保洁物料管理制度及规范

PAGE保洁物料管理制度及规范一、总则（一）目的为加强公司保洁物料的管理，规范物料的采购、使用、存储等流程，确保保洁工作的顺利开展，提高物料使用效率，降低成本，特制定本管理制度及规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有保洁物料的管理，包括但不限于清洁工具、清洁剂、消毒剂、垃圾袋等。（三）基本原则1.按需采购原则：根据保洁工作的实际需求，合理安排物料采购计划，避免浪费。2.质量优先原则：优先采购质量合格、性能优良的保洁物料，确保保洁工作效果。3.成本控制原则：在保证物料质量的前提下，通过合理采购、规范使用等措施，降低物料采购及使用成本。4.规范管理原则：建立健全保洁物料管理制度，明确各部门及人员职责，规范物料管理流程。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定保洁物料管理制度及规范，并监督执行。2.根据保洁工作需求，审核并汇总各部门的物料采购申请，编制年度、月度物料采购计划。3.负责保洁物料的采购工作，选择合格的供应商，签订采购合同，确保物料按时、按质、按量供应。4.负责建立保洁物料库存台账，定期盘点库存，确保账物相符。5.协调处理保洁物料管理过程中的相关问题。（二）保洁部门1.根据实际工作情况，每月初向行政部门提交物料需求计划，详细说明所需物料的名称、规格、数量等。2.负责保洁物料的领用、使用及保管，严格按照操作规程使用物料，确保物料使用安全、合理、高效。3.定期对保洁物料的使用情况进行统计分析，及时向行政部门反馈物料使用中存在的问题及改进建议。4.协助行政部门进行库存盘点工作。（三）使用部门1.配合保洁部门做好保洁工作，合理使用保洁物料，不得随意浪费或挪作他用。2.发现保洁物料存在质量问题或使用异常情况时，及时向保洁部门或行政部门反馈。三、采购管理（一）采购计划制定1.保洁部门应根据保洁区域、工作量、物料消耗情况等，每月初向行政部门提交下月物料需求计划。需求计划应详细列出所需物料的名称、规格、型号、数量等信息，并注明紧急采购需求。2.行政部门收到保洁部门的物料需求计划后，进行审核汇总。结合库存情况、物料消耗趋势等因素，编制年度、月度保洁物料采购计划。采购计划应明确采购物料的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。3.对于临时性、紧急性的物料需求，保洁部门应填写《紧急物料采购申请表》，经部门负责人签字确认后，提交行政部门。行政部门应根据实际情况及时安排采购。（二）供应商选择与管理1.行政部门应通过多种渠道收集保洁物料供应商信息，建立供应商档案。档案内容包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、产品质量、价格、售后服务等。2.对供应商进行评估和筛选，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商作为合作对象。评估方式可包括实地考察、样品测试、市场调研、客户评价等。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括物料名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款。4.定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整合作关系。考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。对于考核不合格的供应商，应及时采取整改措施或终止合作。（三）采购实施1.行政部门根据采购计划和合同要求，向供应商下达采购订单。采购订单应明确物料名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。2.跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物料按时、按质、按量供应。如遇供应商交货延迟、质量问题等异常情况，应及时采取措施解决，并向相关部门反馈。3.物料到货后，行政部门应组织相关人员按照合同约定的验收标准进行验收。验收内容包括物料的数量、规格、型号、质量等。对于验收合格的物料，办理入库手续；对于验收不合格的物料，应及时与供应商协商处理，如退货、换货等。四、库存管理（一）库存设置1.根据保洁工作的特点和需求，设立保洁物料专用仓库或存储区域。仓库应保持干燥、通风、整洁，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.按照物料的类别、规格、型号等进行分类存放，并设置明显的标识牌，便于识别和查找。3.建立库存物料台账，详细记录物料的入库时间、名称、规格、型号、数量、领用情况、库存余额等信息。台账应定期更新，确保账物相符。（二）入库管理1.物料到货后，采购人员应及时通知仓库管理人员进行验收。仓库管理人员应根据采购订单和验收标准，对物料的数量、规格、型号、质量等进行认真核对。2.验收合格的物料，仓库管理人员应办理入库手续，填写《物料入库单》。入库单应注明物料名称、规格、型号、数量、供应商名称、入库日期等信息，并由采购人员、仓库管理人员签字确认。3.将入库物料按照规定的存放位置进行摆放，并更新库存台账。（三）领用管理1.保洁人员领用物料时，应填写《物料领用单》，注明物料名称、规格、型号、数量、领用日期、用途等信息，并签字确认。2.仓库管理人员根据物料领用单，核实库存情况，按照先进先出的原则发放物料。发放物料后，应在物料领用单上签字，并更新库存台账。3.对于贵重、易燃易爆、有毒有害等特殊物料，应实行限量领用、专人管理的制度。领用人员需经授权，并严格按照操作规程使用。（四）库存盘点1.行政部门应定期组织对保洁物料库存进行盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度一次。2.盘点前，仓库管理人员应整理库存物料，核对库存台账，确保账物一致。盘点时，应安排专人负责记录盘点结果，填写《库存盘点表》。3.盘点结束后，对盘点结果进行分析。如发现账实不符，应及时查明原因，编制《盘盈盘亏报告》，说明差异情况、原因分析及处理建议。经相关部门负责人审批后，调整库存台账，并对盘盈盘亏的物料进行相应处理。五、使用管理（一）使用规范1.保洁人员应严格按照物料的使用说明书和操作规程使用保洁物料，确保使用安全、合理、高效。2.不同类型的保洁物料应分类使用，不得混用。如清洁剂、消毒剂等应根据清洁对象和污渍性质选择合适的产品。3.在使用保洁物料时，应注意节约，避免浪费。对于可回收利用的物料，应进行妥善处理，如将可重复使用的清洁工具清洗干净后存放备用。4.如发现保洁物料存在质量问题或使用效果不佳时，应及时停止使用，并向保洁部门或行政部门反馈。（二）安全使用1.保洁人员在使用保洁物料过程中，应注意个人防护，佩戴相应的防护用品，如手套、口罩等。2.对于易燃易爆、有毒有害等危险物料，应严格按照相关安全操作规程进行储存、搬运和使用。使用场所应保持通风良好，避免发生火灾、爆炸、中毒等事故。3.如不慎接触到危险物料，应立即采取相应的急救措施，并及时就医。同时，应向相关部门报告事故情况，以便采取措施防止事故扩大。（三）监督检查1.保洁部门负责人应定期对保洁人员的物料使用情况进行监督检查，确保保洁人员按照规定使用物料，避免浪费和违规操作。2.行政部门应不定期对保洁物料的使用情况进行抽查，检查内容包括物料使用是否符合规范、是否存在浪费现象、物料使用效果等。对于发现的问题，应及时督促整改。3.鼓励全体员工对保洁物料使用过程中的违规行为进行监督举报，对举报属实的人员给予适当奖励。六、报废管理（一）报废标准1.保洁物料出现下列情况之一的，可申请报废：超过保质期且无法使用的；因损坏、变质等原因无法正常使用的；已达到使用年限且无维修价值的；其他因特殊原因不能继续使用的。2.由保洁部门填写《保洁物料报废申请表》，详细说明报废物料的名称、规格、型号、数量、报废原因等信息，并提交行政部门审核。（二）报废审批1.行政部门收到报废申请表后，应组织相关人员进行现场核实和鉴定，确认物料是否符合报废条件。2.根据核实情况，填写审批意见。对于金额较小的报废申请，可由行政部门负责人审批；对于金额较大的报废申请，需报公司领导审批。3.经审批同意报废的物料，方可进行下一步处理。（三）报废处理1.对于批准报废的保洁物料，由行政部门统一安排处理方式。处理方式可包括变卖、回收、销毁等。2.变卖或回