合同审查与签署标准化流程模板

合同审查与签署标准化流程模板一、适用范围与业务场景本流程适用于公司各类对外合同的审查、签署与归档管理，涵盖采购合同、服务合同、租赁合同、合作协议、销售合同等类型。旨在通过标准化操作规范合同管理全流程，防范法律风险、财务风险及商业风险，保证合同条款合规、权责清晰，保障公司合法权益。适用于业务部门发起需求、法务部门审查、财务部门审核、管理层审批及最终签署的协同工作场景。二、标准化操作流程（一）合同需求发起责任主体：业务部门（如采购部、销售部、项目部等）。操作内容：业务部门根据业务需求，明确合同标的、数量/服务范围、质量标准、价款及支付方式、履行期限、对方主体信息等核心要素。填写《合同需求申请表》（详见模板1），附上对方主体资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等）、业务背景说明及相关附件（如技术规格书、报价单等）。部门负责人对需求的合理性与必要性进行初审，签字确认后提交至法务部。（二）合同起草责任主体：业务部门或法务部（根据公司规定，重大合同由法务部主导起草，一般合同可由业务部门起草后交法务部审核）。操作内容：使用公司标准化合同模板（无模板时参考行业通用范本），按《合同需求申请表》内容起草合同条款。合同内容需包含以下核心要素：合同主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）、标的描述（具体、可量化）、权利义务条款、价款及支付方式（含税率、账户信息）、履行期限/地点/方式、违约责任（明确违约情形及赔偿标准）、争议解决方式（建议约定诉讼/仲裁管辖地）、保密条款、不可抗力、合同生效条件等。起草完成后，形成合同初稿及起草说明（如条款特殊设计理由）。（三）内部多部门审查责任主体：法务部（牵头）、财务部、业务部门及相关部门（如技术部、风控部等）。操作内容：法务审查：重点审查合同合法性（是否符合法律法规、监管要求）、条款完整性（是否遗漏核心要素）、权责对等性（双方权利义务是否平衡）、法律风险点（如违约责任是否明确、争议解决方式是否有效）、用词规范性（避免歧义表述）。法务部填写《合同审查意见表》（详见模板2），提出修改建议并反馈至起草部门。财务审查：重点审查价款及支付方式的合理性（是否符合公司预算、资金审批流程）、税务条款合规性（发票类型、税率是否正确）、财务风险点（如预付款比例、质保金约定是否合理）。财务部签署审查意见后反馈至法务部。业务/技术审查：业务部门确认合同内容是否符合业务需求，技术部门（如涉及）确认技术标准、验收条件等是否可行，保证条款具备可操作性。修改与反馈：起草部门根据审查意见修改合同，重大修改需重新提交相关部门审查，直至所有审查部门无异议。（四）外部沟通与最终确认责任主体：业务部门、法务部（必要时）。操作内容：业务部门与合同对方就审查后的合同条款进行沟通协商，重点说明修改内容及理由，争取对方确认。对方提出异议的，由业务部门与法务部共同协商调整，调整后需重新履行内部审查程序（如涉及重大条款变更）。双方就最终合同文本达成一致，形成定稿，由对方加盖公章/合同章（自然人签字）并签署日期。（五）审批权限与签署授权责任主体：管理层（根据合同金额、类型确定审批层级）、法定代表人或授权代表。操作内容：根据《合同审批权限表》（详见模板3）履行审批流程：一般合同由业务部门负责人、法务部负责人、财务部负责人联签后报分管副总审批；重大/涉外合同需提交总经理审批。审批通过后，由法定代表人或其书面授权的授权代表签署合同（授权委托需明确签署权限、期限及合同范围）。签署时需保证合同文本与定稿一致，避免空白条款或手写修改（确需修改的，需双方在修改处盖章/签字确认）。（六）合同归档与管理责任主体：档案管理部门、业务部门。操作内容：合同签署后3个工作日内，由业务部门将合同正本（一式N份，根据实际需求确定）及附件（如审批单、审查意见表等）提交至档案管理部门归档。档案管理部门对合同进行编号、登记（录入合同管理系统），建立合同台账，记录合同名称、编号、签署日期、对方主体、履行期限、金额、负责人等信息。业务部门留存合同副本及电子版，负责跟踪合同履行进度（如付款、交付、验收等），并及时向法务部、财务部反馈履行异常情况。三、关键表单与模板示例模板1：合同需求申请表申请部门申请人申请日期合同名称合同类型对方主体信息名称：_________________________统一社会信用代码：_________________________地址：_________________________联系人及电话：_________________________需求内容1.标的：_________________________2.数量/服务范围：_________________________3.质量标准：_________________________4.履行期限：_________________________5.其他特殊要求：_________________________价款及支付方式合同总金额：_________________________支付方式：□一次性□分期（分期说明：_________________________）发票要求：_________________________附件清单□对方资质文件□报价单□技术规格书□其他：_________________________部门负责人审批签字：_________________________日期：_________________________法务部接收意见签字：_________________________日期：_________________________模板2：合同审查意见表合同名称合同编号审查部门□法务□财务□业务□技术审查人审查日期审查项目审查内容审查意见修改建议主体资格审查对方营业执照、资质文件、授权委托书是否有效、是否在有效期内□符合□不符合（说明：_________________________）□补充资质文件□核实授权范围□其他：_________________________核心条款完整性是否明确标的、价款、履行期限、违约责任、争议解决等核心要素□完整□不完整（缺失：_________________________）补充_________________________条款法律风险点条款是否存在歧义、是否违反法律法规、违约责任是否明确可执行□无风险□低风险□高风险（说明：_________________________）修改_________________________条款为：_________________________财务合规性价款是否合理、支付方式是否符合预算、税务条款是否清晰□合规□不合规（问题：_________________________）调整_________________________；明确发票类型为_________________________其他意见审查结论□通过，按此条款签署□修改后复审□不通过，建议终止协商模板3：合同审批权限表（示例）合同类型金额（人民币）审批流程一般采购合同≤10万元业务部门负责人→法务部负责人→财务部负责人→分管副总一般采购合同10万-50万元业务部门负责人→法务部负责人→财务部负责人→分管副总→总经理重大服务合同≥50万元业务部门负责人→法务部负责人→财务部负责人→分管副总→总经理→董事会（如需）涉外合同任何金额业务部门负责人→法务部负责人→财务部负责人→分管副总→总经理→董事会四、风险控制与执行要点主体资格审查“三查”原则：查营业执照（是否在有效期内、经营范围与合同是否匹配）、查资质许可（如行业特殊资质是否齐全）、查授权委托（签署人是否获得有效授权，避免无权代理风险）。条款严谨性要求：避免使用“大约”“尽可能”等模糊表述，价款、数量、期限等需量化；违约责任需明确具体金额或计算方式，避免“承担相应责任”等笼统条款；争议解决方式优先约定公司所在地法院或仲裁机构管辖。审批权限不可逾越：严禁越级审批或化整为零规避审批，审批人需对审批意见的合规性、合理性负责；合同签署前需核对审批流程是否完整，审批手续不全不得签署。签署过程规范：合同文本需为最终定稿，签署页需填写完整（包括日期、公司全称、盖章/签字清晰）；授权代表签署时需核验授权委托书原件，留存复印件归档。履行跟踪与风险预警：业务部门需建立合同履行台账，定期跟踪履行进度（如付款节点、交付验收情