日期印章规范化管理制度

PAGE日期印章规范化管理制度一、总则（一）目的为加强公司日期印章的管理，确保日期印章使用的规范性、准确性和安全性，维护公司正常的经营秩序和合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及日期相关业务活动中使用日期印章的行为。（三）基本原则1.依法依规原则：日期印章的使用必须严格遵守国家法律法规以及行业标准的相关规定。2.规范有序原则：明确印章使用流程，确保印章使用过程规范、有序，防止印章滥用。3.责任明确原则：对印章的保管、使用等环节明确责任主体，做到责任到人。二、日期印章的种类及用途（一）种类1.普通日期章：用于一般性文件、报表、报告等标注日期。2.合同专用日期章：专门用于各类合同文本上日期的加盖，以明确合同签署的时间。（二）用途1.普通日期章主要用于公司内部文件流转、资料存档等，表明文件生成或处理的时间节点。2.合同专用日期章仅用于合同签署环节，作为合同生效日期的标识，具有重要的法律意义。三、日期印章的管理职责（一）印章管理部门公司设立专门的印章管理部门，负责日期印章的统一管理。其职责包括：1.制定和完善日期印章管理制度，并监督执行。2.负责日期印章的刻制、启用、封存、销毁等工作。3.建立印章使用台账，详细记录印章使用情况。4.定期对日期印章的使用情况进行检查和评估。（二）印章保管人1.负责日期印章的日常保管，确保印章存放安全。2.严格按照规定流程使用印章，不得擅自将印章交予他人使用。3.发现印章损坏、遗失等情况，及时向印章管理部门报告。（三）印章使用审批人1.根据业务需要，对日期印章的使用进行审批，确保使用的合理性和必要性。2.对印章使用的真实性、合法性负责。四、日期印章的刻制与启用（一）刻制1.因业务需要刻制日期印章时，由需求部门填写《日期印章刻制申请表》，详细说明印章用途、样式等信息。2.《日期印章刻制申请表》经部门负责人审核、分管领导审批后，交印章管理部门统一办理刻制手续。3.印章管理部门应选择具有资质的印章刻制单位进行刻制，确保印章质量和安全性。（二）启用1.新刻制的日期印章经印章管理部门验收合格后，填写《日期印章启用申请表》。2.《日期印章启用申请表》需注明印章名称、启用日期、使用范围等内容，并经部门负责人、分管领导签字确认。3.印章管理部门留存《日期印章启用申请表》复印件，并将启用信息通知相关部门和人员。五、日期印章的使用流程（一）申请1.使用日期印章时，申请人应填写《日期印章使用申请表》，详细说明使用事由、文件名称、日期等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，确保申请事项真实、合理。（二）审批1.根据印章使用的性质和重要程度，按照以下审批权限进行审批：普通日期章用于一般性文件的，由部门负责人审批。合同专用日期章用于合同签署的，需经合同审批流程通过后，由分管领导审批。2.审批人应认真审查申请内容，对不符合规定或不必要使用印章的申请予以驳回。（三）用印1.申请人持经审批通过的《日期印章使用申请表》到印章保管人处用印。2.印章保管人应严格核对申请表内容与待盖章文件，确保一致后，在指定位置加盖日期印章。3.加盖印章应清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。（四）登记印章保管人在用印后，应及时在印章使用台账上进行登记，记录用印日期、文件名称、申请人、审批人等信息。六、日期印章的保管与存放（一）保管要求1.日期印章应指定专人保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识。2.印章保管人不得将印章随意放置，应存放在安全可靠的地方，如保险柜等。3.非工作时间，印章应妥善封存，防止丢失或被盗用。（二）存放地点1.普通日期章和合同专用日期章应存放在公司专门的印章保管室，保管室应具备防火、防盗、防潮等安全设施。2.印章保管室应安装监控设备，确保印章存放环境的安全。七、日期印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更等原因，导致日期印章不再使用时，由印章管理部门填写《日期印章停用申请表》。2.《日期印章停用申请表》经部门负责人、分管领导审批后，通知相关部门和人员停止使用该印章。3.印章管理部门对停用的印章进行封存，并在印章使用台账上注明停用日期。（二）销毁1.对于长期停用且不再使用的日期印章，由印章管理部门提出销毁申请，填写《日期印章销毁申请表》。2.《日期印章销毁申请表》应详细说明印章名称、停用时间、销毁原因等内容，并附上印章实物照片。3.经部门负责人、分管领导审批后，由印章管理部门会同公司内部审计部门或法务部门等相关人员共同监督销毁。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由监督人员签字确认。八、监督与检查（一）内部监督1.印章管理部门定期对日期印章的使用情况进行检查，重点检查印章使用流程是否规范、台账记录是否完整准确等。2.公司内部审计部门不定期对日期印章的管理情况进行审计，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.积极配合相关政府部门、监管机构等对公司日期印章管理情况的检查和监督。2.对于检查中提出的问题，应及时采取措施进行整改，并将整改情况报告相关部门。九、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用日期印章。2.超越审批范围使用日期印章。3.伪造、变造日期印章使用记录。4.因保管不善导致日期印章丢失、损坏或被盗用。（二）处理措施1.对于违规使用日期印章行为，一经发现，视情节轻重给予责任人批评教育、警告、罚款等处理。2.因违规使用印章给公司造成经济损失或法律纠纷的，责任人应承担相应的赔偿责任，并依法追究其法律责任。3.对于印章保管不善导致印章丢失、损坏或被盗用的责任人，除给予相应的纪律处分外，还应要求其采取措施防止损失扩