机关单位文档管理规范细则

机关单位文档管理规范细则为规范机关单位文档管理工作，保障各类文档的完整性、安全性和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》《党政机关公文处理工作条例》等法律法规，结合本机关工作实际，制定本细则。本细则适用于本机关及所属单位的文档管理活动，涵盖文档的生成、审核、存储、借阅、销毁等全流程管理。第一章总则1.1管理原则文档管理遵循“完整收集、准确记录、安全保管、便捷利用”的原则，既要保障文档的原始性和真实性，又要满足工作查阅、历史追溯、合规审查等需求，服务于机关高效运转和决策参考。第二章文档分类与编号2.1文档分类结合机关职能和工作实际，文档分为四大类：文书类：含党政公文、会议纪要、工作计划、总结、请示报告等具有行政效力或记录管理活动的文本；业务类：含业务工作方案、统计报表、调研成果、项目档案等体现具体业务开展的材料；音像类：含工作照片、视频、录音等多媒体资料；实物类：含荣誉奖牌、证书、印章（停用）、礼品等具有纪念或凭证价值的实物。2.2编号规则为实现文档的唯一标识和便捷检索，采用“年份-部门代码-类别代码-序号”的编号方式：年份：以四位阿拉伯数字表示（如2024）；部门代码：以部门名称拼音首字母缩写（如办公室为BG，人事科为RS）；类别代码：文书类为WS，业务类为YW，音像类为YX，实物类为SW；序号：以三位数字递增（如001、002……）。示例：2024年办公室产生的第1份文书类文档，编号为“2024-BG-WS-001”。第三章文档的生成与审核3.1起草规范文档起草应做到内容真实、依据充分、表述准确，格式符合《党政机关公文格式》（GB/T____）要求。电子文档命名需与编号一致，纸质文档使用A4规格纸张、仿宋_GB2312字体（正文三号字，标题二号字），字迹清晰、无涂改。3.2审核流程文档需经“自查-初审-复核-审批”四级把关：1.起草人自查：核对内容逻辑、数据准确性，检查格式规范性；2.部门负责人初审：重点审查内容是否符合部门职责、政策要求，是否存在合规性风险；3.办公室复核：核验文档编号、格式一致性，检查附件完整性，提出格式优化建议；4.领导审批：一般文档由分管领导审批，涉及重大决策、资金使用、人事调整的文档，需报主要领导审批。第四章文档的存储与保管4.1纸质文档管理纸质文档实行“专柜、分类、有序”保管：配备防火、防潮、防虫的专用档案柜，按编号顺序上架，柜内放置干燥剂、防虫剂；每年年底对纸质文档进行整理归档，补充缺失材料，更新目录；涉密纸质文档单独存放于密码柜，执行双人双锁管理，借阅、复印需履行保密审批手续。4.2电子文档管理电子文档依托机关专用服务器或加密云盘存储，实行“双备份、限权限、强防护”：建立“本地+异地”双备份机制，每月自动备份至异地服务器，防止数据丢失；按岗位设置访问权限（如起草人可编辑，部门负责人可审核，普通人员仅可查阅）；安装正版杀毒软件，定期检测系统漏洞，禁止在非涉密终端存储、传输涉密电子文档。4.3特殊文档管理重要文档（如合同、审计报告、干部任免文件）实行“双份存档”，一份留存机关，一份移交档案管理部门或异地保管；音像类文档需转换为通用格式（如照片为JPG，视频为MP4），标注拍摄时间、地点、事件，存储于专用硬盘并定期校验；实物类文档需登记造册，注明来源、时间、价值，存放于陈列柜或仓库，定期检查完好性。第五章文档的借阅与使用5.1借阅流程机关内部人员借阅文档需填写《文档借阅申请表》，注明借阅用途、预计归还时间：借阅部门内部文档：由部门负责人审批；借阅跨部门或涉密文档：需经办公室审核、分管领导审批；外单位借阅（含复制）：需出具单位介绍信，经主要领导审批后，由办公室指定专人陪同查阅，禁止外带涉密文档。5.2使用要求借阅人应妥善保管文档，不得涂改、折叠、标注，严禁转借他人；文档使用后应在3个工作日内归还，如需续借，需重新办理审批手续；因工作需要复制文档的，需在申请表中注明，经审批后由办公室统一复印、编号，复制件标注“副本”字样。第六章文档的销毁6.1定期鉴定每年12月，由办公室牵头，联合业务部门、保密部门成立鉴定小组，对保管期满的文档进行鉴定：涉密文档：重点审查是否仍需保密，确无保存价值的列入销毁清单；非涉密文档：结合工作需求、法律规定（如会计档案需保存30年），判定是否销毁。6.2销毁流程涉密文档：销毁清单经保密部门审核、主要领导审批后，移交指定的涉密载体销毁机构，由2名以上监销人全程监督，销毁后填写《涉密文档销毁登记表》并存档；非涉密文档：销毁清单经办公室审批后，使用碎纸机或送至指定地点销毁，销毁过程需拍照留痕，填写《非涉密文档销毁登记表》。第七章监督与考核7.1责任分工办公室为文档管理牵头部门，负责制定制度、培训指导、日常检查；各部门负责人对本部门文档的生成、审核、保管负直接责任；文档经手人对文档的真实性、完整性负个人责任。7.2检查与考核每半年开展一次文档管理专项检查，内容包括分类准确性、存储规范性、借阅记录完整性等；考核结果纳入部门和个人年度绩效，对管理规范、成效突出的