公司用章制度及流程规范

PAGE公司用章制度及流程规范一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类印章使用管理。（三）印章种类1.公章：公司法定名称章，代表公司对外行使权力。2.合同专用章：用于签订各类经济合同。3.财务专用章：用于财务结算、票据开具等。4.法人章：法定代表人个人名章。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部事务。6.其他专用章：如发票专用章、报关专用章等，根据特定业务需求刻制。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制必须严格按照国家相关法律法规和行业标准进行。2.由需要刻制印章的部门或机构提出申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息。3.申请表经部门负责人签字、分管领导审核后，报公司法定代表人批准。4.批准后的申请表交至公司行政部门，由行政部门统一办理印章刻制手续。行政部门应选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制，确保印章质量和安全性。5.印章刻制完成后，行政部门应及时组织相关人员对印章进行验收，检查印章的文字、图案、规格等是否符合要求。验收合格后，填写《印章验收单》。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应在公司内部发布启用通知，明确印章名称、启用日期、使用范围等信息。2.启用通知应发送至公司各部门、分支机构及相关人员，确保其知晓新印章的启用情况。3.新印章启用时，应在《印章使用登记簿》上进行登记，记录印章启用时间、启用人等信息。4.原印章在新印章启用后，应及时办理废止手续。废止的印章应妥善保管，按照公司规定进行销毁。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交予他人使用。3.严禁将印章携带外出使用，确因工作需要必须携带外出的，应按照本制度规定办理审批手续。（二）保管地点1.公章、合同专用章、财务专用章、法人章等重要印章应存放于公司保险柜或专门的印章保管室，并配备必要的安全防范设施。2.部门章应存放于各部门指定的保管地点，由部门负责人指定专人负责保管。（三）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全。2.严格按照印章使用流程进行用章登记，详细记录用章时间、用章事项、用章人等信息。3.定期检查印章的保管情况，如发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。4.不得擅自使用印章，不得为未经批准的用章事项加盖印章。四、印章的使用（一）使用范围及审批流程1.公章使用范围：对外签订合同、协议、文件，出具证明，办理工商登记、税务申报等重要事项。审批流程：用章申请人填写《用章申请表》，详细说明用章事项、用章文件名称及份数等信息。申请表经部门负责人签字、分管领导审核后，报公司法定代表人批准。2.合同专用章使用范围：签订各类经济合同。审批流程：合同承办部门填写《合同审批表》，按照公司合同管理制度进行合同评审。评审通过后，在《合同审批表》上签字盖章。合同承办人持经评审通过的《合同审批表》及合同文本填写《用章申请表》，经部门负责人签字、分管领导审核后，报公司法定代表人批准。3.财务专用章使用范围：财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。审批流程：财务人员填写《用章申请表》，详细说明用章事项、金额、凭证编号等信息。申请表经财务部门负责人签字、分管财务领导审核后，报公司法定代表人批准。4.法人章使用范围：与法定代表人身份相关的文件签署、授权委托书等。审批流程：用章申请人填写《用章申请表》，详细说明用章事项、文件名称及份数等信息。申请表经部门负责人签字、分管领导审核后，报公司法定代表人批准。法定代表人可根据实际情况直接在申请表上签字批准或授权他人代签。5.部门章使用范围：用于部门内部事务，如文件收发、通知发布、报表制作等。审批流程：部门内部用章由部门负责人批准；涉及对外报送文件或重要事项的，需经分管领导审核批准。部门负责人在《用章申请表》上签字批准后，方可用章。6.其他专用章使用范围：按照特定业务需求使用，如发票专用章用于开具发票，报关专用章用于办理进出口报关手续等。审批流程：用章申请人填写《用章申请表》，详细说明用章事项、文件名称及份数等信息。申请表经部门负责人签字、分管领导审核后，报公司法定代表人批准。对于涉及重要业务或金额较大的用章事项，还需根据公司相关业务规定进行专项审批。（二）用章登记1.印章保管人员应在用章前对用章申请进行审核，确认申请事项是否符合用章规定及审批流程。2.审核通过后，在《印章使用登记簿》上进行详细登记，登记内容包括用章日期、用章事项、用章文件名称及份数、用章人、批准人等信息。3.用章完毕后，用章人应及时将用章文件或资料交回印章保管人员，并在《印章使用登记簿》上签字确认。（三）印章使用要求1.印章应加盖在文件或资料的指定位置，确保清晰、端正、完整。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需提前加盖印章的，必须在空白处注明用途，并严格控制份数。3.用章文件或资料如有多页，应逐页加盖印章或加盖骑缝章，确保各页内容与印章的关联性。4.印章保管人员在用章过程中，应严格监督用章情况，防止违规用章行为的发生。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、机构撤销、业务调整等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失且无法补办。3.因法律法规、政策调整或其他原因，印章已不符合使用要求。（二）停用程序1.由相关部门或机构提出印章停用申请，填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、印章名称等信息。2.申请表经部门负责人签字、分管领导审核后，报公司法定代表人批准。批准后的申请表交至公司行政部门。3.行政部门负责通知公司各部门、分支机构及相关人员印章停用事宜，并收回停用印章。（三）销毁程序1.对于需要销毁的印章，行政部门应组织相关人员进行清点核实，确保印章数量准确无误。2.填写《印章销毁申请表》，详细记录印章名称、数量、销毁原因等信息。申请表经部门负责人签字、分管领导审核后，报公司法定代表人批准。3.批准后的印章销毁申请交至公司行政部门，由行政部门选择具有资质的销毁单位进行销毁。销毁过程应进行全程监督，并留存销毁记录，如销毁现场照片、销毁清单等。4.销毁记录应妥善保管，保存期限按照公司档案管理制度执行。六、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对印章使用情况进行定期审计和监督检查。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管地点、保管人员职责履行等。2.印章使用流程执行情况，如用章审批、用章登记等。3.印章使用的合规性，是否存在违规用章行为。（三）检查方式1.定期检查：审计部门每季度对印章使用情况进行一次全面检查，填写《印章使用情况检查表》。2.不定期抽查：根据工作需要，审计部门可对印章使用情况进行不定期抽查，及时发现和纠正问题。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知，要求相关部门或人员限期整改。2.整改完成后，相关部门或人员应将整改情况书面报告审计部门。审计部门对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。3.对于违规用章行为，公司将视情节轻重，按照公司相关规定对责任人进行严肃处理；如给公司造成损失的