人力资源管理手册员工入职离职流程标准化

人力资源管理手册-员工入职离职流程标准化指南一、适用范围与目标本流程标准化指南适用于公司全体全职、兼职员工的入职及离职管理，旨在通过规范化的操作步骤、明确的职责分工和标准化的工具模板，保证入职离职环节的合规性、高效性，同时保障员工与公司的合法权益，减少流程风险，提升人力资源管理质量。二、入职全流程操作细则（一）用人部门需求提出与审批操作内容：用人部门因业务发展或岗位空缺需新增人员时，由部门负责人填写《人员需求申请表》，注明岗位名称、招聘人数、任职资格（学历、经验、技能等）、到岗时间、薪酬预算等关键信息。《人员需求申请表》需经用人部门负责人签字后，提交至人力资源部审核。人力资源部对需求的合理性（如编制匹配度、市场薪酬水平）进行评估，确认无误后报分管领导及总经理审批。责任人：用人部门负责人、人力资源部招聘专员、分管领导、总经理。输出成果：《人员需求申请表》（审批完成版）。（二）招聘与offer发放操作内容：人力资源部根据审批通过的《人员需求申请表》，通过内部推荐、招聘平台、校园招聘等渠道发布招聘信息，筛选简历并组织面试（初试、复试，必要时增加终试）。面试通过后，人力资源部向候选人发放《录用通知书》（offer），明确岗位名称、所属部门、薪酬标准（基本工资、绩效工资等）、入职时间、工作地点、需提交的入职材料（证件号码复印件、学历学位证书、离职证明、体检报告等）及失效期限。候选人确认接受offer后，人力资源部与候选人沟通入职细节，并同步用人部门做好入职准备。责任人：人力资源部招聘专员、用人部门面试官、候选人。输出成果：《录用通知书》（候选人签字确认版）、《面试评估表》。（三）入职前准备人力资源部准备：根据候选人入职时间，提前准备劳动合同、员工手册、保密协议、岗位职责说明书等文件，保证合同条款符合《劳动合同法》规定。为员工办理工牌、门禁卡、邮箱、企业等办公账号，协调IT部门配置办公电脑、电话等设备。预约入职引导时间，安排入职引导人（通常为用人部门资深员工或HRBP）。用人部门准备：确认员工工位、办公文具（文具、文件夹等），安排入职引导人对接。准备部门岗位职责、工作流程、近期项目资料等，帮助新员工快速熟悉工作。员工准备：按offer要求提交入职材料原件及复印件，保证材料真实有效（如离职证明需加盖原单位公章）。按指定时间到公司办理入职手续，如有特殊情况需提前3个工作日与人力资源部沟通。责任人：人力资源部入职专员、用人部门负责人、员工。输出成果：入职材料清单（员工提交）、办公账号开通记录、工牌/门禁卡领取登记表。（四）入职当日办理操作内容：资料核对：人力资源部员工核对入职材料原件与复印件是否一致，确认无误后留存复印件，原件退还员工。信息登记：指导员工填写《员工入职信息登记表》，包含个人基本信息、紧急联系人、银行卡信息（用于薪资发放）、社保公积金缴纳信息等。合同签订：人力资源部向员工解释劳动合同条款，双方签字盖章，员工留存一份合同原件。入职引导：入职引导人带领员工熟悉公司环境（办公区、会议室、茶水间、卫生间等），介绍团队成员，讲解公司规章制度（考勤、请假、加班等）、安全注意事项（消防通道、用电安全等）。办公用品发放：人力资源部或用人部门向员工发放工牌、门禁卡、办公文具等，协助登录企业邮箱等系统。责任人：人力资源部入职专员、入职引导人、员工。输出成果：《员工入职信息登记表》（完成版）、劳动合同（签订完成版）、办公用品发放登记表。（五）试用期跟踪与辅导操作内容：试用期内，用人部门负责人需为新员工制定《试用期工作计划》，明确岗位职责、工作目标、考核标准及辅导人。辅导人每周至少与新员工进行1次工作沟通，解答疑问，提供工作指导，并填写《试用期辅导记录表》。人力资源部在试用期结束前10个工作日，提醒用人部门对新员工进行试用期考核（自评+部门评价），考核内容包括工作业绩、工作态度、团队协作等。考核通过者，按流程办理转正手续；考核未通过者，由用人部门提出《试用期延长申请》或《解除劳动合同建议》，人力资源部审核后依法处理。责任人：用人部门负责人、辅导人、人力资源部员工关系专员。输出成果：《试用期工作计划》、《试用期辅导记录表》、《试用期考核表》。（六）转正评估与办理操作内容：员工试用期结束前3个工作日，提交《转正申请表》，附试用期工作总结及自评结果。用人部门根据《试用期工作计划》及员工实际表现，填写《试用期考核表》，提出转正建议，报人力资源部审核。人力资源部对考核结果及转正材料进行复核，确认无误后报分管领导审批。审批通过后，人力资源部与员工签订《劳动合同变更书》（明确转正后薪酬、岗位等），并更新员工信息管理系统，同步社保公积金缴纳基数（如有调整）。用人部门组织转正欢迎会，帮助员工正式融入团队。责任人：员工、用人部门负责人、人力资源部员工关系专员、分管领导。输出成果：《转正申请表》、《试用期考核表》、《劳动合同变更书》、员工信息更新记录。三、离职全流程操作细则（一）离职申请与审批操作内容：主动离职：员工需提前30天（试用期提前3天）向用人部门负责人提交《员工离职申请表》，注明离职原因、预计离职日期、工作交接计划等。用人部门负责人与员工进行离职面谈，知晓离职原因，反馈改进建议，确认离职日期合理性。被动离职：因员工违反公司规章制度、不符合岗位要求或公司业务调整等原因需解除劳动合同的，由用人部门提出《解除劳动合同建议》，附相关证据（如考核记录、违纪说明等），报人力资源部审核，经分管领导及总经理审批后，向员工发出《解除劳动合同通知书》，说明解除原因及依据。责任人：员工、用人部门负责人、人力资源部员工关系专员、分管领导、总经理。输出成果：《员工离职申请表》（主动离职）、《解除劳动合同通知书》（被动离职）、离职面谈记录。（二）工作交接与监督操作内容：员工提交离职申请后，用人部门负责人指定工作交接人（通常为岗位继任者或部门同事），与员工共同制定《工作交接清单》，明确交接内容（工作文件、客户资料、系统账号、资产设备、未完成事项等）、交接时间、交接标准及双方职责。交接过程中，员工需逐项说明工作内容、流程及注意事项，交接人核对无误后在《工作交接清单》上签字确认；涉及重要项目或客户资源的，需由部门负责人监督交接，保证工作连续性。用人部门负责人确认交接完成后，在《工作交接清单》上签字，并提交人力资源部备案。责任人：员工、交接人、用人部门负责人。输出成果：《工作交接清单》（交接双方及部门负责人签字版）。（三）离职手续办理操作内容：资产归还：员工将工牌、门禁卡、办公电脑、手机、钥匙等公司资产交至人力资源部，填写《资产归还清单》，双方签字确认。系统权限关闭：人力资源部通知IT部门关闭员工的企业邮箱、OA系统等账号权限，保证信息安全。财务结算：员工到财务部确认借款、报销等事项是否结清，填写《财务确认单》；人力资源部统计员工未发工资、未休年假折算工资（按国家及公司规定），提交财务部核算。社保公积金停缴：人力资源部在员工离职当月办理社保公积金停缴手续，保证次月不再产生费用。责任人：员工、人力资源部入职专员、IT部门、财务部。输出成果：《资产归还清单》、《财务确认单》、系统权限关闭记录、社保公积金停缴证明。（四）薪资结算与劳动关系解除操作内容：财务部在员工离职后15个工作日内完成薪资核算，包含未发工资、绩效工资（按考核结果发放）、未休年假工资（如适用）等，提交人力资源部审核。人力资源部审核薪资明细无误后，与员工确认《薪资结算确认表》，员工签字确认后，财务部通过银行转账发放薪资（如遇节假日，顺延至最近工作日）。主动离职员工：人力资源部在员工办理完所有离职手续后，出具《离职证明》（注明入职日期、离职日期、岗位名称等，不包含薪资评价等敏感信息），加盖公司公章，员工领取一份。被动离职员工：人力资源部在解除劳动合同当日出具《解除劳动合同证明》，注明解除原因及依据，员工领取一份。责任人：财务部、人力资源部员工关系专员、员工。输出成果：《薪资结算确认表》（员工签字版）、《离职证明》或《解除劳动合同证明》、薪资发放记录。（五）离职员工信息归档与反馈操作内容：人力资源部将离职员工的入职材料、劳动合同、离职申请表、工作交接清单、薪资结算证明等资料整理归档，保存期限不少于国家规定年限（如劳动合同保存期限为离职后2年）。用人部门负责人在员工离职后1周内，填写《离职员工反馈表》，反馈员工工作表现、离职原因分析及改进建议，提交人力资源部作为人力资源管理优化的参考。人力资源部定期对离职数据进行统计分析（如离职率、离职原因分布），形成《离职分析报告》，为公司管理决策提供支持。责任人：人力资源部档案管理员、用人部门负责人、人力资源部数据分析专员。输出成果：离职员工档案（完整版）、《离职员工反馈表》、《离职分析报告》。四、标准化模板工具（一）入职类模板《员工入职信息登记表》主要字段：姓名、性别、出生日期、证件号码号、联系方式、紧急联系人及电话、学历、学位、专业、工作经历、婚姻状况、银行卡号（开户行、户名、账号）、社保公积金缴纳信息、入职日期、岗位名称、所属部门、直接上级、合同期限、试用期期限等。《试用期工作计划》主要字段：员工姓名、岗位名称、所属部门、试用期期限、工作目标（按月分解）、岗位职责描述、考核标准（量化指标）、辅导人、计划制定日期、部门负责人签字、HRBP签字等。《转正申请表》主要字段：员工姓名、入职日期、试用期期限、岗位名称、所属部门、试用期工作总结（主要业绩、收获、不足）、自评结果、转正后期望（岗位、薪酬等）、部门负责人评价、人力资源部审核意见、分管领导审批意见等。（二）离职类模板《员工离职申请表》主要字段：员工姓名、工号、所属部门、岗位名称、入职日期、预计离职日期、离职原因（个人/公司）、工作交接计划（简要）、员工签字、部门负责人意见、人力资源部意见、分管领导审批意见等。《工作交接清单》主要字段：交接内容（文件资料、系统账号、资产设备、客户资源、未完成事项等）、数量/规格、交接日期、交接人签字、接收人签字、监督人签字、备注等。《薪资结算确认表》主要字段：员工姓名、工号、离职日期、未发工资（基本工资、绩效工资、补贴等）、未休年假天数及折算工资、借款金额、报销金额、实发工资、员工签字、财务部签字、人力资源部签字等。五、关键执行要点（一）合规性优先入职流程需严格遵守《劳动合同法》规定，自用工之日起1个月内必须签订书面劳动合同，避免未签合同用工风险。离职流程需保证解除劳动合同的原因合法（如员工违纪需有充分证据），经济补偿金计算符合法律规定（N/N+1/2N等）。社保公积金需在员工入职30日内办理缴纳手续，离职当月及时停缴，避免漏缴、断缴风险。（二）信息准确性保障入职信息登记表需员工本人填写，保证信息真实无误（如证件号码号、银行卡号），避免因信息错误导致薪资发放、社保缴纳异常。离职手续办理中，资产归还清单、工作交接清单需双方签字确认，避免后续资产丢失或工作交接不清引发的纠纷。（三）时效性管理offer发放需在面试通过后3个工作日内完成，避免候选人等待时间过长接受其他offer。入职手续办理需在员工到岗当日完成，合同签订最晚不