物业业委会会议记录表规范模板

物业与业主委员会（以下简称“业委会”）的会议是社区治理中协调服务、凝聚共识的关键环节，会议记录作为决策过程与结果的书面载体，既是厘清权责、化解纠纷的重要凭证，也是推动社区事务规范化运作的核心工具。一份规范的会议记录表，需兼顾法律合规性与实操指导性，为后续工作推进、责任追溯提供清晰依据。一、会议记录表核心构成要素（一）会议基本信息：锚定会议“身份标识”会议基本信息是记录的“基础骨架”，需精准呈现会议的核心属性：会议时间：填写具体年月日及时段（如“2024年9月5日14:30-16:00”），便于时间线追溯；会议地点：明确具体场地（如“XX小区物业服务中心会议室”），避免模糊表述；会议类型：区分例会、临时会议、专项会议（如“年度预算审议会”），体现会议性质；主持人：填写职务+姓名（如“业委会主任张三”），明确组织责任；记录人：标注记录者姓名（如“业委会秘书李四”），确保责任可追溯；参会人员：分类列举（物业代表、业委会成员、业主代表、特邀嘉宾等），注明人数及关键人员姓名（如“物业代表3人：王五（项目经理）、赵六（客服主管）；业委会成员7人（应到9人，请假2人：钱七、孙八）；业主代表5人”）。（二）会议议程与内容：还原决策“全过程”议程与内容是记录的“核心血肉”，需客观、完整呈现讨论与决策逻辑：1.议题：以“动宾结构”简洁表述（如“审议2024年度物业服务费调价方案”“讨论小区门禁系统升级方案”），避免冗长描述；2.讨论情况：分点记录各方观点（含分歧与共识），语言客观中立（如“物业方提出因人力成本上涨需调价8%，业主代表刘九认为涨幅过高，建议参考周边小区标准；业委会主任张三提议召开业主意见征集会再议”）；3.决议事项：需量化、时限化、责任化，避免模糊表述（如“决议：①业委会于9月15日前通过问卷星征集业主对调价的意见，物业同步提供成本核算明细；②10月10日前召开第二次会议审议最终方案，责任人：业委会秘书李四、物业财务主管周十”）；4.待跟进事项：针对未形成决议的议题，标注后续动作（如“待跟进：物业于9月8日前提供门禁系统升级的三家供应商报价，下次会议审议”）。（三）附件与备注：补充记录“细节项”附件与备注是记录的“延伸脉络”，用于完善信息链条：附件：列举会议关联材料（如“签到表、物业成本核算表、门禁系统报价单”），注明页码或存放路径；备注：说明特殊情况（如“请假人员委托代理人参会：钱七委托邻居吴十一代为表决；临时动议增加‘电梯维修资金使用’议题，经全体参会人员表决通过”）。二、规范填写要点（一）准确性：措辞严谨，避免歧义决议表述需“可验证、可追溯”，如“‘3个工作日内完成公示’优于‘尽快公示’”；讨论记录需区分“观点”与“事实”，避免主观评价（如“业主代表认为服务差”改为“业主代表指出‘2024年7月-8月报修响应超时4次’”）。（二）完整性：覆盖全流程，不留空白需记录会议所有环节（含临时动议、休会讨论），即使议题取消或暂缓，也需标注原因（如“议题‘绿化改造方案’因设计单位未按时提交图纸，暂缓至下次会议”）。（三）规范性：格式统一，签章完备格式：采用“议题-讨论-决议”三段式结构，同一议题内逻辑连贯；签章：会议结束后，主持人、记录人需手写签名（电子记录可采用电子签章），参会人员可选择性签字确认（或附签到表作为凭证）。（四）时效性：及时整理，同步归档会议结束后24小时内完成记录整理，确保内容与现场讨论无偏差；重要决议需同步抄送全体参会方，便于及时执行。三、模板示例（简化版）**会议基本信息**详情----------------------------------------------------------------------------------------------会议时间2024年9月10日15:00-17:00会议地点XX小区业委会办公室会议类型季度工作例会主持人业委会主任张三记录人业委会秘书李四参会人员物业（3人：王五、赵六、周十）；业委会（7人，请假2人）；业主代表（5人）**会议议程与内容**详情------------------------------------------------------------------------------------------------议题1：小区公共收益公示讨论：物业提交Q3公共收益明细（停车费XX元、广告收入XX元），业主代表要求公示账单原件。

决议：物业于9月15日前在公告栏张贴账单扫描件，业委会同步在公众号发布，责任人：王五，时限：9月15日。议题2：电梯维保方案讨论：维保公司建议增加半月检项目，费用增加XX元/月。业委会认为需评估必要性。

待跟进：业委会委托第三方机构于9月20日前出具评估报告，下次会议审议。**附件与备注**详情------------------------------------------------------------------------------------------------附件1.公共收益明细表（P1）；2.电梯维保报价单（P2）备注请假人员：钱七、孙八；临时动议：无四、使用与管理建议（一）存档要求：双轨备份，长期保管纸质版：按年度编号装订（如“2024年第3季度会议记录-003”），存放于业委会档案柜，保管期限不低于物业服务合同期限；电子版：加密存储（如PDF格式），定期备份至云盘或移动硬盘，防止数据丢失。（二）查阅机制：公开透明，依规使用业主可凭身份证、房产证（或租赁合同）向业委会申请查阅会议记录（涉及隐私的个人信息需脱敏）；涉及业主共同利益的重大决议（如物业费调整、维修资金使用），需在小区公告栏公示不少于7日。（三）修订完善：动态适配，合规升级根据《物业管理条例》《业主大会和业主委员会指导规则》等法规调整模板，结