如何规范采购制度及流程

PAGE如何规范采购制度及流程一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资和服务的质量，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，不得偏袒任何供应商，确保所有供应商享有平等的竞争机会。3.效益原则：在保证采购物资和服务质量的前提下，通过科学合理的采购方式和流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责公司采购制度的制定、修订和执行：根据公司发展战略和实际需求，制定和完善采购管理制度及流程，确保采购活动有章可循。2.采购计划的编制与执行：根据公司生产经营计划和库存情况，编制采购计划，明确采购物资的品种、数量、规格、交货时间等要求，并组织实施采购活动。3.供应商的开发、评估与管理：积极开发新的供应商，建立供应商档案，对供应商进行定期评估和考核，确保供应商的供货能力和质量水平。4.采购合同的签订与履行：与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。5.采购成本的控制：通过市场调研、谈判协商等方式，合理控制采购价格，降低采购成本。同时，加强对采购过程中各项费用的管理，确保采购成本的合理性。6.采购物资的验收与付款：组织相关部门对采购物资进行验收，确保物资符合合同要求。按照合同约定及时办理付款手续，维护公司的良好信誉。（二）需求部门1.提出采购需求：根据本部门的生产经营需要，向采购部门提出采购申请，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.参与采购过程：协助采购部门进行市场调研、供应商选择、合同谈判等工作，提供必要的技术支持和商务意见。3.验收采购物资：负责对采购物资进行验收，确保物资符合本部门的使用要求。如发现问题，及时与采购部门沟通协调解决。（三）财务部门1.审核采购预算：参与公司采购预算的编制和审核工作，确保采购预算的合理性和准确性。2.资金安排与支付管理：根据公司资金状况和采购合同约定，合理安排采购资金，确保采购款项的及时支付。同时，加强对采购付款的审核和监督，防范财务风险。3.成本核算与分析：协助采购部门进行采购成本核算和分析，提供相关财务数据和建议，为公司采购决策提供支持。（四）审计部门1.监督采购活动：对公司采购活动进行定期审计和不定期检查，确保采购活动符合公司制度和法律法规要求。2.审查采购合同：参与采购合同的审查工作，重点审查合同条款的合法性、合规性和合理性，防范合同风险。3.查处违规行为：对采购过程中发现的违规行为进行严肃查处，追究相关人员的责任，维护公司的利益。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：需求部门根据实际需求，填写采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、用途等信息，并经部门负责人签字确认。2.提交采购申请表：需求部门将采购申请表提交给采购部门。对于紧急采购需求，应提前与采购部门沟通协调，确保采购工作能够及时安排。（二）采购审批1.采购部门初审：采购部门收到采购申请表后，对采购申请的必要性、合理性、合规性进行初审。如发现采购申请存在问题，及时与需求部门沟通核实，并提出修改意见。2.相关部门会审：对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织财务部门、审计部门等相关部门进行会审。会审主要对采购预算、采购方式、供应商选择等进行审核，确保采购决策的科学性和合理性。3.领导审批：采购申请经初审和会审通过后，按照公司审批权限规定，提交公司领导进行审批。审批通过后，采购申请方可进入采购实施阶段。（三）采购实施1.制定采购方案：采购部门根据采购申请和审批意见，制定具体的采购方案。采购方案应包括采购方式选择、供应商选择、采购时间安排、采购预算控制等内容。2.选择供应商：采购部门按照采购方案，通过多种渠道选择合适的供应商。可以通过招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购等方式确定供应商。在选择供应商时，应充分考虑供应商的信誉、资质、产品质量、价格、交货期等因素。3.发出采购询价或招标邀请：对于需要询价的采购项目，采购部门向选定的供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。对于招标采购项目，采购部门发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。4.供应商报价与投标：供应商收到询价函或招标邀请后，按照要求进行报价或投标。报价应包括物资的单价、总价、交货期、售后服务等内容。投标文件应包括商务部分和技术部分，详细说明供应商的资质、业绩、产品技术方案、售后服务承诺等。5.商务谈判与评标：采购部门组织相关人员与供应商进行商务谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商。对于招标采购项目，采购部门组织评标委员会按照评标标准对供应商的投标文件进行评审，确定中标供应商。6.签订采购合同：采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。合同签订后，双方应严格履行合同约定。（四）采购验收1.验收准备：采购物资到货前，采购部门通知需求部门和相关验收人员做好验收准备工作。需求部门应组织专业人员熟悉采购物资的技术要求和验收标准。2.到货验收：采购物资到货后，采购部门及时组织需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、外观质量、技术性能等方面。验收人员应按照合同要求和验收标准进行验收，并填写验收报告。3.验收结果处理：如验收合格，验收人员在验收报告上签字确认，采购部门办理入库手续。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施解决问题。如因供应商原因导致验收不合格给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的责任。（五）采购付款1.申请付款：采购部门根据采购合同约定和验收情况，填写付款申请单，注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息，并附上采购合同、验收报告等相关资料。付款申请单经部门负责人签字后，提交财务部门审核。2.财务审核：财务部门收到付款申请单后，对付款申请的真实性、合法性、准确性进行审核。审核内容包括采购合同条款、验收情况、发票信息等。如发现问题，及时与采购部门沟通核实，并提出修改意见。3.领导审批：付款申请经财务审核通过后，按照公司审批权限规定，提交公司领导进行审批。审批通过后，财务部门办理付款手续。4.付款方式：公司采购付款方式主要包括支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。具体付款方式应根据采购合同约定和公司资金状况确定。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家供应商可供选择的采购项目。2.招标程序：发布招标公告：采购部门通过公司官网、招标平台、报纸等渠道发布招标公告，公开招标项目的基本信息、招标要求、投标截止时间等内容。发售招标文件：潜在供应商在规定时间内报名并购买招标文件。采购部门对报名供应商进行资格审查，符合条件的供应商方可购买招标文件。开标：采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标时，供应商应提交投标文件，采购部门当众开标，宣读供应商的投标报价、交货期、质量标准等主要内容。评标：采购部门组织评标委员会按照评标标准对供应商的投标文件进行评审。评标标准应包括价格、技术方案、售后服务、信誉等方面。评标委员会根据评审结果推荐中标候选人。定标：采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。（二）询价采购1.适用范围：适用于采购金额较小、技术简单、市场货源充足的采购项目。2.询价程序：选择询价供应商：采购部门根据采购项目特点和需求，选择若干家信誉良好、产品质量可靠的供应商作为询价对象。发出询价函：采购部门向选定的供应商发出询价函，详细说明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息，并要求供应商在规定时间内报价。供应商报价：供应商收到询价函后，按照要求进行报价。报价应包括物资的单价、总价、交货期、售后服务等内容。比较与选择：采购部门对供应商的报价进行比较分析，综合考虑价格、质量、交货期等因素，选择报价合理、符合要求的供应商作为成交供应商。签订采购合同：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于采购项目具有一定的特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组：采购部门组织成立谈判小组，谈判小组由采购代表、技术专家、财务人员等组成。谈判小组负责制定谈判文件、组织谈判活动、确定成交供应商等工作。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目需求，制定谈判文件。谈判文件应明确谈判的程序、规则、要求、标准等内容。邀请供应商：采购部门向符合条件的供应商发出谈判邀请书，邀请供应商参加谈判。谈判：谈判小组与供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组应要求供应商对其报价、技术方案、售后服务等内容进行详细说明，并就相关问题进行协商谈判。谈判小组可以根据谈判情况要求供应商进行二次报价或补充资料。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判结果，综合考虑供应商的报价、技术方案、售后服务等因素，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目。2.采购程序：申请单一来源采购：采购部门根据采购项目的实际情况，填写单一来源采购申请表，详细说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、采用单一来源采购的原因等信息，并提交相关部门审核。审核与批准：相关部门对单一来源采购申请表进行审核，审核通过后提交公司领导批准。签订采购合同：采购部门与单一供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。五、供应商管理（一）供应商开发1.市场调研：采购部门通过市场调研、行业展会、网络搜索、供应商推荐等方式，了解潜在供应商的基本情况、产品质量、价格水平、服务能力等信息。2.供应商筛选：根据市场调研结果，采购部门对潜在供应商进行筛选，确定符合公司采购要求的供应商名单。筛选标准应包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。3.供应商考察：采购部门组织相关人员对筛选出的供应商进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、生产设备、技术研发能力、售后服务团队等方面。通过考察，全面了解供应商的实际情况，评估其是否具备与公司合作的能力。4.供应商准入：经过考察合格的供应商，采购部门将其纳入公司供应商名录，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量检测报告、合作协议等内容。（二）供应商评估与考核1.定期评估：采购部门定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。评估方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式进行。2.动态考核：采购部门在日常采购过程中，对供应商的表现进行动态考核。如发现供应商存在产品质量问题、交货延迟、服务不到位等情况，及时记录并进行考核。考核结果将作为供应商评估的重要依据。3.评估与考核结果应用：采购部门根据供应商评估与考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于表现不佳的供应商，采取警告、减少订单量、暂停合作等措施，直至取消其供应商资格。（三）供应商激励与约束1.激励措施：公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励。激励措施包括优先合作、增加订单量、给予价格优惠、颁发荣誉证书等。通过激励措施，提高供应商的积极性和合作意愿，促进供应商不断提升自身的产品质量和服务水平。2.约束措施：公司建立供应商约束机制，对违反合同约定、产品质量不合格、服务不到位等供应商采取约束措施。约束措施包括扣除货款、罚款、暂停合作、取消供应商资格等。通过约束措施，规范供应商的行为，保障公司的利益。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购部门组织相关人员对采购过程中可能存在的风险进行识别。风险识别的内容包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等方面。2.风险评估：采购部门对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方式进行。根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：采购部门加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格变化趋势。通过与多家供应商建立合作关系、签订长期采购合同等方式，降低市场风险对公司采购活动的影响。2.供应商风险应对：采购部门加强对供应商的管理和评估，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，加强对供应商的监督和考核，及时发现和解决供应商存在的问题。3.质量风险应对：采购部门加强对采购物资质量的控制，严格按照合同要求和验收标准进行验收。在采购合同中明确质量违约责任，要求供应商提供质量保证和售后服务承诺。对于重要物资，可以委托专业机构进行质量检测。4.合同风险应对：采购部门加强对采购合同管理，严格按照合同