合作社档案管理规范制度

PAGE合作社档案管理规范制度一、总则（一）目的为加强本合作社档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在合作社经营管理、生产发展等方面的作用，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于本合作社及所属各部门在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则合作社档案由综合管理部门集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和系统化。2.真实性和完整性原则档案应如实反映合作社各项活动的真实情况，保证档案内容的完整无缺，不得擅自篡改、销毁档案。3.分类科学原则根据档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素进行科学分类，便于档案的整理、保管和查找利用。4.安全保密原则采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本合作社档案管理制度，并组织实施。2.负责合作社档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各部门的档案管理工作。3.集中统一管理合作社各类档案，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索和利用等工作。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。对破损、褪色、变质的档案及时进行修复或复制。5.负责组织档案信息化建设，建立和完善档案信息管理系统，实现档案信息的数字化存储和网络化查询利用。6.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为合作社的决策和管理提供依据。7.负责向有关部门移交应归档的档案，并按规定做好档案的借阅、查阅登记工作。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，应指定专人负责本部门档案的收集、整理和日常管理工作，并确保档案的及时归档。2.负责收集、整理本部门在工作活动中形成的各种文件材料，包括但不限于文件、报告、合同、协议、报表、图纸、照片、录音、录像等，并按照档案管理要求进行分类、编号、装订。3.在规定时间内将整理好的档案移交至综合管理部门，并办理交接手续。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。因工作需要查阅档案时，应按照规定办理借阅手续，并在指定地点查阅，不得擅自带出或复制档案。5.协助综合管理部门做好档案的清查盘点、信息化建设等工作，积极提供档案利用线索，配合开展档案编研工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.合作社设立、变更、注销过程中形成的各类文件，如申请书、批复、章程、营业执照等。2.合作社年度工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。3.合作社内部管理制度、规定、办法等规范性文件。4.合作社与外部单位签订的合同、协议、合作意向书等文件。5.合作社在生产经营活动中形成的技术文件、图纸、工艺流程、产品标准等资料。6.合作社组织的各类会议记录（包括会议纪要、决议等）、活动资料。7.合作社工作人员的人事档案、培训记录、考核材料等。8.合作社财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。9.合作社获得的荣誉证书、奖励文件、宣传资料等。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和收集范围，及时、全面地收集本部门工作活动中产生的各类文件材料，确保档案的完整性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，纸张应符合档案保存要求。对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并定期进行备份。3.对重要文件材料应进行原件收集，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理方法1.分类按照档案的性质和特点，将档案分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务类、人事类、声像类等类别。每个类别下再根据具体内容进行二级分类，如行政管理类可分为文件、会议、制度等。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年度类别流水号”的形式，例如“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示行政管理类，“001”表示该类别下的流水号。3.装订对纸张规格不一致、破损或易散失的文件材料进行修整和装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册作为检索工具。四）档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行科学鉴定，准确划分档案的保管期限。（二）保管期限划分1.永久保管凡是反映合作社主要职能活动和基本历史面貌的，对合作社有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：合作社章程、设立、变更、注销文件；重要的会议记录、决议；重大合同、协议；财务决算报告；重要的人事任免文件等。2.长期保管凡是反映合作社一般工作活动，在较长时间内对合作社工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为15年至50年。主要包括：年度工作计划、总结；一般性会议记录；普通合同、协议；财务报表等。3.短期保管凡是反映合作社短期工作活动，在较短时间内对合作社工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。主要包括：临时性的通知、便函；一般性的报表等。（三）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。2.鉴定小组定期对已到保管期限的档案进行鉴定，根据档案的实际价值确定其存毁。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，并经鉴定小组负责人审核签字。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。监销人应在销毁清册上签字确认。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药、灭火器、防盗门窗、遮光窗帘等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管方式1.按照档案的分类和编号顺序，将档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息，整齐排列在档案架上。2.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案数据库，并定期进行备份。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。3.对声像档案，如照片、录音、录像等，应进行分类整理，标注好题名、日期、拍摄人等信息，并采用合适的存储介质进行保存，如光盘、磁带等。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制。2.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。档案管理人员进入库房时，应注意关闭门窗、电器设备等，确保库房安全。3.对档案的借阅、查阅情况进行详细记录，定期核对档案数量，确保档案的完整性。六、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密规定，确保档案信息不被泄露。在提供档案利用服务时，应根据档案的密级和利用范围，严格履行审批手续。2.方便利用，提高档案利用效率。档案管理人员应及时、准确地为利用者提供所需档案，并做好利用登记和跟踪服务。3.依法利用，维护档案的合法权益。利用者应遵守国家有关法律法规和本合作社档案管理制度，不得擅自涂改、伪造、损毁档案。（二）利用方式1.查阅利用者因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交至综合管理部门。综合管理部门根据利用者的申请，在指定地点为其提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、利用者姓名、部门、查阅档案名称及编号、查阅目的等。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，利用者应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等，并经所在部门负责人和综合管理部门负责人审批签字。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅档案时，利用者应在档案管理人员的监督下，当面清点档案数量和完整性，并在《档案借阅登记表》上签字确认。档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的归还情况，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅者的责任。3.复制利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、编号、复制内容、复制用途等，并经所在部门负责人和综合管理部门负责人审批签字。档案管理人员根据审批意见，按照规定的程序为利用者提供档案复制服务，并做好复制登记工作。复制登记内容包括复制日期、利用者姓名、部门、复制档案名称及编号、复制内容、复制用途等。复制的档案应加盖“复制件”印章，并注明原件存放处。（三）利用监督1.档案管理人员应对档案利用情况进行全程监督，确保利用者按照规定的程序和要求查阅、借阅、复制档案。2.对涉及重要机密或敏感信息的档案利用，应严格控制利用范围和审批程序，防止档案信息泄露。3.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和趋势，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、网络化查询、自动化管理和安全保密，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案和电子档案进行数字化处理，将档案内容转换为电子图像或文本信息，存储在档案信息管理系统中。数字化过程应保证档案内容的准确性和完整性，图像清晰、文字可读。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合本合作社档案管理需求的信息管理系统，实现档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索、利用等业务流程的信息化管理。系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全可靠。3.档案数据库建设建立档案数据库，将数字化档案信息进行分类存储，形成结构化的数据集合。数据库应具备数据录入、查询、修改、删除等功能，方便档案管理人员进行日常管理和利用者进行检索查询。4.档案信息安全保障体系建设采取防火墙、入侵检测、加密技术、身份认证等安全措施，保障档案信息管理系统的网络安全和数据安全。定期对系统进行安全评估和漏洞修复，防止档案信息被非法获取、篡改或泄露。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作