代理记账制度及流程规范

PAGE代理记账制度及流程规范一、总则（一）制定目的本制度旨在规范公司代理记账业务的操作流程，确保会计信息的准确、完整、及时，提高财务管理效率，防范财务风险，保障公司合法合规运营，维护客户合法权益。（二）适用范围本制度适用于本公司内部从事代理记账业务的所有部门、岗位及人员，以及委托本公司进行代理记账服务的各类客户。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《代理记账管理办法》、《企业会计准则》等相关法律法规及行业标准制定。二、代理记账业务范围（一）会计核算1.根据客户提供的原始凭证和其他资料，按照国家统一的会计制度的规定进行会计核算，包括审核原始凭证、填制记账凭证、登记会计账簿、编制财务会计报告等。2.定期向税务机关提供税务资料，协助客户进行纳税申报。（二）财务咨询1.为客户提供财务、税务等方面的咨询服务，解答客户在财务管理过程中遇到的问题。2.根据客户需求，提供财务分析报告，为客户的经营决策提供参考依据。（三）其他业务1.协助客户进行工商年检、税务审计等工作。2.完成客户委托的其他与财务相关的业务。三、代理记账业务流程（一）业务承接1.客户提出代理记账需求，业务部门应及时与客户沟通，了解客户基本情况、业务范围、财务状况等信息。2.业务部门对客户的委托事项进行初步评估，判断是否符合本公司的业务承接条件。对于不符合条件的客户，应及时向客户说明原因，并提供相关建议。3.若决定承接业务，业务部门应与客户签订书面委托代理记账合同，明确双方的权利和义务。合同应包括服务内容、服务期限、收费标准、双方责任等条款。（二）资料交接1.业务部门应在签订合同后，及时安排专人与客户进行资料交接。交接内容包括客户的营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（已领取“一照一码”营业执照的无需提供）、法定代表人身份证复印件、财务负责人身份证复印件、企业章程、开户许可证、银行对账单、原始凭证、记账凭证、会计账簿、财务报表等相关资料。2.交接双方应填写《代理记账资料交接清单》，详细记录交接资料的名称、数量、交接时间等信息，并由双方签字确认。交接清单应一式两份，双方各执一份。（三）账务处理1.会计人员收到客户交接的资料后，应及时对原始凭证进行审核。审核内容包括凭证的真实性、合法性、完整性、准确性等。对于不符合要求的原始凭证，应及时与客户沟通，要求客户补充或更正。2.根据审核无误的原始凭证，会计人员按照国家统一的会计制度的规定填制记账凭证。记账凭证应做到内容完整、摘要清楚、科目运用正确、金额计算准确、编号连续。3.会计人员根据记账凭证登记会计账簿。账簿包括总账、明细账、日记账等。登记账簿应做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。4.会计人员定期编制财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务会计报告应做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。（四）纳税申报1.会计人员根据财务会计报告及相关税收法律法规的规定，计算应纳税额，并填写纳税申报表。纳税申报表应包括增值税申报表、企业所得税申报表、个人所得税申报表等。2.会计人员在规定的纳税申报期限内，通过电子税务局或其他税务申报平台将纳税申报表报送至税务机关，并缴纳税款。3.税务申报完成后，会计人员应及时将纳税申报资料进行整理归档，以备后续查询。（五）财务报表编制与报送1.每月末，会计人员应根据当月账务处理情况编制月度财务报表，并报送客户。月度财务报表应包括资产负债表、利润表等。2.每季度末，会计人员应根据当季账务处理情况编制季度财务报表，并报送客户。季度财务报表应包括资产负债表、利润表、现金流量表等。3.每年末，会计人员应根据全年账务处理情况编制年度财务报表，并报送客户。年度财务报表应包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表等。同时，会计人员应协助客户进行年度财务审计工作。（六）档案管理1.会计人员应按照国家档案管理的有关规定，对代理记账业务过程中形成的各种会计资料进行整理、归档。档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、纳税申报表、审计报告等。2.档案应分类存放，建立档案索引，便于查询和使用。档案保管期限应符合国家规定，一般会计凭证、会计账簿等保管期限为30年，财务报表等保管期限为10年。3.档案保管期满后，经公司负责人批准，方可按照规定进行销毁。销毁档案时，应编制档案销毁清册，注明销毁档案的名称、数量、销毁时间等信息，并由监销人员签字确认。（七）客户沟通与回访1.业务部门应定期与客户进行沟通，了解客户对代理记账服务的满意度，及时解决客户提出的问题。沟通方式包括电话沟通、上门拜访、邮件沟通等。2.每季度末，业务部门应安排专人对客户进行回访，填写《代理记账客户回访表》，回访内容包括服务质量、工作效率、沟通情况等方面。根据回访结果，总结经验教训，不断改进服务质量。四、代理记账人员管理（一）人员资质1.从事代理记账业务的人员应具备会计从业资格证书，并具有一定的会计专业知识和实践经验。2.公司应定期组织代理记账人员参加会计继续教育培训，确保其掌握最新的会计法规、会计准则和财务知识。（二）职业道德1.代理记账人员应遵守职业道德规范，诚实守信、客观公正、保守秘密、廉洁自律。2.公司应加强对代理记账人员的职业道德教育，定期组织职业道德培训和考核，对违反职业道德的人员进行严肃处理。（三）岗位职责1.会计主管：负责制定代理记账业务计划和流程，审核会计凭证和财务报表，协调与客户及相关部门的沟通，对代理记账业务质量负责。2.会计人员：负责按照国家统一的会计制度的规定进行会计核算，填制记账凭证、登记会计账簿、编制财务会计报告等工作，对所负责的会计工作质量负责。3.税务专员：负责计算应纳税额，填写纳税申报表，办理纳税申报和缴纳税款等工作，对税务申报工作的准确性和及时性负责。（四）绩效考核1.公司应建立代理记账人员绩效考核制度，对代理记账人员的工作业绩、工作质量、工作效率、职业道德等方面进行考核。2.绩效考核结果与代理记账人员的薪酬、晋升、奖励等挂钩，激励代理记账人员提高工作积极性和业务水平。五、质量控制（一）质量控制目标确保代理记账业务符合国家法律法规和行业标准的要求，保证会计信息的准确、完整、及时，提高客户满意度。（二）质量控制措施1.建立质量控制制度，明确质量控制的流程、方法和责任。2.加强对代理记账业务的内部审核，定期对会计凭证、会计账簿、财务报表等进行审核，发现问题及时整改。3.定期对代理记账业务进行质量检查，对检查结果进行分析总结，不断完善质量控制措施。4.加强对代理记账人员的培训和指导，提高其业务水平和质量意识。（三）质量监督与检查1.公司应设立质量监督岗位或指定专人负责质量监督工作，定期对代理记账业务进行质量监督检查。2.质量监督检查应包括对会计核算、纳税申报、财务报表编制等业务环节的检查，以及对代理记账人员的工作质量、职业道德等方面的检查。3.对质量监督检查中发现问题的，应及时下达整改通知书，要求相关责任人限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。六、保密制度（一）保密范围1.客户的商业秘密，包括客户的财务状况、经营策略、产品信息、客户名单等。2.公司在代理记账业务过程中形成的各种会计资料、业务文件、工作记录等。3.公司与客户签订的委托代理记账合同及相关协议。（二）保密措施1.公司应与代理记账人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉及客户商业秘密的资料和信息，应严格按照保密制度进行管理，限制接触范围，确保不泄露给无关人员。3.在办公场所设置专门的档案保管区域，对会计资料等进行妥善保管，防止丢失和损坏。4.加强对办公设备和网络的管理，设置必要的安全防护措施，防止信息泄露。（三）保密监督与检查1.公司应定期对保密制度的执行