企业秘书岗位职责及考核题库

企业秘书岗位职责及考核题库企业秘书作为企业运营体系中的核心辅助角色，肩负着承上启下、内外衔接的关键职责，其工作效能直接影响组织沟通效率、决策落地质量及企业形象塑造。清晰界定岗位职责、建立科学的考核机制，既是明确职业发展方向的基础，也是提升秘书岗位专业化水平、保障企业运转流畅的核心抓手。本文结合企业管理实践与秘书职业发展规律，系统梳理企业秘书核心岗位职责，并配套构建针对性考核题库，为企业岗位管理及秘书职业能力提升提供实操指引。一、企业秘书核心岗位职责体系企业秘书的职责需围绕“服务保障、信息枢纽、决策辅助”三大核心定位，覆盖事务管理、文书处理、沟通协调等多维度工作，具体职责如下：（一）日常事务统筹与服务保障全面统筹领导及核心团队的日常事务，包括：日程管理：结合工作优先级、外部协作需求及突发任务动态调整日程，确保时间资源高效利用（如提前预判会议冲突，主动协调解决方案）；差旅与后勤：统筹差旅规划、票务住宿协调，同步做好出行期间的信息衔接（如会议资料、联络清单）；保障办公设备运转、耗材补给及办公区域突发问题处置（如设备故障、空间调整），为团队营造有序工作环境。（二）文书处理与公文管理承担企业公文全生命周期管理职责：公文起草与审核：依据《党政机关公文处理工作条例》及企业规范，起草、审核请示、报告、通知等公文，确保内容准确、格式规范、逻辑清晰；流转与归档：统筹公文审批流程，跟踪节点、反馈进展；建立分类清晰、检索便捷的电子与纸质档案体系，定期开展档案盘点与保密检查，防范信息泄露风险；来文处理：对外部来文做好签收、登记、呈阅及督办，确保重要文件“件件有回音、事事有落实”。（三）沟通协调与关系维护作为企业内外沟通的“桥梁”，需：横向协作：协调各部门间工作衔接，针对跨部门项目主动梳理需求、化解协作障碍，推动事项落地；纵向传递：准确传达领导决策意图，同步收集基层反馈，确保信息对称；外部关系：对接客户、合作伙伴、政府机构等，在接待、洽谈中展现企业专业形象，妥善处理咨询诉求，对超出权限的事项及时请示并跟踪反馈。（四）会议管理全流程支撑从会议筹备到会后跟进，全流程保障会议效能：会前策划：明确会议主题、议程、参会人员及材料需求，协调会议室资源、调试设备，提前发送通知并跟踪参会情况；会中服务：采用速记或结构化记录方式呈现决策要点、任务分工，同步保障茶水、设备应急等服务；会后督办：整理会议纪要并分发，跟踪任务进度，定期反馈执行情况，确保会议决议“闭环管理”。（五）信息管理与参谋辅助构建企业信息“中枢”：信息收集与分析：主动收集行业动态、政策法规、竞品信息等，整理分析形成简报或专题报告，为领导决策提供参考；重点工作跟踪：跟踪企业重点工作进展，以可视化方式（如进度表、分析图）呈现数据与问题，辅助领导把握全局；专项调研与建议：针对领导关注的专项问题开展调研或数据挖掘，形成有针对性的建议方案，提升决策支持的专业性。（六）应急与合规管理在突发情况中发挥“缓冲带”作用：应急预案优化：制定并迭代舆情应对、会议调整、行程变动等应急预案，危机事件中第一时间响应，协调资源、传递信息，协助领导稳定局面；合规风险把控：在合同初审、对外发文、信息披露等工作中，严格遵守企业合规制度，把控法律与合规风险。二、企业秘书考核题库体系（含题型与示例）考核需围绕“专业能力、职业素养、应变效能、合规意识”四大维度，通过多元化题型考察岗位胜任力。以下为分题型题库示例：（一）单项选择题（考察基础认知与规范掌握）1.企业对外发送的正式函件，落款日期的正确格式应为（）。A.2024.05.10B.二〇二四年五月十日C.2024年5月10日D.____*答案：C（依据公文格式规范，日期需用汉字或阿拉伯数字全称，结合企业常用规范，通常采用“年-月-日”或“×年×月×日”）*2.当领导日程中出现两个优先级相同的会议冲突时，秘书应首先（）。A.推迟其中一个会议B.联系会议主办方说明情况，协商调整时间C.直接取消其中一个会议D.要求领导同时参加两个会议*答案：B（体现沟通协调的优先级，优先通过协商化解冲突）*（二）多项选择题（考察综合知识与场景判断）1.以下属于会议筹备阶段秘书需完成的工作有（）。A.制定会议议程并征求参会部门意见B.调试视频会议系统，确保信号稳定C.整理并分发会议决议执行清单D.准备会议所需的演示文稿模板*答案：ABD（C属于会后工作，ABD为会前筹备核心环节）*2.企业秘书在信息管理中需重点关注的合规风险包括（）。A.客户信息泄露B.未授权披露企业财务数据C.行业动态信息来源不可靠*答案：ABD（C属于信息质量风险，ABD为合规性风险）*（三）案例分析题（考察实际问题解决能力）案例场景：周三上午，秘书小张需协助总经理筹备周四下午的客户签约仪式，同时总经理原定于周四上午的行业论坛发言因主办方临时调整时间，需改为周四上午9:00进行，且签约仪式的客户方代表因航班延误，可能推迟至周四下午4:00到场。此外，财务部反馈签约合同的付款条款需紧急调整，需总经理与客户沟通确认。问题：请结合秘书岗位职责，为小张设计当日（周三）的工作推进方案，明确优先级、具体行动及沟通要点。参考答案思路：1.优先级排序：合同条款调整（核心签约内容）>论坛发言调整（时间紧迫）>签约仪式筹备（时间相对充裕但需协调）。2.具体行动：立即联系总经理，汇报合同条款调整需求，建议优先与客户方负责人沟通（电话/邮件确认调整意向，同步抄送财务部）；与论坛主办方沟通，确认新的发言时间、场地及材料要求，协助总经理调整发言稿（如时间压缩），同步通知公司参会人员行程变更；针对客户代表航班延误，与客户方助理协商是否可通过线上签约环节先行推进，或调整签约仪式流程（如先致辞、后签约），同步协调场地、礼仪等筹备细节；同步更新总经理日程表，标注各事项时间节点及风险点（如签约时间待定），确保信息透明。（四）实操题（考察动手能力与流程执行）1.任务：请根据以下信息，为部门总监设计下周（5月12日-5月16日）的周日程表，要求体现优先级（用★标注）、时间合理性及跨任务衔接。固定事项：周一上午9:00部门例会；周三下午2:00-4:00总部视频会议（需提前10分钟调试设备）；周五下午4:00提交月度报告。临时任务：周二需接待重要客户（约2小时，需预留会议室、准备产品手册）；周四上午参加行业研讨会（需提前准备发言稿）；周五上午与人力资源部沟通团队招聘需求。参考答案思路：周一：9:00部门例会（★）→剩余时间处理日常文件，准备周二客户接待资料；周二：10:00-12:00客户接待（★，提前1小时确认会议室、摆放资料）→下午整理接待记录，同步推进周四研讨会发言稿；周三：上午处理常规工作→13:50调试视频会议设备→14:00-16:00总部会议（★）→会后整理会议要点；周四：9:00-12:00行业研讨会（★，提前10分钟到场）→下午完善月度报告框架；周五：9:00-10:30与人力资源部沟通（★）→10:30-16:00撰写并提交月度报告（★）。2.任务：模拟起草一份《关于申请调整2024年第二季度团建活动方案的请示》，需包含背景、原方案问题、调整建议及预期效果，字数控制在400字以内，格式规范。参考答案框架：关于申请调整2024年第二季度团建活动方案的请示尊敬的总经理：为增强团队凝聚力，原计划于6月15日组织“户外拓展+露营”团建活动，但经调研发现：①近期持续高温，户外拓展存在中暑风险；②部分员工反馈露营装备准备难度大，参与意愿低。现建议调整方案为“室内团队协作工作坊+主题晚宴”：①工作坊聚焦“跨部门协作优化”，邀请外部导师引导，提升团队协作能力；②晚宴设置“团队成就表彰”环节，增强归属感。调整后预算与原方案持平，且参与度预计提升至90%以上。妥否，请批示。行政部（秘书代拟）2024年5月X日三、考核实施与能力提升建议考核需结合“以考促学、以学促用”原则，建议：1.分层考核：新入职秘书侧重基础题型（单选、实操），资深秘书增加案例分析与复杂实操题权重；2.动态更新：题库需结合企业业务变化（如新增合规要求、业务模式调整）