采购流程及采购流程管理制度规范

PAGE采购流程及采购流程管理制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购流程，确保采购活动的合法性、合规性、合理性和高效性，保障公司利益，满足公司生产经营需求。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：严格按照公司制定的采购流程和制度执行，确保采购过程规范有序。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.公正性原则：采购过程应公正、公平、公开，杜绝不正当交易。5.保密性原则：涉及采购的商业机密和敏感信息应予以严格保密。二、采购流程（一）采购需求提出1.使用部门：各使用部门根据生产经营计划、业务需求或实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.审批：《采购申请表》经使用部门负责人审核签字后，提交至相关审批层级进行审批。审批层级根据采购金额大小、重要性等因素设定，确保采购需求符合公司整体战略和预算安排。（二）采购计划制定1.采购部门：采购部门收到经审批的《采购申请表》后，结合库存情况、市场供应状况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物品或服务的具体采购时间、采购方式、采购预算等内容。2.沟通协调：采购部门与使用部门保持密切沟通，对采购计划进行必要的调整和优化，确保采购计划能够准确满足使用部门需求。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购物品或服务的特点和要求，从数据库中筛选出潜在供应商，并对其进行初步评估和调查。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商评审：对于重要采购项目，采购部门组织相关人员（如技术部门、质量部门、财务部门等）对潜在供应商进行实地考察和评审。评审小组根据评审标准对供应商进行打分，综合评估供应商的综合实力。3.供应商确定：根据评审结果，采购部门确定合格供应商名单，并与之签订采购合同或框架协议。采购合同应明确双方的权利义务、采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。4.供应商管理：采购部门定期对供应商进行评估和考核，建立供应商绩效档案。对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时进行调整或淘汰。（四）采购实施1.采购订单下达：采购部门根据采购计划和确定的供应商，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品或服务的详细信息，确保供应商准确理解采购要求。2.跟踪与协调：采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，解决采购过程中出现的问题。如遇交货延迟、质量问题等异常情况，采购部门应及时采取措施，保障公司利益。3.验收：采购物品或服务到货后，由使用部门、质量部门等相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格后，填写《验收报告》；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，如要求供应商补货、换货或退货等。（五）付款结算1.发票审核：采购部门收到供应商开具的发票后，对发票的真实性、合法性和准确性进行审核。审核内容包括发票金额、货物名称、规格型号、数量、税率等是否与采购合同一致。2.付款申请：采购部门根据审核通过的发票和采购合同，填写《付款申请表》，注明付款金额、付款方式、付款时间等信息，并提交至财务部门进行付款申请。3.付款审批：财务部门对《付款申请表》进行审核，按照公司财务管理制度和审批流程进行付款审批。审批通过后，财务部门办理付款手续。三、采购流程管理制度规范（一）采购预算管理1.预算编制：采购部门应根据公司年度生产经营计划和财务预算安排，结合历史采购数据和市场价格走势，编制采购预算。采购预算应明确各类采购物品或服务的预算金额、预算执行时间等内容。2.预算执行：采购活动应严格按照采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整流程进行审批。3.预算监控：财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并提出改进措施。采购部门应配合财务部门做好预算监控工作，确保采购预算的有效执行。（二）采购合同管理1.合同签订：采购合同由采购部门负责起草，经公司法律顾问审核后，与供应商签订。合同签订前，采购部门应确保合同条款符合公司利益和法律法规要求，明确双方的权利义务和违约责任。2.合同执行：采购部门和相关部门应严格按照采购合同约定执行，确保合同的有效履行。如遇合同变更、解除等情况，应按照合同约定的程序进行办理，并及时通知相关部门。3.合同归档：采购合同签订后，采购部门应及时将合同原件及相关资料归档保存，以便查阅和追溯。合同归档期限按照公司档案管理制度执行。（三）采购风险管理1.风险识别：采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.风险应对：针对识别出的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。如通过市场调研和分析，合理安排采购时间和采购数量，降低市场价格波动风险；加强供应商管理和合同管理，防范供应商违约风险；严格质量验收标准，控制质量风险；加强法律法规学习和合同审核，规避法律风险等。3.风险监控：采购部门应持续监控采购风险的变化情况，及时调整风险应对措施。如发现风险事件发生，应及时采取措施进行处理，并向上级领导汇报。（四）采购信息管理1.信息收集：采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购合同信息、采购订单信息、验收信息等。2.信息整理与分析：采购部门对收集到的信息进行整理和分析，形成采购信息报告。采购信息报告应包括采购市场动态、供应商绩效评估、采购成本分析等内容，为公司决策提供参考依据。3.信息共享：采购部门应与相关部门（如使用部门、财务部门、质量部门等）实现采购信息的共享，确保各部门能够及时了解采购情况，协同工作。（五）采购人员管理1.人员资质：采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购业务流程和相关法律法规。采购人员应定期参加培训和学习，不断提升自身业务水平。2.职业道德：采购人员应遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。3.绩效考核：公司建立采购人员绩效考核制度，对采购人员的工作业绩、工作态度、团队协作等方面进行考核评价。绩效考核结果与采购人员的薪酬、晋升等挂钩。四、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对采购流程和采购管理制度的执行情况进行审计，检查采购活动是否符合法律法规、公司制度要求，是否存在违规操作、浪费资源等问题。审计部门应出具审计报告，提出改进建议和意见。（二）财务检查财务部门定期对采购资金的使用情况进行检查，核实采购发票的真实性、合法性和准确性，检查付款流程是否合规。如发现问题，应及时进行整改，并追究相关人员的责任。（三）日常监督采购部门负责人对采购人员的日常工作进行监督，检查采购流程的执行情况，及时发