明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用途等信息，并签字确认。2.部门负责人审核：申请表提交至部门负责人处，部门负责人对用印事项进行审核，确认是否符合部门业务需求和公司规定，审核通过后签字。3.相关领导审批：根据用印事项的重要程度和涉及金额等因素，按照公司授权审批制度，报相关领导审批。审批人应认真审查用印文件内容，确保用印准确无误，并签字批准。4.特殊情况处理：对于紧急或特殊情况下需要用印的文件，可按照公司规定的特殊审批流程进行处理，但事后必须及时补办相关审批手续。（三）用印操作1.用印申请人持经审批的《用印申请表》到公章保管人处办理用印手续。2.公章保管人再次核对用印文件内容和审批手续，确认无误后，在指定位置加盖公章。加盖公章应端正、清晰，确保印章与文件内容相匹配。3.用印份数较多时，应使用印章套印设备进行套印，确保每份文件上的印章清晰一致。4.用印过程中，如发现文件内容存在问题或审批手续不全等情况，公章保管人应拒绝用印，并及时告知用印申请人。（四）用印登记1.公章保管人在用印后，应按照规定对用印情况进行详细登记，登记内容包括用印日期、文件名称、文号、用印份数、用途、审批人、用印申请人等信息。2.用印登记记录应妥善保存，以便日后查询和追溯。登记记录应至少保存[X]年，以备审计、检查等需要。六、公章的借用（一）借用条件1.因特殊业务需要，确需将公章带出公司使用的，必须经过严格的审批程序。2.借用公章仅限于公司内部业务往来，不得用于对外签订合同、协议等具有法律效力的文件。（二）借用审批1.借用公章的部门或个人应填写《公章借用申请表》，详细说明借用原因、借用时间、归还时间、借用期间公章使用范围等信息，并签字确认。2.申请表经部门负责人审核后，报公司领导审批。审批人应根据实际情况进行严格审查，确保借用公章的必要性和安全性，审批通过后签字批准。（三）借用手续1.借用申请人持经审批的《公章借用申请表》到公章保管人处办理借用手续。2.公章保管人向借用申请人当面交付公章，并要求其在《公章借用登记表》上签字确认，注明借用时间、归还时间、借用期间公章使用范围等信息。3.借用申请人应妥善保管借用的公章，确保印章安全，不得转借他人或用于其他未经批准的用途。（四）归还1.借用期限届满，借用申请人应按时将公章归还公章保管人。2.公章保管人在收回公章时，应仔细检查印章是否完好无损，有无遗失、被盗用等情况。如发现问题，应立即报告并采取相应措施。3.借用申请人归还公章后，应在《公章借用登记表》上签字确认归还时间，完成借用手续。七、监督与检查（一）内部监督1.公司行政部门负责对公章管理制度的执行情况进行日常监督检查，定期或不定期对公章保管、使用、登记等情况进行抽查。2.各部门负责人应加强对本部门公章使用情况的监督管理，确保本部门人员严格按照公司规定使用公章。3.公司审计部门有权对公章使用情况进行审计检查，如发现违规行为，应及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.接受上级主管部门、政府相关部门等外部机构的监督检查，积极配合提供有关公章管理的资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告公司领导。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用公章。2.超越审批范围使用公章。3.私自将公章转借他人或用于其他未经批准的用途。4.因保管不善导致公章被盗用、遗失或损坏。5.用印文件内容虚假或不符合法律法规要求。6.其他违反公章管理制度的行为。（二）处理措施1.对于违规使用公章的行为，一经发现，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降职、撤职等。2.因违规使