连锁超市库存管理系统需求分析报告

连锁超市库存管理系统需求分析报告一、项目背景与需求动因连锁超市依托多门店、多品类的商品运营模式，库存管理效率直接影响供应链周转、客户体验及运营成本。当前人工主导的库存管理存在信息滞后（如门店库存更新不及时导致缺货/积压）、流程冗余（跨门店补货、采购审批依赖线下沟通）、数据失真（手工记账误差率高）等痛点。随着门店规模扩张、商品SKU（库存保有单位）持续增加，亟需通过数字化系统实现库存全流程管控，支撑“以销定存、降本增效”的运营目标。二、需求概述（一）核心目标1.效率提升：实现库存数据实时同步、采购/补货流程自动化，减少人工操作成本，缩短订单响应周期。2.成本优化：通过需求预测、安全库存预警降低滞销积压风险，结合供应商协同缩短采购周期，减少资金占用。3.决策支撑：整合多维度库存数据（门店、品类、时间），生成可视化报表与分析模型，辅助总部制定采购、促销策略。（二）适用范围覆盖连锁超市总部、区域门店、供应商三方角色，支撑商品信息管理、库存监控、采购补货、盘点核销、数据报表等业务场景。三、功能需求分析（一）基础信息管理模块1.商品信息管理支持商品基础信息（名称、规格、条码、分类、保质期）的增删改查，关联供应商、品牌、产地等属性。支持商品组合管理（如套装商品拆分/合并库存）、临期商品标记（自动计算剩余保质期，触发预警）。2.门店与供应商管理门店信息维护：记录门店地址、营业面积、配送范围、库存容量等，支持新增/关闭门店的组织架构调整。供应商管理：维护供应商资质、合作品类、交货周期、结算方式，支持供应商绩效评分（如交货及时率、质量合格率）。（二）库存实时管控模块1.库存动态监控实时展示各门店/仓库的商品库存数量、位置、状态（正常/临期/缺货/积压），支持按门店、品类、时间维度筛选查询。安全库存预警：基于历史销量、季节因素自动计算安全库存阈值，当库存低于/高于阈值时，通过系统消息、邮件推送预警。2.出入库管理采购入库：关联采购订单，扫描商品条码自动生成入库单，支持分批到货、质检不合格商品退货。销售出库：对接POS系统，实时扣减门店库存；支持退货入库（如客户退货、残次品回收），自动更新库存状态。调拨管理：总部统筹多门店间库存调配，生成调拨单（调出/调入门店确认），自动更新双方库存。（三）采购与补货管理模块1.需求预测与采购计划基于历史销量、促销活动、季节趋势等数据，自动生成采购需求预测（支持人工调整）。采购计划编制：总部/区域根据预测需求、现有库存、供应商产能，生成采购订单，支持多供应商比价、拆分下单。2.智能补货自动补货：系统根据门店销量、库存水平、配送周期，生成补货建议（含商品、数量、补货方式：总部调拨/直采）。补货审批：门店可提交补货申请，总部审核后触发采购或调拨流程，支持紧急补货绿色通道。（四）盘点与核销模块1.盘点计划管理制定盘点周期（如月度/季度）、范围（全店/部分品类），自动生成盘点任务并分配至门店。支持盲盘（无账面数据）、循环盘点（分批次盘点高价值商品）等模式。2.盘点执行与差异处理门店通过PDA（手持终端）扫描商品条码录入实际库存，系统自动对比账面数据，生成差异报表。差异原因分析（如损耗、串货、录入错误），经审批后调整库存，同步更新财务账。（五）数据报表与分析模块1.库存报表生成库存台账、出入库明细、滞销/畅销商品清单、临期商品报表，支持导出Excel/PDF。可视化看板：通过柱状图、折线图展示库存周转率、缺货率、采购达成率等核心指标，支持多维度钻取分析。2.决策分析需求预测分析：对比预测销量与实际销量，优化预测模型参数。成本分析：统计采购成本、库存持有成本、缺货损失，辅助制定降本策略。（六）系统管理模块1.用户与权限管理按角色（总部采购、门店店长、供应商业务员）分配操作权限，支持数据权限隔离（如门店仅查看自身数据）。操作日志记录：跟踪关键操作（如库存调整、采购审批）的时间、人员、内容，便于追溯审计。2.系统配置与维护基础参数设置：如安全库存系数、盘点周期、预警规则等，支持灵活调整。数据备份与恢复：定期自动备份数据库，支持异常情况下的数据恢复。四、非功能需求（一）性能需求响应时间：单门店库存查询、操作响应≤2秒；多门店数据汇总分析≤5秒。并发能力：支持至少50家门店同时在线操作，高峰期（如促销日）并发数≥200。（二）可靠性需求数据准确性：库存数据误差率≤0.5%（含人工录入、系统同步误差）。系统可用性：全年停机时间≤48小时，支持7×24小时运行（除计划性维护）。（三）易用性需求操作界面：简洁直观，支持PC端、移动端（如门店PDA、供应商APP）适配，减少培训成本。操作指引：关键流程（如采购下单、盘点录入）内置可视化向导，支持在线帮助文档。（四）安全性需求数据安全：商品、库存数据加密存储，传输过程采用SSL协议，防止数据泄露。权限控制：基于RBAC（角色-权限）模型，敏感操作（如库存调整）需二次验证（如短信验证码）。（五）可扩展性需求架构扩展：支持新增门店、供应商时的快速接入，系统模块可按需扩展（如后期接入财务系统、CRM系统）。功能扩展：预留API接口，支持与第三方系统（如电商平台、物流系统）对接。五、数据需求与业务流程（一）核心数据实体实体名称关键字段关联实体------------------------------商品信息商品ID、名称、规格、条码、分类、保质期库存、采购单、补货单库存信息库存ID、商品ID、门店ID、数量、状态、位置商品、出入库单采购单采购单ID、供应商ID、商品ID、数量、交货日期、状态商品、供应商、入库单补货单补货单ID、门店ID、商品ID、数量、补货方式、状态商品、门店、调拨单盘点单盘点单ID、门店ID、商品ID、账面数量、实际数量、差异原因商品、门店（二）典型业务流程1.采购流程：门店销量分析→系统生成采购需求→总部审核并生成采购订单→供应商确认订单→送货到仓→质检入库→库存更新→财务结算。2.补货流程：库存预警触发→系统生成补货建议→门店/总部审核→选择补货方式（调拨/采购）→调拨单/采购单执行→补货完成→库存更新。3.盘点流程：制定盘点计划→分配任务至门店→门店PDA扫描录入→系统生成差异报表→原因分析与审批→库存调整→财务核销。六、需求优先级与实施规划（一）需求优先级MustHave（必须实现）：库存实时监控、出入库管理、基础信息维护、采购单管理、盘点基础功能。ShouldHave（应该实现）：智能补货、需求预测、可视化报表、权限管理。CouldHave（可以实现）：供应商协同平台、移动端APP、高级数据分析（如AI预测）。NicetoHave（后期考虑）：与电商平台对接、自动补货机器人、碳足迹库存管理。（二）实施阶段建议1.一期（1-3个月）：完成核心功能（基础信息、库存监控、出入库、采购单、盘点）上线，覆盖试点门店验证。2.二期（4-6个月）：扩展智能补货、需求预测、报表分析，全部门店推广。3.三期（7-12个月）：对接外部系统、优化用户体验、迭代高级分析功能。七、风险与应对1.数据迁移风险：历史库存数据量大、格式不统一，需提前制定清洗规则，分批次迁移并验证。2.用户习惯风险：旧系统依赖导致抵触情绪，需开展分层培训（总部+门店+供应商），提供操作手册与模拟环境。3.供应商协同风险：部分供应商信息化水平低，需提供简