会议室文明使用规范制度

PAGE会议室文明使用规范制度一、总则1.目的为了规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，营造文明、有序的会议环境，特制定本规范制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于大型会议室、中型会议室、小型会议室以及临时借用的外部会议室。3.基本原则会议室使用应遵循公平、公正、公开的原则，确保各部门和员工都能合理使用。使用者需爱护会议室设施设备，保持会议室整洁卫生，文明使用会议室资源。二、会议室使用申请与审批1.申请流程各部门或员工如需使用会议室，应提前填写《会议室使用申请表》，详细注明使用时间、会议主题、参会人数等信息。将申请表提交至行政部门或指定的会议室管理负责人处。2.审批权限一般会议申请由部门负责人审批，审批通过后交行政部门安排会议室。重要会议、跨部门会议或涉及公司高层领导的会议，需经公司分管领导或总经理审批。行政部门根据审批结果，在会议室使用系统或日程安排中进行相应的登记和安排，并及时反馈申请人。3.申请时间要求为确保会议室资源的合理安排，原则上应提前[X]个工作日提交申请。特殊情况需紧急使用会议室的，应尽量提前[X]小时申请，并说明原因。三、会议室使用安排1.优先安排原则根据会议的重要性、紧急程度以及参会人数等因素进行会议室的优先安排。重要且参会人数较多的会议优先安排大型会议室；一般性会议可安排中型或小型会议室。2.资源共享在不冲突的情况下，鼓励各部门之间共享会议室资源，提高会议室的使用效率。行政部门应及时协调各部门之间的会议室使用需求，避免资源闲置或浪费。3.临时调整如因特殊情况需要调整已安排的会议室，行政部门应提前通知相关部门和参会人员，并说明调整原因和新的会议室安排。被调整会议室的使用部门和人员应积极配合，确保会议的顺利进行。四、会议室使用规范1.使用时间规范使用者应严格按照申请批准的时间使用会议室，不得提前或推迟进入会议室。如有特殊情况需要提前或延长使用时间，应提前与行政部门沟通并获得批准。会议结束后，使用者应及时清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭电器设备、照明灯具等，并在规定时间内离开会议室。2.人员行为规范参会人员应遵守会议纪律，按时到达会议室，不得迟到、早退。会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会议室，以免影响会议进行。保持会议室安静，不得在会议室内大声喧哗、争吵或进行与会议无关的活动。如需讨论问题，应轻声交流，避免干扰其他会议室或人员。爱护会议室设施设备，不得随意损坏、拆卸或移动会议室的桌椅、投影仪、音响设备等。如发现设施设备有损坏或故障，应及时通知行政部门进行维修。3.环境卫生规范使用者应保持会议室的环境卫生，会议期间不得在会议室内吸烟、吃零食、乱扔垃圾等。会议结束后，应将垃圾带走，保持会议室整洁干净。如需使用会议室的茶水服务，应在指定区域进行操作，不得将茶水洒在会议桌上或地面上。使用完毕后，应及时清理茶具，保持桌面整洁。五、会议室设施设备管理1.设施设备配备行政部门应根据会议室的规模和使用需求，配备相应的设施设备，如投影仪、音响设备、麦克风、桌椅、白板、笔、纸等。定期对会议室设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。如发现设施设备有损坏或故障，应及时安排维修或更换。2.设备使用培训行政部门应定期组织会议室设施设备的使用培训，使员工熟悉设备的操作方法和注意事项，提高设备的使用效率和安全性。对于新入职员工或不熟悉设备操作的员工，应在其首次使用会议室前进行必要的培训和指导。3.设备借用与归还如需借用会议室的设施设备，应提前向行政部门申请，并填写《设施设备借用申请表》。行政部门根据申请情况进行审批，并安排设备借用事宜。借用人员应妥善保管借用的设施设备，不得转借他人或用于非会议用途。使用完毕后，应及时归还行政部门，并确保设备完好无损。如发现设备有损坏或丢失，借用人员应承担相应的赔偿责任。六、会议室安全管理1.消防安全会议室应配备必要的消防设施设备，如灭火器、消火栓等，并确保其处于正常状态。使用者应熟悉会议室的消防通道和安全出口位置，不得在会议室内堆放易燃、易爆物品，不得私拉乱接电线或使用大功率电器设备，以免引发火灾事故。如发生火灾事故，应立即按照应急预案进行疏散和灭火，并及时通知公司相关部门和消防部门。2.用电安全会议室的电器设备应按照规定的操作规程进行使用，不得超负荷运行。使用电器设备时，应确保插头插紧，避免因接触不良引发火灾或触电事故。定期对会议室的电器设备进行检查和维护，如发现电线老化、插座损坏等安全隐患，应及时安排维修或更换。3.其他安全事项注意会议室的门窗安全，会议结束后应及时关闭门窗，防止财物丢失或被盗。如遇恶劣天气或其他特殊情况，应提前做好会议室的安全防范措施，确保人员和设施设备的安全。七、会议室清洁与维护1.日常清洁行政部门应安排专人负责会议室的日常清洁工作，每天对会议室进行清扫，包括地面、桌面、椅子、白板等的擦拭，确保会议室整洁卫生。定期清理会议室的垃圾桶，保持垃圾桶内无垃圾堆积。2.定期维护定期对会议室的设施设备进行维护保养，如投影仪的镜头清洁、音响设备的调试、桌椅的检查等，确保设施设备正常运行。对会议室的墙面、地面、天花板等进行定期检查，如发现有损坏或污渍，应及时进行修复或清洁。3.特殊清洁与维护在重要会议或活动结束后，行政部门应及时对会议室进行全面清洁和消毒，确保会议室符合卫生标准。根据会议室的使用情况和设施设备的磨损程度，适时进行更新和更换，如桌椅的更换、投影仪的升级等，以提高会议室的使用舒适度和效率。八、违规处理1.违规行为界定未按规定申请或未经批准擅自使用会议室。不遵守会议室使用时间规范，提前或推迟进入会议室，或超时使用会议室且未提前沟通获得批准。在会议室内违反人员行为规范，如大声喧哗、争吵、随意接听电话、吸烟、吃零食、乱扔垃圾等。损坏会议室设施设备，未及时通知行政部门维修或故意隐瞒不报。未经行政部门同意，擅自转借会议室设施设备或用于非会议用途。2.处理措施对于首次违规的部门或个人，行政部门将给予口头警告，并要求其立即改正违规行为。如再次发生违规行为，行政部门将视情节轻重给予书面警告、罚款等处理措施，并在公司内部进行通报批评。对于因违规行为导致会议室设施设备损坏或造成其他损失的，违规部门或个人应承担相应的赔偿责任。对于严重违反会议室使用规范制度，影响恶劣的部门或个人，公司将根据