建立规范性文件管理制度

PAGE建立规范性文件管理制度一、总则（一）目的为加强公司规范性文件管理，确保公司各项工作有章可循、规范有序，保障公司合法合规运营，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及的规范性文件的制定、审查、发布、执行、修订及废止等活动。（三）规范性文件定义本制度所称规范性文件，是指公司在履行职能过程中制定的，涉及公司业务管理、内部运作、员工行为规范等方面，具有普遍约束力，并在一定时期内反复适用的文件。包括但不限于章程、制度、办法、细则、规定、通知、通告等各类文件形式。（四）基本原则1.合法性原则规范性文件的制定必须符合国家法律法规、政策要求以及行业标准，不得与上位法相抵触。2.合理性原则文件内容应合理、公正、公平，充分考虑公司实际情况和各方面利益关系，具有可操作性。3.统一规范原则规范性文件的制定、审查、发布等流程应统一规范，确保文件格式、内容表述等方面的一致性。4.适时更新原则根据公司发展战略、业务变化以及法律法规调整，及时对规范性文件进行修订和废止，保持文件的时效性和有效性。二、规范性文件的制定（一）制定主体1.公司董事会负责制定公司章程等根本性规范性文件。2.各职能部门根据职责范围，负责制定本部门业务相关的规范性文件。涉及多个部门职责的规范性文件，由相关部门联合起草，或由公司指定的牵头部门负责起草。3.公司管理层有权根据工作需要，提出规范性文件的制定需求，并指导相关部门进行起草工作。（二）制定流程1.立项申请各部门认为有必要制定规范性文件时，应填写《规范性文件立项申请表》，详细说明制定文件的必要性、主要内容、预计发布时间等，并提交至公司办公室。办公室对申请进行初步审核，符合立项条件的，报公司管理层批准后立项。2.起草立项批准后，由牵头部门组织相关人员进行文件起草工作。起草人员应深入调研，广泛征求意见，确保文件内容准确反映公司实际需求和管理要求。文件起草过程中，应参考相关法律法规、政策文件以及公司已有的规范性文件，避免内容重复或冲突。3.征求意见起草完成后，牵头部门应将文件初稿发送至公司内部相关部门、岗位征求意见。征求意见期限一般不少于[X]个工作日。各部门应认真研究文件内容，并在规定时间内反馈书面意见。牵头部门对反馈意见进行整理、分析，对文件初稿进行修改完善。对于涉及重大利益调整或存在较大争议的条款，应组织专题会议进行讨论协商，充分听取各方意见。4.审查修改后的文件初稿提交至公司办公室进行形式审查，主要审查文件格式是否规范、内容是否完整、逻辑是否清晰等。办公室审查通过后，提交至公司法律合规部门进行合法性审查。法律合规部门应从法律角度对文件进行全面审查，确保文件符合法律法规要求，不存在法律风险。对于审查中发现的问题，法律合规部门应提出明确的修改意见，牵头部门根据意见进行修改后再次提交审查，直至审查通过。5.审议与签发经审查通过的规范性文件，提交至公司管理层进行审议。管理层根据公司整体战略和实际情况，对文件进行审议决策。对于涉及公司重大事项或重要业务的规范性文件，应提交公司董事会审议。审议通过后，由公司法定代表人或授权代表签发。（三）文件格式与编号1.规范性文件应采用统一的格式，包括文件标题、文号、正文、附件、发布部门、发布日期、生效日期等要素。2.文件文号应按照一定的规则进行编制，体现文件的类别、年份、序号等信息，确保文号的唯一性和系统性。具体文号编制规则如下：公司层面的规范性文件，文号格式为：公司简称+规字+[年份]+序号，如“XX公司规字[20XX]第X号”。各部门规范性文件，文号格式为：部门简称+规字+[年份]+序号+部门代码，如“人力资源部规字[20XX]第X号（RLZY）”。其中，部门代码由办公室统一制定并发布。（四）发布与存档1.规范性文件经签发后，由办公室负责在公司内部办公系统或指定的文件管理平台上发布，并向全体员工进行宣贯。发布时应明确文件的生效日期，确保员工知晓并遵守文件规定。2.办公室负责将规范性文件的纸质文本和电子文档进行存档，建立规范性文件档案库，按照文件类别、年份等进行分类管理，便于查阅和检索。同时，应定期对档案库进行维护和更新，确保文件资料的完整性和准确性。三、规范性文件的执行（一）培训与宣贯1.对于新发布的规范性文件，办公室应组织相关培训，确保员工了解文件的内容和要求。培训方式可采用集中授课、线上培训、发放学习资料等多种形式。2.各部门负责人应负责组织本部门员工的培训工作，确保员工熟悉与本部门工作相关的规范性文件，并能够在实际工作中正确执行。3.在日常工作中，应加强对规范性文件的宣贯力度，通过内部会议、工作交流等方式，不断强化员工对文件的理解和记忆，提高文件的执行力。（二）执行监督1.公司各部门应按照规范性文件的要求开展工作，确保文件规定得到有效执行。各部门负责人作为本部门规范性文件执行的第一责任人，应定期对本部门执行情况进行检查和督促，及时发现并解决执行过程中存在的问题。2.公司办公室负责对规范性文件的整体执行情况进行监督检查，定期或不定期对各部门执行情况进行抽查。对于执行不力的部门，应下达整改通知，要求限期整改，并跟踪整改情况。3.建立规范性文件执行情况反馈机制，员工在执行过程中发现问题或存在疑问时，可及时向所在部门或办公室反馈。办公室应及时收集整理反馈信息，并协调相关部门进行处理，确保文件执行的顺畅。（三）考核与奖惩1.将规范性文件执行情况纳入公司绩效考核体系，对严格执行文件规定、工作成效显著的部门和个人给予表彰和奖励；对违反文件规定、造成不良后果的部门和个人进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚。2.具体考核指标和奖惩标准由公司人力资源部门会同办公室制定，并根据实际情况进行调整和完善。四、规范性文件的修订与废止（一）修订情形1.国家法律法规、政策发生重大调整，导致公司规范性文件与之不符的。2.公司发展战略、业务范围、组织架构等发生重大变化，需要对规范性文件进行相应修订的。3.规范性文件在执行过程中发现存在漏洞、缺陷或不合理之处，需要进行修订完善的。4.其他需要修订规范性文件的情形。（二）修订流程规范性文件的修订流程与制定流程基本一致，包括立项申请、起草、征求意见、审查、审议与签发等环节。修订申请由相关部门或人员提出，经批准后按照流程进行修订工作。修订后的文件应重新发布，并明确新的生效日期。（三）废止情形1.国家法律法规、政策已明令禁止相关规定，公司规范性文件与之抵触的。2.公司业务调整或不再适用，相关规范性文件失去存在意义的。3.规范性文件已被新发布的文件所替代的。4.其他需要废止规范性文件的情形。（四）废止流程对于需要废止的规范性文