供应商分配管理规范制度

PAGE供应商分配管理规范制度一、总则（一）目的为了加强公司供应商分配管理，规范供应商选择、分配及合作流程，确保供应商提供的产品和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及供应商选择、分配、合作及管理的部门和人员。（三）基本原则1.公平公正原则：在供应商选择和分配过程中，遵循公平公正的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，避免人为因素干扰。2.质量优先原则：优先选择能够提供高质量产品和服务的供应商，以满足公司生产经营对产品质量的要求。3.成本效益原则：在保证产品质量和服务水平的前提下，综合考虑供应商的价格、交货期等因素，实现成本效益最大化。4.合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。二、供应商选择（一）供应商资质要求1.合法合规：供应商必须是依法注册、具有独立法人资格的企业，且经营活动符合国家法律法规和行业标准的要求。2.生产能力：具备与公司采购需求相匹配的生产能力和设备设施，能够保证按时、按质、按量供应产品。3.质量保证体系：拥有完善的质量管理体系，通过相关质量认证，如ISO9001质量管理体系认证等。4.信誉良好：在行业内具有良好的信誉，无不良经营记录，无重大质量事故和违约行为。（二）供应商信息收集1.市场调研：采购部门定期进行市场调研，收集潜在供应商的信息，包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、产品特点、价格水平等。2.行业推荐：关注行业动态，向行业协会、同行企业等咨询推荐优质供应商。3.网络搜索：利用互联网搜索引擎、行业网站等渠道，查找符合公司需求的供应商。（三）供应商筛选与评估1.初步筛选：采购部门对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除不符合基本资质要求的供应商。2.实地考察：对于通过初步筛选的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理水平、生产工艺、设备设施等情况。3.样品测试：要求供应商提供样品进行测试，检验产品质量是否符合公司要求。4.综合评估：采购部门会同质量部门、技术部门等相关部门，对供应商进行综合评估，评估内容包括供应商的资质、生产能力、质量保证体系、信誉、价格、交货期等方面。根据评估结果，对供应商进行打分排序，确定合格供应商名单。（四）供应商准入1.签订合作协议：对于确定的合格供应商，采购部门与其签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.建立供应商档案：采购部门为每个供应商建立档案，记录其基本信息、评估结果、合作协议等内容，以便对供应商进行跟踪管理。三、供应商分配（一）采购需求分析1.生产计划：生产部门根据公司年度生产计划和月度生产安排，制定详细的采购需求计划，明确所需采购的产品名称、规格、数量、交货期等信息。2.库存管理：仓库管理部门及时提供库存信息，协助采购部门分析采购需求，避免重复采购和库存积压。3.特殊需求：对于有特殊要求的采购项目，如新产品研发所需零部件、定制化产品等，相关部门应提前与采购部门沟通，明确需求细节。（二）分配原则1.按供应商优势分配：根据供应商的产品质量、价格、交货期、服务水平等优势，将采购订单分配给最合适的供应商。2.均衡分配原则：为了保证供应商之间的公平竞争和合作积极性，在一定时期内，尽量均衡地将采购订单分配给不同的供应商。3.紧急订单优先原则：对于紧急采购订单，优先分配给能够满足交货期要求的供应商。（三）分配流程1.采购申请：各部门根据采购需求计划，填写采购申请表，详细说明采购产品的名称、规格、数量、交货期、质量要求等信息，并提交给采购部门。2.订单审核：采购部门对采购申请表进行审核，确认采购需求的合理性和准确性。对于不符合要求的采购申请，及时与申请部门沟通并反馈修改意见。3.订单分配：采购部门根据分配原则，结合供应商的实际情况，将采购订单分配给相应的供应商。对于重大采购项目或涉及多个供应商的采购订单，采购部门应组织相关部门进行会审，确保订单分配的合理性和科学性。4.订单下达：采购部门向供应商下达采购订单，明确订单的各项要求，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准等。订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量完成交货任务。四、采购合同管理（一）合同签订1.合同起草：采购部门根据采购订单和合作协议，起草采购合同。合同内容应符合法律法规的要求，明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准及验收方法、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核：采购合同起草完成后，应提交给公司法律部门、财务部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性，以及对公司利益的保护等方面。法律部门应对合同的法律风险进行评估，并提出修改意见。3.合同签订：经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。签订后的合同应加盖公司公章或合同专用章，并妥善保管合同原件。（二）合同执行1.供应商履约跟踪：采购部门负责跟踪供应商的合同执行情况，及时了解供应商的生产进度、质量控制、交货期等方面的情况。对于发现的问题，应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决。2.变更管理：如因市场变化、生产计划调整等原因需要变更采购合同的，采购部门应及时与供应商协商，并签订变更协议。变更协议应明确变更的内容、双方的权利和义务等条款。3.付款管理：财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。付款前，财务部门应审核采购部门提交的相关凭证，如发票、验收报告等，确保付款依据充分、准确。（三）合同终止1.正常终止：采购合同履行完毕后，合同自然终止。采购部门应与供应商进行结算，并对合同执行情况进行总结评估。2.提前终止：如因供应商违约、不可抗力等原因需要提前终止采购合同的，采购部门应按照合同约定和法律法规的要求，及时通知供应商，并办理相关终止手续。对于因提前终止合同给公司造成损失的，采购部门应依法追究供应商的违约责任。五、供应商质量管理（一）质量标准制定1.明确质量要求：采购部门会同质量部门、技术部门等相关部门，根据公司产品质量要求和生产工艺特点，制定明确的供应商产品质量标准。质量标准应包括产品的外观、尺寸、性能、材质、包装等方面的要求。2.标准沟通与培训：采购部门将制定好的质量标准及时传达给供应商，并组织供应商进行培训，确保供应商理解并掌握质量标准的要求。（二）质量检验与验收1.进货检验：采购产品到货后，质量部门按照质量标准进行进货检验。检验方式包括抽检、全检等，根据产品的重要性和风险程度确定检验比例。对于检验不合格产品，质量部门应出具检验报告，并及时通知采购部门和供应商。2.验收流程：验收过程中，质量部门应做好检验记录，包括检验时间、检验人员、检验项目、检验结果等信息。对于验收合格的产品，办理入库手续；对于验收不合格的产品，采购部门应与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。3.不合格品处理：对于检验不合格的产品，采购部门应要求供应商分析原因，采取改进措施，并提交整改报告。整改完成后，供应商应重新提交产品进行检验，直至合格为止。对于多次出现质量问题的供应商，公司有权采取相应的处罚措施，如减少订单量、暂停合作等。（三）质量改进1.定期评估：采购部门会同质量部门定期对供应商的质量管理情况进行评估，评估内容包括质量体系运行情况、产品质量稳定性、质量改进措施执行情况等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于质量管理优秀的供应商给予表彰和奖励，对于质量管理存在问题的供应商提出整改要求。2.持续改进：鼓励供应商不断改进产品质量和质量管理水平。采购部门应与供应商保持密切沟通，及时反馈市场需求和公司对产品质量的新要求，共同探讨质量改进的方向和措施。对于供应商提出的质量改进建议，公司应给予积极支持和配合。六、供应商交货期管理（一）交货期约定1.明确交货时间：在采购合同中，应明确约定供应商的交货时间。交货时间应根据公司生产计划和实际需求合理确定，确保供应商有足够的时间组织生产和运输。2.分批交货：对于数量较大的采购项目，可根据生产进度和实际需求，约定分批交货的时间和数量。（二）交货期跟踪与监控1.建立跟踪机制：采购部门建立供应商交货期跟踪机制，定期与供应商沟通生产进度和交货情况。对于预计可能出现交货延迟的供应商，应提前了解原因，并要求其采取措施确保按时交货。2.预警与协调：当供应商出现交货延迟的迹象时，采购部门应及时发出预警，并与供应商协商解决方案。如因供应商自身原因导致交货延迟，采购部门应要求其承担相应的违约责任，如支付违约金、赔偿公司损失等。对于因不可抗力等非供应商原因导致的交货延迟，采购部门应与供应商协商调整交货时间，并及时通知相关部门做好应对措施。（三）紧急交货处理1.应急响应：对于紧急采购需求，采购部门应及时与供应商沟通，要求其优先安排生产和运输，确保紧急交货。2.协调资源：在紧急交货过程中，采购部门应协调公司内部相关部门，提供必要的支持和协助，如安排运输车辆、仓库存储空间等，确保紧急交货任务的顺利完成。七、供应商价格管理（一）价格确定1.成本分析：采购部门会同财务部门、技术部门等相关部门，对供应商的产品成本进行分析，了解其原材料采购成本、生产成本、管理成本、利润水平等情况。2.市场调研：采购部门定期进行市场调研，了解同类产品的市场价格水平，掌握市场价格动态。3.价格谈判：根据成本分析和市场调研结果，采购部门与供应商进行价格谈判，争取合理的采购价格。价格谈判应遵循公平公正、互利共赢的原则，充分考虑双方的利益诉求。4.价格确定：经过价格谈判，双方达成一致后，确定采购价格，并在采购合同中明确约定。（二）价格调整1.定期评估：采购部门会同相关部门定期对采购价格进行评估，分析价格变动的原因和趋势。对于因市场原材料价格波动、供应商成本变化等原因导致采购价格不合理的，应及时与供应商协商调整价格。2.价格调整机制：在采购合同中应约定价格调整的条件和方式。如因市场原材料价格波动超过一定比例、供应商生产成本上升等原因需要调整价格的，供应商应提前通知采购部门，并提供相关证明材料。采购部门应组织相关部门进行审核，根据审核结果确定是否调整价格以及调整的幅度。（三）价格监督1.内部监督：公司内部审计部门定期对采购价格进行监督检查，核实采购价格的合理性和合规性。对于发现的价格异常情况，应及时进行调查处理，并追究相关人员的责任。2.市场监督：采购部门关注市场价格动态，与同行业企业进行价格比较，及时发现价格差异较大的情况。对于价格明显高于市场水平的采购项目，应分析原因，采取措施降低采购成本。八、供应商售后服务管理（一）服务内容与要求1.售后服务承诺：在采购合同中，应明确供应商的售后服务内容和要求，包括产品维修、更换、技术支持、培训等方面。供应商应承诺在规定的时间内响应公司的售后服务需求，并提供优质的服务。2.服务标准制定：采购部门会同相关部门制定供应商售后服务标准，明确服务流程、服务质量要求、服务响应时间等方面的内容。服务标准应具有可操作性和可衡量性，以便对供应商的售后服务进行评估和监督。（二）售后服务执行1.服务请求受理：公司各部门或客户在使用产品过程中发现问题，可向采购部门提出售后服务请求。采购部门应及时记录服务请求的内容，并通知供应商。2.服务响应与处理：供应商接到售后服务请求后，应按照服务承诺和服务标准及时响应，安排专业技术人员进行故障诊断和处理。对于一般性问题，应在规定的时间内解决；对于复杂问题，应及时向采购部门反馈处理进度，并采取有效的措施尽快解决。3.服务记录与反馈：供应商在售后服务过程中应做好服务记录，包括服务时间、服务内容、处理结果等信息。服务完成后，应及时向采购部门反馈服务情况，采购部门对供应商的售后服务进行跟踪和评估。（三）售后服务评估与改进1.定期评估：采购部门定期对供应商的售后服务进行评估，评估内容包括服务响应时间、服务质量、客户满意度等方面。根据评估结果，对供应商进行排名，并将评估结果反馈给供应商。2.改进措施：对于售后服务评估中发现的问题，采购部门应与供应商沟通，要求其采取改进措施，提高售后服务水平。供应商应制定详细的改进计划，并将改进情况及时反馈给采购部门。3.激励与约束机制：公司建立供应商售后服务激励与约束机制，对于售后服务优秀的供应商给予表彰和奖励，如增加订单量、延长合作期限等；对于售后服务不达标的供应商，采取相应的处罚措施，如减少订单量、暂停合作等。九、供应商绩效评估（一）评估指标设定1.质量指标：包括产品合格率、退货率、质量投诉率等，反映供应商提供产品的质量水平。2.交货期指标：如按时交货率、交货延迟率等，衡量供应商的交货期履行情况。3.价格指标：采购价格合理性、价格调整的及时性等，体现供应商的价格管理能力。4.服务指标：售后服务响应时间、服务质量、客户满意度等，评估供应商的售后服务水平。5.合作指标：