员工离职管理流程及表格范文

员工离职管理流程及表格范文员工离职管理是企业人力资源合规运营的关键环节，既关系到劳动纠纷风险防控，也影响团队稳定性与雇主品牌形象。本文结合实务经验，梳理全流程管理要点，并提供实用表格工具，助力企业实现离职管理的规范化、人性化。一、离职管理核心流程：从申请到后管理的全周期把控（一）离职申请阶段：合规启动与沟通前置1.员工申请提交：员工需以书面形式（电子/纸质《离职申请表》）提出离职意向，明确拟离职日期（需符合法律规定：试用期提前3日，正式员工提前30日；企业存在过错时，员工可即时离职）。2.部门沟通与挽留：直属上级与员工面谈，了解离职真实原因（如职业发展、薪酬、工作环境等），尝试针对性挽留（如岗位调整、培训机会、待遇优化）；若挽留无效，记录沟通内容并同步HR。3.层级审批：申请依次经直属上级、部门负责人、HR（或更高层级）审批。HR需核查劳动合同期限、竞业限制协议等，判断是否需启动特殊流程（如核心岗位离职需法务评估）。（二）离职交接阶段：权责清晰，避免遗留风险1.工作交接：**《工作交接清单》**为核心工具内容覆盖：未完成项目进度、关键文档（客户资料、技术手册等）、系统权限（账号/密码需脱敏）、日常工作流程、重要联系人信息。要求：交接双方签字确认，HR监督进度，避免因交接不清导致后续工作延误。2.物品交接：**《物品交接表》**明确权责交接范围：办公设备（电脑、打印机）、公司资产（工牌、门禁卡、备用金）、图书资料等。要求：逐项核对数量、状态（完好/损坏），损坏物品按制度赔偿或维修，双方签字确认。3.财务交接：HR/财务协同核查结清员工借款（或按制度延期）；完成未报销费用的审批与支付（或约定后续处理方式）。（三）离职手续办理阶段：合规闭环，降低法律风险1.劳动合同终止：HR出具《劳动合同终止通知书》，明确终止日期、经济补偿（若有）、竞业限制义务（若适用），确保内容符合《劳动合同法》。2.社保/公积金停缴：离职次月向社保、公积金机构提交停缴申请，同步更新员工档案信息，避免多缴/漏缴。3.离职证明开具：按员工要求（或法律规定）开具《离职证明》，内容包含：姓名、入职/离职日期、岗位、离职性质（自愿离职、合同到期等），加盖公章（避免因内容不规范引发纠纷）。4.档案与社保转移：档案：协助员工办理调档手续（国企/事业单位需走机要通道）；社保：提供《社保缴费凭证》，方便员工异地续缴。（四）离职后管理阶段：风险跟踪与关系维护1.离职面谈记录：HR或上级与员工面谈，填写《离职面谈记录表》，内容包括：离职真实原因、对企业管理的建议、员工职业规划等（面谈需客观中立，避免诱导性提问）。2.竞业限制跟踪：对签订《竞业限制协议》的员工，定期（如每月）确认其就业状态，留存证据（邮件/书面报告），若发现违约，及时启动法律程序。3.离职员工关系维护：通过企业公众号、行业活动保持联系，邀请优秀离职员工加入“校友群”，潜在返聘或推荐新人才，提升企业口碑。二、离职管理表格工具及应用说明（一）离职申请表（范文）项目内容说明填写要求--------------------------------------------------------------------------------员工信息姓名、部门、岗位、入职日期与劳动合同一致离职类型自愿离职、合同到期、协商解除等明确类型（勾选/填写）离职原因简述原因（如职业发展、家庭因素）客观真实，避免负面表述拟离职日期需符合提前通知期规定与上级沟通后确定直属上级意见挽留措施、是否同意离职签字确认HR意见手续安排、风险提示（如竞业限制）签字确认（二）工作交接清单（范文）交接项目具体内容接收人签字完成状态（√/×）------------------------------------------------------------------------------未完成项目项目名称、进度、交付物关键文档文档名称、存放位置（如网盘路径）系统权限账号（密码脱敏）客户交接客户名称、对接人、注意事项（三）物品交接表（范文）物品名称数量状态（完好/损坏）交接时间员工签字接收人签字-----------------------------------------------------------------------笔记本电脑1完好2023.10工牌1完好2023.10备用金500已结清2023.10（四）离职手续办理确认表（范文）手续项目办理要求办理人签字完成日期------------------------------------------------------------------------劳动合同终止出具通知书，员工签收社保停缴次月停缴，系统确认离职证明开具加盖公章，员工签收档案转移协助办理调档手续（五）离职面谈记录表（范文）面谈时间2023.10.114:00--------------------------------------------------面谈对象张三（技术部）离职原因寻求更具挑战性的技术岗位对企业建议优化技术团队培训体系员工职业规划3年内成为技术专家面谈人签字李四（HR）三、离职管理注意事项与风险防控（一）法律合规要点通知期合规：确保员工提前通知期符合《劳动合同法》（试用期3日，正式员工30日）；企业存在过错（如未缴社保）时，员工可即时离职。经济补偿支付：因企业原因（裁员、未提供劳动条件等）解除合同，需依法支付经济补偿（N或N+1）；员工自愿离职无补偿。离职证明义务：员工离职时，企业需在15日内开具离职证明，否则需承担赔偿责任（如员工因无证明无法入职新单位）。（二）风险防控措施保密与竞业限制：对接触商业秘密的员工，离职前签署《保密承诺书》；竞业限制期内按月支付补偿金（标准不低于离职前12个月平均工资的30%）。纠纷预防：留存所有离职相关书面证据（申请表、交接清单、面谈记录等），避免员工事后主张“被迫离职”“未办交接”等纠纷。（三）人文关怀与口碑管理离职面谈中避免“审问式”沟通，尊重员工选择，收集的建议需反馈至管理层优化管理；对核心人才离职，保留“绿色通道”（如未来返聘优先考虑），维护企业雇主品牌。四、案例应用：某科技公司员工离职流程实践背景：员工李四（研发岗，合同期内）提交离职申请，原因是“职业发展受限”。1.申请与沟通：李四提交《离职申请表》，拟离职日期为30日后；直属上级面谈后，确认挽留无效，同步HR启动交接流程。2.交接阶段：工作交接：李四与继任者王五填写《工作交接清单》，包含3个未完成项目文档、客户对接人信息；物品交接：通过《物品交接表》归还电脑、工牌、门禁卡；财务交接：结清500元备用金。3.手续办理：HR出具《劳动合同终止通知书》，明确无经济补偿（自愿离职）；开具离职证明，协助办理档案转移；次月停缴社保公积金。4.离职后管理：面谈记录显示李四建议“增加技术分享会”，HR反馈至研发部门；因李四无竞业限制义务，未