场馆会议室使用规范制度

PAGE场馆会议室使用规范制度一、总则1.目的本规范制度旨在确保场馆会议室的合理使用，提高会议室的使用效率，为公司/组织的各类会议、活动等提供良好的场地支持，保障各项工作的顺利开展。2.适用范围本制度适用于公司/组织内所有员工及经授权使用场馆会议室的外部人员。3.基本原则会议室使用应遵循公平、公正、公开的原则，优先保障重要会议和紧急工作的需求。使用者应爱护会议室设施设备，保持会议室整洁卫生，文明使用会议室。二、会议室分类及功能介绍1.大型会议室容纳人数：可容纳[X]人。功能特点：配备先进的音响系统、高清投影仪、大型电子显示屏等设备，适合举办公司全体会议、大型培训、重要商务洽谈等活动。2.中型会议室容纳人数：可容纳[X]人。功能特点：具备良好的会议视听设备，如投影仪、音响等，适合部门会议、小型研讨会等。3.小型会议室容纳人数：可容纳[X]人。功能特点：环境较为安静，配备基本的会议桌椅和简单的视听设备，适合进行小组讨论、一对一沟通等。三、会议室预订流程1.预订申请使用人员需提前[X]个工作日填写《场馆会议室预订申请表》，详细说明会议主题、时间、预计时长（精确到分钟）、参会人数、特殊设备需求等信息。申请表应提交至公司/组织指定的会议室管理部门或通过专门的会议室预订系统进行申请。2.审批流程预订申请提交后，由会议室管理部门根据会议室的使用情况和优先级进行审批。对于重要会议或涉及多个部门的会议，可能需要相关领导进行审批，审批通过后，预订申请生效。3.预订确认会议室管理部门在收到审批通过的预订申请后，应及时向申请人发送预订确认信息，包括会议室名称、地址、预订时间等。申请人应在收到预订确认信息后，仔细核对相关信息，如有疑问或需要变更，应及时与会议室管理部门沟通。四、使用规定1.按时使用使用人员应严格按照预订时间准时进入会议室，不得提前或推迟过长时间。如有特殊情况需要变更时间，应至少提前[X]小时通知会议室管理部门。会议开始前，使用人员应确保会议室的设备正常运行，桌椅摆放整齐，资料准备齐全。2.人数限制各会议室应严格按照规定的容纳人数使用，不得超员。超员使用可能会影响会议效果，同时也存在安全隐患。如因特殊原因需要增加参会人数，应提前向会议室管理部门申请，经同意后方可使用。3.设备使用使用人员应熟悉会议室设备的操作方法，按照正确的操作流程使用设备。如发现设备故障，应及时向会议室管理部门报告，不得擅自拆卸或维修设备。使用结束后，应将设备关闭并恢复至初始状态，如投影仪关闭、音响音量调至最小等。4.卫生保持使用人员应保持会议室的整洁卫生，会议期间不得在会议室吸烟、乱扔垃圾。使用结束后，应将垃圾清理带走，并将桌椅摆放整齐。如需使用会议室提供的一次性水杯等物品，使用后应将其放入指定的垃圾桶内，不得随意丢弃。5.资料管理会议期间产生的资料应妥善保管，不得随意在会议室丢弃或泄露。如需带走重要资料，应在会议结束后及时整理带走，并做好保密工作。使用人员不得在会议室的墙壁、桌椅等表面随意张贴或刻画。五、特殊设备使用要求1.投影仪使用前应检查投影仪的镜头是否清洁，如有灰尘或污渍，应使用专用清洁布轻轻擦拭。连接投影仪时，应确保信号源正确连接，如电脑、笔记本等设备的接口与投影仪匹配。调整投影仪的画面时，应根据会议室的光线环境和屏幕大小进行适当调整，以获得最佳的观看效果。2.音响系统使用音响系统前，应检查音量是否适中，避免音量过大对周围环境造成干扰。连接音响设备时，应确保音频线连接牢固，避免出现杂音或声音不清晰的情况。使用过程中，如需调整音响效果，可通过会议室的控制面板进行操作，但不得随意更改音响系统的设置参数。3.电子显示屏电子显示屏使用前应确保电源连接正常，屏幕显示清晰。如需在电子显示屏上展示内容，应提前将相关资料准备好，并按照正确的格式和分辨率进行传输，以确保显示效果良好。使用结束后，应关闭电子显示屏的电源，避免长时间通电造成设备损坏。六、安全管理1.消防安全会议室应配备必要的消防设施，如灭火器、消火栓等，并确保其处于正常可用状态。使用人员不得在会议室使用明火或违规使用电器设备，如私拉乱接电线、使用大功率电器等。如发现火灾隐患或发生火灾事故，应立即按照应急预案进行处理，并及时通知相关部门。2.人员安全会议室的桌椅、设备等应摆放整齐，避免因摆放不当造成人员绊倒或碰撞受伤。会议期间，使用人员应注意自身安全，避免在会议室进行危险行为，如攀爬桌椅、打闹等。如遇紧急情况，如地震、火灾等，使用人员应听从现场指挥，有序疏散，确保人员安全。七、违规处理1.轻微违规对于未按时使用会议室、未按规定清理卫生等轻微违规行为，会议室管理部门将给予口头警告，并要求使用人员立即整改。2.一般违规对于超员使用会议室、擅自损坏会议室设备等一般违规行为，会议室管理部门将发出书面通知，责令使用人员限期整改，并根据情节轻重，给予相应的经济处罚，处罚金额为[X]元。3.严重违规对于在会议室吸烟、故意破坏会议室设施设备、泄露重要资料等严重违规行为，会议室管理部门将视情节轻重，给予使用人员通报批评、停职检查等处理，并要求其承担相应的经济赔偿责任。如因违规行为给公司/组织造成重大损失的，将依法追究其法律责任。八、监督与检查1.定期检查会议室管理部门应定期对会议室进行检查，包括设备设施的运行情况、卫生状况、安全隐患等，确保会议室的正常使用。检查周期为每周[X]次，检查结果应记录在案，并及时反馈给相关部门和人员。2.不定期抽查为加强对会议室使用情况的监督，会议室管理部门可进行不定期抽查，重点检查使用人员是否遵守会议室使用规范制度。对于抽查中发现的问题，应及时进行处理，并将处理结果进行通报。九、附则1.解释