员工病假管理及缺勤追踪操作规程

员工病假管理及缺勤追踪操作规程一、目的与适用范围（一）目的为规范员工病假申请、审批及缺勤追踪流程，平衡员工合法医疗权益与企业运营秩序，提升考勤管理的规范性、透明度与效率，特制定本规程。（二）适用范围本规程适用于企业全体在职员工（含全职、派遣制员工；实习生、兼职人员参照核心原则执行）。二、职责分工（一）人力资源部门（HR）制定、修订病假管理及缺勤追踪制度，确保符合劳动法规与企业实际需求；审核病假申请合规性（如证明材料有效性、请假时长合理性），维护考勤数据准确性；定期分析病假、缺勤数据，识别异常趋势并联动处置；调查、认定违规病假行为，保障员工申诉渠道畅通。（二）部门主管/直线经理依据权限审批病假申请，结合业务安排评估请假影响，协调岗位临时补位；跟踪员工病假期间健康状态，及时反馈异常（如疑似虚假请假、病情恶化需调岗等）；配合HR核实考勤异常与病假的关联性，提供业务视角判断依据。（三）员工义务病假申请应遵循“如实申报、及时沟通”原则：突发疾病需在发病后首个工作日内补全申请（特殊情况经主管批准可延长）；按要求提供真实有效的医疗证明，不得伪造、篡改诊断结果或病假时长；病假期间保持通讯畅通，配合主管、HR了解健康进展（长期病假需定期反馈康复情况）；复工前确认身体状态符合岗位要求，必要时提供复工医学证明。三、病假管理流程（一）申请与审批1.常规病假：员工因病请假时，应提前通过OA系统/邮件/书面表单提交申请，说明病情、预计时长，并附医疗机构《诊断证明书》（含建议休息时长）。请假时长≤3个工作日：直属主管审批，同步HR备案；请假时长＞3个工作日：部门经理复核，HR最终审核（必要时可要求复查证明或专科诊断）。2.突发疾病/急诊：员工突发疾病无法提前申请时，应在就诊后24小时内（或委托家属/同事）向主管说明情况，病愈复工后3个工作日内补全申请材料（急诊病历、诊断证明等），经主管及HR确认后按病假处理。（二）证明材料要求医疗证明需由二级及以上公立医院（或企业指定医疗机构）出具，包含姓名、就诊时间、诊断结果、建议休息时长等核心信息，且加盖医院诊断专用章；慢性病、周期性病假（如术后康复、孕期产检等）需提供连续诊断证明，单次请假时长原则上不超过15个工作日（特殊病情经HR与医疗专家评估后可延长）；员工因个人原因选择私立医院就诊的，需提前向HR申请备案，否则病假申请可能不予认可。（三）病假薪资与福利病假薪资按《劳动法》《企业薪酬管理制度》执行：医疗期内（按工龄、司龄核定）：病假工资不低于当地最低工资标准的80%；医疗期满或超出医疗期：企业可按事假处理（无薪），或协商调整岗位、解除劳动合同（需符合法定程序）。四、缺勤追踪机制（一）日常追踪与预警HR通过考勤系统实时监控打卡数据，对“未打卡+无申请”“多次迟到/早退+病假频率异常”等情况触发预警，2个工作日内联动主管核实；主管每周复盘团队考勤，结合员工工作表现（如任务完成率、协作效率）判断病假合理性，发现疑点及时反馈HR（如短期内多次“突发病假”且避开重要项目节点）。（二）数据统计与分析HR每月汇总病假数据，从部门、岗位、工龄、季节等维度分析趋势：若某部门月度病假率超企业平均水平20%，需联合主管排查原因（如工作强度、团队氛围等）；若某员工年度病假时长超医疗期2倍，需启动“健康与岗位适配性评估”（如职业健康检查、调岗支持）。建立“病假-绩效”关联分析：长期病假员工复工后，HR联合部门评估岗位胜任力，必要时提供转岗培训或调岗支持。（三）异常核查与处置1.虚假病假认定：通过以下方式核实：联系出具证明的医疗机构，核查诊断记录真实性；比对员工病假期间行动轨迹（如社交媒体动态、公共出行记录）与病情描述是否矛盾；要求员工提供复查证明或现场复诊（需提前告知并保障隐私）。2.违规处理：首次虚假病假：扣除对应天数薪资，出具书面警告，取消当年评优资格；二次及以上虚假病假：按严重违纪处理，解除劳动合同（需保留完整证据链，确保流程合法）。3.申诉机制：员工对违规认定有异议的，可在收到处理通知后5个工作日内向HR提交书面申诉，附补充证明材料（如复诊记录、医疗专家意见），HR需在10个工作日内完成调查并反馈结果。五、保障与优化措施（一）隐私保护员工医疗信息（如诊断结果、病史）仅限HR、直属主管及医疗顾问知悉，严禁泄露至无关人员；涉及隐私的沟通需采用加密邮件、一对一谈话等方式。（二）人文关怀长期病假（超30天）员工：HR每2周通过电话/邮件关怀，了解康复进展，提供政策咨询（如医疗期延长、社保缴纳等）；复工支持：为大病初愈员工制定“过渡性工作方案”（如弹性工时、减轻工作负荷），联合工会或员工关怀小组提供心理疏导。（三）制度优化HR每年度牵头评估本规程执行效果，结合法规更新、业务变化及员工反馈（如匿名调研）调整条款，确保制度兼具“合规性”与“人性化”。六、附则1.本规程自发布之日起施行，原有制度与本规程冲突的，以本规程为准；2.各分支机构可结合属地法规及业