档案管理信息系统使用指南

档案管理信息系统使用指南档案管理信息系统是依托数字化技术构建的档案全生命周期管理平台，旨在为机关、企事业单位提供规范、高效的档案管理解决方案，覆盖档案收集、整理、存储、利用、鉴定、销毁等核心环节。本指南将从操作流程、功能模块、安全规范等维度，为不同角色的用户提供实用指引。一、系统登录与权限管理（一）登录流程1.账号登录：打开系统登录界面，输入分配的用户名与密码（首次登录建议修改初始密码），部分系统支持“验证码登录”或“CA数字证书认证”（需提前安装驱动）。2.权限验证：登录后系统自动匹配用户角色（如管理员、档案管理员、普通用户），不同角色的功能菜单将差异化展示（例：管理员可见“系统设置”“权限分配”，普通用户仅可见“档案检索”“利用申请”）。（二）权限分配与调整管理员操作：进入【系统管理】-【权限配置】，可按“角色”或“用户”维度分配权限（如“档案录入”“删除权限”“审批权限”等），支持批量授权或单独调整。用户自查：点击右上角【个人中心】-【权限说明】，可查看当前账号的功能权限范围（例：“仅可检索2010年后的公开档案”）。二、档案录入与全流程管理（一）档案收集：电子文件导入1.单文件上传：进入【档案收集】-【新增档案】，点击“上传文件”，选择本地文件（支持PDF、DOC、JPG、TIF等格式，单文件大小≤50M），并填写元数据（如档案编号、题名、形成日期、责任者、保管期限、密级等，带\*为必填项）。（二）档案整理：分类与结构化分类规则：系统支持“年度-机构-问题”“年度-保管期限-类别”等多维度分类（可在【系统设置】-【分类方案】自定义），点击左侧分类树，可拖拽档案至目标类目。案卷/件管理：对需组卷的档案，点击【新建案卷】，录入案卷题名、起止日期等信息，将单份档案“关联”至案卷；零散档案可直接以“件”为单位管理。（三）存储与备份系统存储：档案数据采用“分布式存储+异地备份”机制，系统自动按“月/季”生成备份文件（管理员可在【系统管理】-【备份管理】查看备份记录）。手动备份：重要档案可点击【档案详情】-【导出】，生成PDF或XML格式文件，本地留存（注意：涉密档案需遵循单位保密制度，禁止私自导出）。三、档案检索与利用服务（一）精准检索：多维度查询简单检索：在首页搜索框输入关键词（如文号、题名、责任者），系统自动匹配全库档案，支持“模糊匹配”“精确匹配”切换。高级检索：点击“高级检索”，组合“时间范围”“密级”“保管期限”“分类号”等条件，缩小检索范围（例：检索“____年/永久/文书档案/财务部”）。（二）利用申请与审批管理员审批：进入【利用管理】-【待办审批】，查看申请详情（含档案密级、利用方式），点击“通过”或“驳回”（驳回需填写原因）。四、安全规范与系统维护（一）数据安全密码管理：用户密码需包含“字母+数字+特殊字符”，每90天强制修改；管理员定期核查账号使用情况，冻结长期未登录或异常账号。（二）系统维护客户端要求：推荐使用Chrome（≥80版）、Edge（≥90版）浏览器，禁用“广告拦截”“脚本拦截”插件；定期清理浏览器缓存（Ctrl+Shift+Delete）。（三）操作日志审计管理员可在【系统管理】-【操作日志】查看所有用户的操作记录（含登录、录入、删除、审批等），对“高频删除”“越权访问”等异常操作，可导出日志提交审计。五、常见问题与解决方案（一）登录类问题提示“账号锁定”：连续5次密码错误触发锁定，等待30分钟后重试，或联系管理员重置密码。验证码加载失败：检查网络连接，刷新页面；若仍失败，联系技术支持重置验证码服务。（二）上传/检索类问题上传文件失败：确认文件格式（如TIF需为黑白扫描件）、大小（≤50M），若为批量上传，检查Excel模板与文件命名是否匹配。检索无结果：调整关键词（如将“合同”改为“协议书”），扩大时间范围，或检查权限（是否有该类目访问权限）。（三）利用申请类问题申请被驳回：查看驳回原因（如“密级不符”“事由不