机关单位电子资料档案管理办法

机关单位电子资料档案管理办法为适应信息化发展需求，规范机关单位电子资料档案的收集、管理、利用与安全防护工作，保障电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，依据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等法律法规及行业标准，结合本单位实际工作情况，制定本管理办法。一、管理原则与职责分工（一）管理原则电子资料档案管理遵循依法依规、安全优先、便捷利用、全程管控的原则，确保电子资料从形成、归档到销毁的全生命周期管理规范有序，既满足日常工作查阅需求，又严格防范信息泄露与篡改风险。（二）职责分工1.档案管理部门：统筹电子资料档案管理工作，制定管理制度与操作规范，组织档案的接收、整理、鉴定、利用及销毁工作；指导业务部门开展电子资料的形成与归档，定期开展档案管理培训与检查。2.业务部门：负责本部门电子资料的日常形成、积累与初步整理，按要求向档案管理部门移交归档资料；确保电子资料形成过程中的元数据完整、格式规范，对资料的真实性、准确性负责。3.信息技术部门：保障电子档案管理系统的稳定运行，提供技术支持（如存储设备维护、数据备份、安全防护等）；协助档案管理部门开展电子资料的格式转换、系统迁移等技术工作，定期对档案系统进行安全检测与升级。二、电子资料的形成与归档管理（一）收集范围机关单位电子资料档案的收集范围涵盖：公文类：以电子形式形成的请示、报告、批复、通知等正式文件及签报、会议纪要；业务类：各类统计报表、调研成果、项目方案、验收报告、合同协议等业务过程性资料；会议类：会议议程、讲话稿、录音录像、会议决议等会议相关电子资料；其他类：荣誉证书扫描件、对外宣传资料、电子印章、系统日志等具有保存价值的电子文件。（二）形成要求1.格式规范：电子资料优先采用通用、开放的格式（如PDF、XML、JPEG等），避免使用易失效的专有格式；涉密电子资料需按保密要求采用指定加密格式。2.元数据完整：电子资料形成时应同步记录元数据（如创建人、创建时间、修改记录、文件来源等），确保档案可追溯、可验证。3.版本管理：对需多次修改的电子资料（如文稿、方案），应保留修订痕迹或版本号，明确最终归档版本，避免版本混乱。（三）归档流程1.定期移交：业务部门应在电子资料形成后1个月内（或按项目周期、年度）完成初步整理，通过档案管理系统或指定路径向档案管理部门移交；涉密资料需单独登记、加密移交。2.审核归档：档案管理部门接收资料后，对其完整性、准确性、合规性进行审核，审核通过后完成归档登记，赋予唯一档案编号；审核不通过的，退回业务部门补充完善。三、存储与备份管理（一）存储介质与环境1.电子档案存储应采用安全可靠的专用存储设备（如磁盘阵列、磁带库），涉密档案需存储在符合保密要求的涉密存储介质中，禁止与非涉密存储设备交叉使用。2.存储环境应满足温湿度（温度14-24℃，相对湿度45-60%）、防磁、防尘、防静电等要求，定期检查存储设备的运行状态，及时更换老化介质。（二）备份策略1.定期备份：电子档案应实行“双备份”制度（至少保存两份，一份本地存储，一份异地备份），备份周期不超过1个月；重要业务资料（如财务数据、涉密文件）需实时或按日备份。2.备份验证：每次备份后应通过校验（如MD5、SHA-1）验证数据完整性，确保备份文件与原文件一致；定期开展备份数据的恢复测试，保证灾难发生时可快速恢复。四、利用与共享服务（一）利用方式1.线上查询：通过档案管理系统提供电子档案的在线查阅服务，支持关键词检索、分类浏览等功能；查阅记录应全程留痕，便于追溯。2.线下借阅：因工作需要借阅电子档案（如拷贝、打印），需填写《电子档案借阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门审批后办理，借阅后应在规定时间内归还或销毁副本。（二）权限管理根据岗位性质、工作需求设置档案查阅权限，实行“最小权限”原则：普通工作人员仅限查阅本部门非涉密档案；部门负责人可查阅本部门及关联业务的档案；涉密档案需经单位保密委员会审批，仅限指定人员在涉密环境下查阅。（三）共享规范1.内部共享：跨部门共享电子档案时，需通过档案管理系统发起共享申请，明确共享范围与期限，经双方部门负责人审批后执行。2.对外提供：向外部单位（如上级机关、合作单位）提供电子档案时，需经单位分管领导审批，提供非原始格式的副本，并签订保密协议，禁止对方超范围使用。五、安全与保密措施（一）技术防护1.电子档案管理系统应部署防火墙、入侵检测、防病毒等安全设备，定期更新安全补丁，防范网络攻击与恶意代码入侵。2.涉密电子档案需采用加密存储、传输（如国密算法加密），访问时需进行身份认证（如USBKey、动态口令），确保“进不来、拿不走、改不了、看不懂”。（二）保密管理1.电子资料形成时应同步进行定密审核，明确密级、保密期限与知悉范围；解密期满的资料需及时解密，按普通档案管理。2.严禁在非涉密设备（如个人电脑、公共网络）存储、处理涉密电子档案；工作人员离职或岗位调整时，应移交全部电子档案权限，清除个人设备中的档案副本。（三）应急处置1.制定《电子档案灾难恢复预案》，明确火灾、系统崩溃、数据丢失等突发事件的处置流程，定期（每年至少1次）开展应急演练。2.发生安全事件（如数据泄露、系统故障）时，应立即启动预案，暂停档案系统访问，开展数据恢复与溯源调查，及时向单位保密委员会报告。六、鉴定与销毁机制（一）定期鉴定档案管理部门每5年组织一次电子档案鉴定工作，联合业务部门、信息技术部门对档案的保存价值、完整性进行评估：仍有利用价值的，延长保管期限；无保存价值或保管期满的，按程序予以销毁。（二）销毁要求1.销毁电子档案需填写《电子档案销毁审批表》，经单位分管领导审批后，由档案管理部门、信息技术部门共同执行销