复印机办公室管理制度规范

PAGE复印机办公室管理制度规范一、总则（一）目的为了加强公司复印机的管理，确保复印机的正常使用，提高工作效率，节约办公成本，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有复印机的使用、维护及管理。（三）基本原则1.安全原则：确保复印机的操作安全，避免发生人员伤亡和设备损坏事故。2.高效原则：保证复印机的正常运行，满足公司日常办公的复印需求，提高工作效率。3.节约原则：倡导节约使用纸张、墨粉等耗材，降低办公成本。4.规范原则：规范复印机的使用流程、维护保养及故障处理等工作，确保各项工作有序进行。二、复印机的使用管理（一）使用人员资格1.公司正式员工均有权使用复印机，但必须经过相关培训，熟悉复印机的操作方法和注意事项。2.严禁非公司员工使用公司复印机，如有特殊情况需经部门负责人批准，并在专人陪同下使用。（二）使用流程1.复印前准备检查复印机是否处于正常状态，如纸张是否充足、墨粉是否需要更换等。根据复印内容的要求，调整复印机的参数，如纸张尺寸、复印份数、颜色模式等。2.放置原稿将原稿平整地放置在复印机的原稿台上，注意原稿的方向和顺序。3.选择复印功能根据需要选择复印、扫描、传真等功能，并设置相应的参数。4.开始复印确认设置无误后，按下复印按钮，开始复印。5.整理复印件复印完成后，及时整理复印件，将原稿取出，关闭复印机电源。（三）复印份数限制1.一般情况下，每人每次复印份数不得超过[X]份。如有特殊情况需要大量复印，需提前向部门负责人申请。2.部门负责人应根据工作实际需求，合理控制复印份数，避免浪费。（四）纸张使用规范1.提倡双面复印，减少纸张浪费。2.尽量使用公司内部的废纸作为草稿纸，如无必要，不得随意使用新纸张。3.对于重要文件或资料，如需单面复印，应优先选择单面已使用过的纸张。（五）特殊情况处理1.如复印机出现卡纸、墨粉不足等故障，应及时通知行政部门进行维修，不得自行拆卸或修理复印机。2.在复印过程中，如发现原稿有损坏或不清楚的地方，应及时与提供原稿的人员沟通，重新提供原稿。三、复印机的维护管理（一）日常维护1.清洁每天工作结束后，使用干净的软布擦拭复印机的机身，清除灰尘和污渍。定期清洁复印机的原稿台、进纸口、出纸口等部位，防止灰尘和纸屑堆积。2.检查每天检查复印机的纸张供应情况，确保纸张充足。定期检查复印机的墨粉盒、硒鼓等耗材的使用情况，如发现墨粉不足或硒鼓寿命到期，应及时更换。检查复印机的各项功能是否正常，如复印、扫描、传真等，如有异常应及时报修。（二）定期保养1.行政部门应定期联系专业的复印机维修人员，对复印机进行全面的保养和维护，一般每[X]个月进行一次。2.保养内容包括清洁复印机内部的光学部件、机械部件，检查各部件的磨损情况，更换老化的零部件等。（三）故障维修1.当复印机出现故障时，使用人员应及时填写《复印机故障报修单》，详细说明故障现象和发生时间，并提交给行政部门。2.行政部门接到报修单后，应及时安排维修人员进行维修，并跟踪维修进度，确保复印机尽快恢复正常使用。3.维修完成后，维修人员应填写《复印机维修记录单》，记录故障原因、维修方法和更换的零部件等信息，并由使用人员签字确认。四、复印机耗材管理（一）耗材采购1.行政部门应根据复印机的使用情况和耗材的库存情况，定期制定耗材采购计划，报公司领导审批后进行采购。2.采购耗材时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保耗材的质量和性能符合复印机的要求。3.采购的耗材应妥善保管，防止受潮、变质等情况发生。（二）耗材领用1.使用人员如需领用复印机耗材，应填写《复印机耗材领用申请表》，注明领用的耗材名称、规格、数量等信息，并提交给行政部门。2.行政部门根据库存情况和审批意见，为使用人员发放耗材，并在《复印机耗材领用登记表》上进行登记。3.使用人员应妥善保管领用的耗材，不得随意丢弃或浪费。（三）耗材使用监控1.行政部门应定期统计复印机耗材的使用情况，分析耗材的消耗规律，评估使用人员的耗材使用合理性。2.对于耗材使用量异常的情况，行政部门应及时与相关使用人员沟通，了解原因，并采取相应的措施进行控制。五、复印机的安全管理（一）操作安全1.使用人员在操作复印机时，应严格按照操作规程进行操作，不得违规操作。2.严禁在复印机周围放置易燃、易爆物品，保持复印机周围环境整洁、通风良好。3.在复印机运行过程中，不得触摸复印机的内部部件，以免发生触电事故。（二）用电安全1.复印机应使用专用的电源插座，不得与其他大功率电器共用一个插座，以免发生过载现象。2.定期检查复印机的电源线是否破损、老化等，如有问题应及时更换。3.在复印机长时间不使用时，应关闭电源开关，拔掉电源线插头，防止发生火灾等安全事故。（三）防火安全1.复印机应配备灭火设备，如灭火器、灭火砂等，并定期检查其有效性。2.严禁在复印机内使用明火或加热物品，防止发生火灾。3.如发现复印机冒烟、起火等异常情况，应立即切断电源，使用灭火设备进行灭火，并及时通知相关部门。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经培训擅自使用复印机。2.违反复印份数限制，大量复印与工作无关的资料。3.浪费纸张，不按规定使用双面复印。4.故意损坏复印机或其部件。5.私自拆卸、修理复印机。6.未经批准将复印机借给非公司人员使用。7.未按规定填写相关申请表或登记表。（二）处理措施1.对于首次违规的员工，给予口头警告，并责令其改正。2.对于多次违规或情节严重的员工，将视情况给予书面警告、罚款、暂停使用复印机直至解除劳动合同等处理措施。3.因违规行为给公司造成