集团公司办公用品管理流程

第1页，共4页集团办公用品管理办法编制日期审核日期批准日期

总则为加强公司办公用品管理，控制费用开支，规范公司办公用品采购，管理与使用。适用范围本办法适用于XX集团总部/区域总部各部门办公用品的管理。术语和定义办公用品分为管理品、消耗品、纯消耗品三类。管理品：计算器、订书机、打孔机、文件夹、笔筒、其它专用文具等不易损坏的办公文具用品。消耗品：签字笔、圆珠笔、削笔器、自动铅笔、长尾夹、修正液、各种胶水、打印机墨盒、硒鼓等消耗完后其原形态不易变形的办公文具用品。纯消耗品：铅笔、签字笔芯、圆珠笔芯、橡皮擦、订书针、回形针、各种打印纸、纸面巾等，此类办公文具用品消耗完后其原形态容易随之消失，或容易变形，或失去使用价值的办公文具用品。综合部门：指集团综合管理部或区域综合部。财务部门：指集团财务管理部或区域财务部。部门职责集团综合管理部组织制定集团办公用品管理制度，并贯彻执行。负责搜集、整理集团总部各部门办公用品购置需求，编制办公用品购置计划，按授权手册审核审批。负责集团总部办公用品的采购、验收、登记、入库、领用、报废、盘点等工作，建立集团办公用品台账。负责定期组织集团办公用品库存盘点，填写统计报表。区域综合部负责搜集、整理区域总部各部门办公用品购置需求，编制购置计划，并上报区域财务部进行审批。负责区域办公用品供应商选定及管理工作；负责区域总部办公用品的采购、验收、登记、入库、报废、盘点等工作，建立区域总部办公用品台账。负责定期组织区域办公用品库存盘点，填写统计报表。集团财务管理部审核集团总部预算内办公用品购置与处置申请，并对区域办公用品采购信息进行备案。区域财务部审核区域总部预算内办公用品购置与处置申请，并将区域办公用品采购信息上报集团财务管理部备案。工作规范与要求办公用品的购置综合部门将根据各部门日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，在办公室保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。采购具体审批权限和流程参照《XX集团授权手册》。办公用品的入库管理在供应商配送所购的办公用品后，由综合部门统一验货，并指定前台负责进行签收。综合部门对采购的办公用品办理入库手续，核实数量及价格，填写入库单进行入库。综合部门每月需对上一个月采购的办公用品进行汇总登记，及时更新《办公用品库存表》。办公用品的领用公司为每位新入职员工准备一套基本所需的办公用品（签字笔、铅笔、像皮擦、笔记本、笔筒），员工办理入职时领用且签收；员工离职需把在用文具交回前台进行回收，避免浪费公司资源。办公用品由综合部门按各部门实际需求发放，并做好办公用品出库登记。综合部门每月前需对上一个月出库的办公用品进行汇总登记，及时更新《办公用品库存表》。办公用品配置标准各部门可根据办公实际情况，本着节约、合理原则自行调整。个人办公文具用品配置标准：签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮擦、笔记本、笔筒，长尾夹、回形针和计算器根据工作需要酌情配置。因工作性质不同，部门或个人所需特殊办公文具用品另行规定。办公用品的盘存综合部门对办公用品仓库应每月定期盘点。盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。每月更新《办公用品库存表》后需提交综合部门负责人确认及审核。办公