机关单位文秘档案管理规范操作手册

机关单位文秘档案管理规范操作手册一、档案收集规范档案收集是管理的基础，需确保应归尽归、完整准确。（一）收集范围1.文书档案：各类公文（请示、报告、通知、决定等）、会议材料（纪要、议程、讲话稿）、工作计划总结、规章制度、合同协议、表彰文件等。2.业务档案：业务办理过程中的审批表单、调研成果、统计报表、项目台账、检查记录等。3.声像档案：工作活动照片（含说明：时间、地点、人物、事由）、会议/培训录音录像、电子文件（PDF、Word、Excel等，需保留元数据）。4.实物档案：奖牌、证书、停用印章、公务礼品等（附文字说明：来源、时间、事由）。（二）收集流程1.部门归档：各业务部门指定档案员，每年一季度前整理上一年度文件，按“年度-业务类型-保管期限”排序，填写《档案移交清单》（含文号、标题、日期、页数、期限等）。2.移交审核：文秘部门审核文件完整性（无缺页、漏签）、准确性（文号/日期清晰）、系统性（业务逻辑连贯），不符合则退回补充。3.正式移交：审核通过后，双方签字确认《档案移交清单》（部门、文秘各存1份），完成移交。二、档案整理规范整理需遵循“分类科学、组卷合理、编目清晰”原则，便于检索利用。（一）分类方法采用“年度—机构（问题）—保管期限”三级分类：年度：按文件形成的公历年度划分（跨年度办结的文件，归入办结年度）。机构/问题：机关内部按科室职能（如办公室、人事科）分类；或按主题（如“党建”“行政”“业务”）分类。保管期限：分“永久”“30年”“10年”（依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）。（二）组卷与排列1.组卷：同一类别、年度、期限的文件按业务关联组卷（如“2023年办公室行政文件卷”）。卷内文件按“重要程度/时间顺序”排列：正文在前、附件在后；批复在前、请示在后；定稿在前、草稿在后（若有）。2.编号：案卷档号格式为“年度-部门代码-期限代码-卷号”（如“____（办公室）-Y（永久）-001”）。（三）编目与装订1.卷内文件目录：逐件填写序号、文号、责任者、标题、日期、页数、备注（无标题文件需拟写标题，如“关于XX会议的通知”）。2.备考表：记录卷内文件变化（补充/移出）、整理人、检查人、日期。3.装订：去除金属物，破损文件用无酸纸修复；采用“三孔一线”或无酸胶装，保持文件平整。三、档案保管规范保管需兼顾实体安全与期限管理，延长档案寿命。（一）保管场所要求1.库房环境：专用库房远离水源、热源，安装防火（灭火器、烟感）、防盗（监控、门禁）、防虫（防虫药）、防潮（空调、除湿机）设备；温湿度控制在温度14-24℃、湿度45%-60%，定期记录。2.档案装具：使用无酸档案盒、档案柜，柜内放置防虫剂（定期更换）；档案盒标注档号、年度、部门、期限，整齐排列。（二）保管期限管理1.期限划分：永久：章程、年度总结、重要合同、人事任免等。30年：项目审批、审计报告、干部档案（部分）等。10年：一般性文件、会议记录、统计报表等。2.鉴定与销毁：每10年组织鉴定小组（文秘、业务、纪检人员）审核到期档案；无价值的编制《档案销毁清册》，经单位领导审批后，两人监销，销毁后签字确认。四、档案利用规范利用需平衡“便捷服务”与“安全管控”，发挥档案价值。（一）利用方式1.查阅：在档案阅览室查阅，登记《档案查阅登记表》（含查阅人、事由、档案编号、时间）。2.借阅：仅限内部人员，填写《档案借阅单》（部门领导审批），期限≤15天，逾期需续借；归还时检查完整性。3.复制：提供复印件需审批（注明用途），涉密档案禁止复制；电子档案复制需留存日志。（二）利用服务1.编研工作：定期编制《档案利用指南》《专题文件汇编》（如“党建材料汇编”“项目案例集”），优化检索效率。2.专题服务：为调研、审计、巡察提供专题档案（如整理近5年项目档案，形成《项目审批台账》）。3.利用统计：每月统计利用次数、类型、效果，分析高频需求，优化管理策略。五、档案安全管理安全管理涵盖实体安全与信息安全，防范风险。（一）实体安全1.防盗：库房安装监控、门禁，钥匙专人保管；非工作时间锁闭。2.防火：配备灭火器、烟感报警器，禁止库房吸烟、使用明火，定期检查电路。3.防灾害：制定防汛/防台风预案，雨季前检查库房防水，档案柜底部垫高（≥10cm）。（二）信息安全1.电子档案：实行“双套制”（纸质+电子），电子档案异地备份（至少2份），加密存储，设置访问权限（只读/编辑）。2.涉密档案：单独保管，借阅需经保密委员会审批；查阅时在涉密阅览室，禁止拍照、复制，归还时检查。（三）应急处置1.应急预案：制定《档案安全应急预案》，明确火灾、水灾、失窃等处置流程（如火灾时优先抢救档案，水灾时转移至高处）。2.演练与培训：每年组织1次应急演练，培训档案员掌握灭火、防水、档案抢救技能。结语文秘档