采购与供应商管理标准化流程模板

采购与供应商管理标准化流程模板第一章适用范围与应用场景本模板适用于各类企业（尤其是制造业、零售业、服务业等有稳定采购需求的组织）的采购与供应商管理工作，旨在解决企业采购流程不规范、供应商评估随意、成本控制困难、绩效管理不透明等问题。通过标准化流程的落地，可实现采购活动全流程的可视化、规范化与高效化，降低采购风险，优化供应商结构，提升供应链整体效能。典型应用场景包括：日常生产物料采购、办公用品采购、服务类项目采购、新供应商引入、现有供应商年度评估等。第二章标准化流程操作步骤第一节需求确认与计划阶段步骤1：采购需求提报责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）操作说明：需求部门根据业务需求（如生产计划、项目执行、日常运营），填写《采购需求申请表》（详见第三章模板一），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额等关键信息。需求描述需具体、清晰，避免使用“一批”“若干”等模糊表述；若涉及技术参数，需附技术规格书或图纸作为附件。需求部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核签字后，提交至采购部。步骤2：需求审核与预算确认责任主体：采购部、财务部操作说明：采购部收到需求申请后，重点审核需求的合理性（如是否符合生产计划、是否存在重复采购）、规格参数的准确性以及预算的合规性。财务部对预算金额进行复核，确认是否符合公司预算管理规定；若超预算，需求部门需提交《超预算说明》，经总经理*审批后方可推进。审核通过后，采购部在《采购需求申请表》中签字确认，反馈至需求部门。步骤3：采购计划制定责任主体：采购部操作说明：采购部汇总审核通过的需求，按采购品类、优先级、交付时间等维度，制定《月度/季度采购计划》，明确采购方式（如招标、询比价、单一来源等）、时间节点及责任人。采购计划需提交至采购经理审核，总经理审批后执行。第二节供应商寻源与筛选阶段步骤1：供应商信息收集责任主体：采购部操作说明：通过公开招标（如采购网、行业招标平台）、行业推荐（如行业协会、商会）、供应商自荐、历史合作方库等渠道，收集潜在供应商信息。收集内容需包括：供应商营业执照、生产/经营许可证、相关资质证书（如ISO9001、ISO14001等）、产品/服务案例、报价单等。步骤2：供应商初步筛选责任主体：采购部操作说明：采购部根据采购需求（如品类、质量标准、预算），对收集到的供应商进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商（如无相关资质、产能不足、过往存在严重不良记录等）。筛选后形成《候选供应商名单》（一般不少于3家，对于单一来源采购需提供书面说明）。步骤3：供应商实地考察责任主体：评估小组（采购部牵头，邀请品管部、技术部、需求部门代表组成）操作说明：对候选供应商进行实地考察，重点核实：生产/经营场所的稳定性、生产设备与技术能力、质量管理体系运行情况、仓储物流条件、财务状况（如资产负债率、现金流等）及供货保障能力。考察过程需填写《供应商实地考察记录表》，拍摄现场照片（如生产车间、仓库、质检设备等）作为附件，并由考察小组成员签字确认。步骤4：供应商综合评估责任主体：评估小组操作说明：评估小组根据《供应商综合能力评估表》（详见第三章模板二），对候选供应商进行量化打分，评估维度包括：资质文件（20分）、生产能力（25分）、质量体系（20分）、财务状况（15分）、行业经验（10分）、服务响应（10分）。总分≥90分为“优秀”，70-89分为“合格”，＜70分为“不合格”。评估结果经采购经理审核后，确定合格供应商，纳入《合格供应商名录》，并报总经理审批。第三节采购执行与合同管理阶段步骤1：询价与比价责任主体：采购部操作说明：采购部向《合格供应商名录》内的供应商发出《询价单》，明确采购需求、报价要求（如报价包含税费、运费等）、报价截止时间。收集至少3家合格供应商的报价单，填写《比价分析表》（可包含价格、交期、付款方式、质量保障等对比项），选择性价比最优的供应商。步骤2：确定供应商与谈判责任主体：采购部、法务部操作说明：采购部根据比价结果，初步确定意向供应商，并与供应商就价格、交货期、付款方式、质量标准、违约责任等条款进行谈判。谈判需形成《谈判纪要》，明确双方一致的关键条款，作为合同签订的依据。步骤3：合同签订责任主体：采购部、法务部、供应商操作说明：采购部根据谈判结果，拟定《采购合同》（详见第三章模板三），合同内容需包括：供需双方信息、采购物品/服务明细、数量、单价、总金额、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款方式、违约责任、争议解决方式等。法务部对合同条款进行合规性审核，重点检查法律风险、权利义务对等性等。审核通过后，由双方授权代表签字盖章（合同需加盖公司公章或合同专用章），正本至少一式两份，供需双方各执一份。步骤4：订单下达与交付跟踪责任主体：采购部操作说明：采购部根据合同签订情况，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、交付时间、交付地点、联系人等信息。供应商发货前，需提供《发货清单》（注明产品名称、规格、数量、批次号等），采购部核对无误后方可发货。采购部全程跟踪物流进度，保证货物按期交付；若出现延迟，需及时与供应商沟通，并评估对业务的影响。第四节供应商绩效评估阶段步骤1：数据收集责任主体：采购部、品管部、使用部门操作说明：采购部收集供应商的交货准时率（实际交货日期/约定交货日期）、订单完成率（完成订单数/总订单数）等数据。品管部收集供应商的产品/服务合格率（合格数量/总交付数量）、质量问题整改及时率等数据。使用部门收集供应商的服务响应速度（问题反馈至解决的时间）、配合度等数据。步骤2：绩效评分责任主体：评估小组操作说明：评估小组每季度/年度对供应商进行绩效评估，填写《供应商季度/年度绩效评分表》（详见第三章模板四），评估指标包括：交货准时率（30分）、产品质量合格率（30分）、价格竞争力（20分）、服务响应速度（10分）、配合度（10分）。总分≥90分为“优秀”，70-89分为“合格”，60-69分为“待改进”，＜60分为“不合格”。步骤3：结果应用责任主体：采购部、管理层操作说明：优秀供应商：给予订单倾斜（如优先分配采购份额）、付款周期缩短、年度优秀供应商评选等激励。合格供应商：维持现有合作，持续关注绩效表现。待改进供应商：发出《供应商整改通知书》，明确整改项、整改期限及验收标准；整改后复评仍不合格的，降级为“观察期”供应商。不合格供应商：从《合格供应商名录》中清除，终止合作，并记录在供应商黑名单中。第五节供应商关系优化阶段步骤1：定期沟通责任主体：采购部、供应商操作说明：每季度召开供应商沟通会，反馈季度绩效评估结果，听取供应商对合作过程的意见与建议。建立月度沟通机制，针对日常合作中的问题（如交货延迟、质量异议）及时沟通解决。步骤2：协同改进责任主体：采购部、技术部、品管部、供应商操作说明：针对供应商绩效中的薄弱环节（如合格率低、响应慢），组织跨部门协同改进小组，帮助供应商分析原因，提供技术或管理支持。对优秀供应商，开展联合研发、流程优化等深度合作，提升供应链整体竞争力。步骤3：风险预警与退出管理责任主体：采购部、财务部、法务部操作说明：建立供应商风险预警机制，定期监控供应商的财务状况（如逾期账款、重大债务）、法律风险（如诉讼、行政处罚）、经营风险（如停产、破产）等，发觉异常及时启动应急预案。对于需退出的供应商，提前30天发出《合作终止通知书》，明确终止原因、剩余订单处理方式、货款结算等事项，保证平稳过渡。第三章核心模板表格模板一：采购需求申请表需求部门申请人需求编号需求名称申请日期采购物品/服务明细规格型号单位预算金额元期望交付时间技术参数/要求（可附页）审批意见部门负责人签字：日期：采购部审核意见：签字：日期：财务部预算确认：签字：日期：总经理审批意见：签字：日期：模板二：供应商综合能力评估表供应商名称评估日期联系人联系方式评估维度评分标准得分资质文件（20分）营业执照、生产许可证、相关资质证书齐全，且在有效期内（20分）；缺一项扣5分，扣完为止。生产能力（25分）生产设备先进，产能满足需求（10分）；生产计划合理，交期保障能力强（10分）；仓储物流条件完善（5分）。质量体系（20分）通过ISO9001等质量体系认证（10分）；质检流程规范，有完善的质量追溯机制（10分）。财务状况（15分）资产负债率≤60%（5分）；现金流稳定，无重大债务风险（5分）；近3年无严重财务违规（5分）。行业经验（10分）有3年以上同类产品/服务供应经验（10分）；案例丰富，合作方口碑良好（5分）。服务响应（10分）售后服务团队完善，响应及时（5分）；问题解决率高，配合度好（5分）。总分评级：□优秀（≥90分）□合格（70-89分）□不合格（＜70分）评估小组意见：评估小组成员签字：采购部：*品管部：*技术部：*日期：审批意见：采购经理签字：总经理签字：日期：模板三：采购合同（简化版）合同编号签订日期采购方名称：地址：联系人：*电话：供应商名称：地址：联系人：*电话：采购物品/服务明细规格型号单位合计金额大写：小写：质量标准：□国标（GB/T）□行标（HB/X）□企标（Q/XX-）□其他（需注明）：交付要求交付时间：年月日前交付地点：运输方式：□采购方自提□供应商送货□物流配送（运费承担方：）验收方式数量验收：到货后3个工作日内核对质量验收：按质量标准验收，验收合格后出具《验收报告》付款方式□预付%，验收合格后付%，质保期满付%□货到付%，验收合格后付%，质保期满付%质保期：个月违约责任1.供应商延迟交货，每延迟1日按合同总额的0.5%支付违约金，累计不超过总额的10%；延迟超过15日，采购方有权解除合同。2.产品质量不合格，供应商应在7日内更换或退货，并承担由此造成的损失；累计出现2次质量不合格，采购方有权终止合作。3.采购方逾期付款，每延迟1日按应付金额的0.5%支付违约金。争议解决因本合同引起的争议，双方应友好协商解决；协商不成的，提交采购方所在地人民法院诉讼解决。其他约定：生效条件：双方签字盖章后生效采购方（盖章）：供应商（盖章）：授权代表签字：*授权代表签字：*日期：年月日日期：年月日模板四：供应商季度绩效评分表供应商名称评估季度年第季度评估指标权重评分标准得分交货准时率30%100%准时得30分，每延迟1%扣2分，延迟超过10%得0分。产品质量合格率30%100%合格得30分，每降低1%扣2分，合格率低于90%得0分。价格竞争力20%低于市场平均价5%以上得20分，与市场均价持平得15分，高于市场均价5%以内得10分，高于5%以上得0分。服务响应速度10%24小时内响应得10分，48小时内响应得5分，超过48小时得0分。配合度10%积极配合需求变更、问题解决得10分，配合一般得5分，不配合得0分。总分100%评级：□优秀（≥90分）□合格（70-89分）□待改进（60-69分）□不合格（＜60分）改进建议：采购部签字：*品管部签字：*使用部门签字：*日期：年月日第四章关键控制点与风险提示第一节需求阶段控制要点风险：需求描述模糊导致采购物品/服务与实际需求不符；超预算采购增加成本压力。控制措施：需求部门需提供详细的技术参数或样品；采购部联合财务部严格审核预算，超预算需经充分审批。第二节供应商阶段控制要点风险：供应商资质造假、实地考察流于形式、评估过程主观随意。控制措施：资质文件需核实原件并留存复印件；实地考察需多部门参与，记录关键信息；评估采用量化打分，避免个人偏好。第三节合同阶段控制要点风险：合同条款不严谨导致法律纠纷；付款方式与实际履约进度不匹配。控制措施：法务部审核合同核心条款；付款节点与交付、验收结果挂钩，避免预付比例过高。第四节绩效阶段控制要点风险：数据收集不及时、评分标准不统一导致评估结果失真；评估结果未有效应用。控制措施：明确数据收集责任部门与时间节点；制定统一