安全教育档案管理制度

安全教育档案管理制度一、总则为规范单位安全教育档案管理工作，确保档案资料的完整性、准确性与安全性，充分发挥档案在安全管理、风险防控及责任追溯中的支撑作用，依据《中华人民共和国档案法》《企业安全生产标准化基本规范》等法律法规及单位安全管理实际需求，制定本制度。本制度适用于单位各部门（含下属机构）在安全教育培训、安全事故处置、安全检查督导、安全宣传教育等工作中形成的各类档案资料的管理。二、管理职责（一）档案管理部门单位综合办公室（或档案管理科）作为档案管理的主管部门，履行以下职责：1.制定档案管理的具体实施细则，指导各部门开展档案收集、整理工作；2.负责档案的集中保管、分类编目、安全防护及借阅管理；3.定期对档案进行检查、鉴定，提出档案销毁或续存的意见；4.推动档案信息化建设，实现电子档案与纸质档案的同步管理。（二）安全管理部门安全管理科（或安全管理委员会办公室）作为安全工作的牵头部门，配合档案管理部门做好以下工作：1.明确安全类档案的收集范围、标准及时间节点，指导各部门开展档案材料的初审；2.参与档案鉴定工作，对安全类档案的保存价值、利用需求提出专业意见；3.监督档案在安全管理工作中的合规使用，确保档案信息服务于安全决策。（三）部门及岗位职责1.各部门负责人对本部门安全教育档案的真实性、完整性负责，指定专人担任兼职档案员，负责本部门档案的初步整理与移交；2.兼职档案员需按要求收集、整理本部门安全工作形成的文件、记录，定期向档案管理部门移交，移交时填写《档案移交清单》并双方签字确认。三、档案内容与分类安全教育档案按工作性质分为四大类，具体内容如下：（一）安全教育培训档案包含安全教育培训计划、培训通知、参训人员签到表、培训课件（含视频、讲义）、考核记录（或实操结果）、培训总结、特殊岗位人员（如特种设备作业、危化品管理）的资格证书复印件及继续教育记录等。（二）安全事故管理档案涵盖安全事故（含隐患事件）的报告材料、现场勘查记录、事故调查小组名单及调查报告、责任认定及处理意见、整改措施方案、整改验收报告、事故警示教育材料（含案例分析、通报文件）等。（三）安全检查督导档案包括年度/季度安全检查计划、检查记录表（含现场照片、问题描述）、隐患整改通知书（附整改责任人、期限）、整改复查报告、专项检查（如消防、用电安全）的专题报告等。（四）安全宣传教育档案涉及安全宣传活动方案、宣传资料（手册、海报、短视频脚本）、宣传活动照片/影像记录、媒体报道（含内部刊物、外部媒体）、安全文化建设成果（如安全征文、知识竞赛资料）等。四、档案管理流程（一）档案收集1.定期收集：各部门兼职档案员于每季度末（或项目结束后15日内），对本部门形成的安全档案材料进行整理，确保材料完整、签字盖章手续齐全后，移交至档案管理部门；2.专项收集：针对重大安全活动（如应急演练、专项整治）、安全事故处置等工作，由安全管理部门牵头，在工作结束后30日内完成档案材料的收集与初审，移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门按“年度—类别—项目”的逻辑对档案进行分类，同一项目的材料按时间顺序或重要程度排序；2.对纸质档案进行编号、装订，编制《档案目录》；对电子档案（如视频、PDF文件）进行命名规范（格式：年度-类别-项目-文件名），存储至专用服务器或加密硬盘。（三）档案保管1.库房管理：档案库房需满足“八防”要求（防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防尘、防光、防高温），配备温湿度计、灭火器、防虫药、遮光窗帘等设施，定期（每月）检查库房环境，记录温湿度并及时调整；2.保管期限：安全事故档案、特殊岗位人员资格档案为永久保管；安全教育培训、安全检查档案原则上保管10年；安全宣传档案保管5年（重要宣传资料可延长保管期限）；3.借阅管理：内部人员借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门负责人审批后，在档案阅览室查阅；如需复印或带出，需额外经安全管理部门审批，且不得涂改、损毁档案，归还时档案管理人员需检查档案完整性。（四）档案利用1.档案管理部门应建立档案检索系统（纸质目录+电子台账），方便快速查询；2.利用档案时，需做好《档案利用登记薄》，记录利用人、用途、时间、档案编号等信息，确保档案使用可追溯；3.档案信息可用于安全管理复盘、风险评估、员工培训、合规检查等工作，需严格遵守保密要求。（五）档案销毁1.保管期限届满的档案，由档案管理部门会同安全管理部门成立档案鉴定小组，对档案的保存价值进行鉴定，提出销毁或续存意见；2.需销毁的档案，由鉴定小组编制《档案销毁清册》，列明档案编号、内容、形成时间、保管期限等，经单位分管领导审批后，在指定场所（如碎纸机销毁、专人监销）进行销毁，销毁过程需有2名以上监销人签字确认，销毁记录长期保存。五、安全与保密要求（一）实体安全档案库房需安装门禁、监控系统，非档案管理人员未经批准不得进入；纸质档案需远离水源、火源，定期进行防虫、防霉处理；电子档案需定期备份（至少双份，异地存储一份），防止数据丢失。（二）信息保密1.涉密档案（如重大事故调查核心资料、涉密人员安全培训记录）需单独存放，借阅需经单位主要领导审批，且仅限在指定场所查阅；2.电子档案需设置访问权限，加密存储，严禁将档案信息泄露给外部单位或无关人员；3.档案管理人员需签订《保密责任书》，离职时需办理档案信息交接与保密义务