公务员档案填写规范制度

PAGE公务员档案填写规范制度一、总则（一）目的为了加强公务员档案管理，确保档案信息真实、准确、完整，充分发挥档案在公务员管理中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公务员管理实际，制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内全体公务员档案的填写、整理、保管、查阅等管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案填写必须如实反映公务员个人的真实情况，不得弄虚作假、隐瞒事实。2.准确性原则：填写内容应准确无误，字迹清晰，数据准确，避免模糊不清或歧义。3.完整性原则：档案应涵盖公务员个人基本信息、工作经历、考核评价、奖惩情况等各个方面，确保信息全面。4.规范性原则：严格按照规定的格式、内容和要求进行填写，遵循统一的标准和规范。二、档案内容填写规范（一）个人基本信息1.姓名：填写与身份证一致的姓名全称，不得使用别名、笔名等。2.性别：填写男或女。3.民族：填写全称，如汉族、蒙古族等。4.出生日期：按照公历填写年、月、日，与身份证一致。5.出生地：填写出生所在的县（市、区）。6.籍贯：填写祖籍所在地，一般为祖父的长期居住地。7.政治面貌：如实填写中共党员、民主党派、无党派人士等。8.婚姻状况：填写未婚、已婚、离异、丧偶等。9.身份证号码：准确填写18位身份证号码。10.参加工作时间：填写首次参加工作的具体日期。11.学历学位：填写获得的最高学历和学位，如本科、硕士研究生等，并注明毕业院校和专业。12.专业技术职务：填写取得的专业技术职务名称，如工程师、经济师等。13.现工作单位及职务：填写所在具体单位及担任的职务。（二）学习经历1.起止时间：填写入学和毕业的具体年月。2.学校名称：填写全称。3.专业：填写所学专业全称。4.学历层次：填写中专、大专、本科、硕士研究生、博士研究生等。5.学位：填写相应学位。6.学习形式：填写全日制、在职、函授、网络教育等。（三）工作经历1.起止时间：填写在各单位工作的具体年月。2.工作单位：填写全称。3.职务：填写担任的具体职务。4.工作职责：简要描述在该岗位上的主要工作职责和业绩。（四）考核评价1.年度考核结果：按照优秀、称职、基本称职、不称职填写。2.奖惩情况：详细填写获得的奖励和受到的处分，包括奖励名称、授予单位、时间，处分种类、作出处分单位、时间等。（五）家庭主要成员及重要社会关系填写配偶、父母、子女、兄弟姐妹等家庭成员及重要社会关系的姓名、工作单位及职务等信息。三、填写要求（一）字迹要求一律用黑色或蓝黑色钢笔、中性笔填写，字迹工整、清晰，不得使用圆珠笔、铅笔或红色墨水填写。（二）内容要求1.各项内容应准确、完整，不得空项。如有不涉及的项目，应填写“无”。2.涂改处必须加盖本人印章或按手印确认。3.对于需要证明的材料，应在相应位置注明材料出处和提供单位。（三）格式要求1.表格形式的档案内容，应按照表格要求填写，不得随意更改格式。2.文字叙述部分，应段落分明，层次清晰。四、档案整理规范（一）分类1.按照档案内容的性质和类别，分为个人基本信息类、学习经历类、工作经历类、考核评价类、家庭主要成员及重要社会关系类等。2.每类档案再按照时间顺序或重要程度进行细分。（二）编号为便于管理和查找，对每份档案进行编号。编号应具有唯一性，可采用数字编码等形式。（三）装订1.将各类档案材料按照顺序排列整齐，左侧装订。2.装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。（四）编目1.编制档案目录，包括档案编号、类别、题名、日期、页码等信息。2.目录应清晰、准确，便于查阅。五、档案保管规范（一）保管场所设立专门档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管期限1.公务员档案应长期保管，确保档案信息的完整性和可追溯性。2.对于涉及重要机密或特殊情况的档案，应按照相关规定延长保管期限。（三）定期检查1.定期对档案进行检查，一般每年不少于一次。2.检查内容包括档案的完整性、准确性、装订情况、保管环境等，发现问题及时处理。（四）安全保密1.严格遵守档案管理的安全保密制度，非档案管理人员不得擅自进入档案库房。2.对档案信息进行严格保密，防止信息泄露。六、档案查阅规范(一)查阅权限1.因工作需要查阅公务员档案的，应经本公司/组织负责人批准。2.查阅档案应严格限定在规定的范围内，不得擅自扩大查阅内容。(二)查阅程序1.查阅人填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等。2.经批准后，由档案管理人员陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅人不得擅自摘抄、复制档案内容，确需摘抄、复制的，应经档案管理人员同意，并注明出处。(三)归还要求查阅完毕后，查阅人应及时归还档案，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案完整无损。七、档案转递规范(一)转递条件1.公务员因工作调动、辞职、退休等原因需要转递档案的，应按照规定办理转递手续。2.转递档案应确保档案信息的安全和完整。(二)转递程序1.转出单位填写档案转递通知单，注明转递原因、接收单位等信息。2.将档案材料密封包装，并在封口处加盖单位公章。3.通过机要交通或专人送取等方式转递档案，确保档案安全送达接收单位。(三)接收要求1.接收单位收到档案后，应及时核对