公司法律事务管理流程和制度

公司法律事务管理流程和制度流程概述流程目的规范公司的法律事务管理工作，促进公司对外经营和内部运营，规避公司的法律风险。适用范围适用于公司法律事务的管理。定义法务工作是指为防范和化解公司法律风险而进行的日常管理和专项事件办理等相关工作，主要包括但不限于法律法规研究、外聘律师事务所及法律顾问的选聘及管理、公司法律相关事务咨询、合同审核、潜在纠纷和纠纷办理及公司其他法律相关的专业支持等。职责划分机构职责计划经营部公司法务工作的管理部门，协助公司领导及各部门正确执行国家法律、法规和政策，对公司重大经营决策提供法律意见。以预防法律风险为主，收集房地产相关法律、法规，建立公司法规汇编、案例等知识库，开展法律知识培训；为公司提供权限范围内商务活动所需的法律咨询服务与法律支持服务。各部门具有对职权范围内的工作承担法律风险防范、提供专业意见、配合计划经营部法务工作开展的责任和义务。

工作程序法律法规研究计划经营部负责法律法规信息获取，主要途径方式：从法律协会、房地产管理协会、市政府及相关部门获取相关法律法规信息；随时查询报刊、杂志及互联网等媒体取得信息，以获取法律法规颁布、修订、废止的信息及相关法律法规的有效版本，及时更新公司法律法规清单。计划经营部负责法律法规与公司经营管理活动相关性的分析及信息登录：对获取的法律法规的内容、适用范围以及与公司生产、经营、管理活动的关联性确定获取的法律法规的适用性和有效性。将最新的法律法规进行登录，列入《法律法规清单》内；随时收集研究典型案例，特别关注对公司的启示和现行做法的审视；当最新法律法规颁布时，计划经营部应及时更新《法律法规清单》。计划经营部组织法律法规的培训和文件发放：计划经营部应在年度公司培训计划确定时，配合人力资源部确定法律法规培训的计划，并配合人力资源部组织开展法律法规培训；根据最新法规的要求，适时组织新法规的培训、学习；根据法律法规涉及的内容，计划经营部可确定是否传阅及发放相关部门。如涉及应修改公司相关规定或办理程序，计划经营部应提出书面意见，经总经理确认后，按照公司制度规范流程修订管理要求提出修订建议或申请。法律咨询咨询法律意见，包括各部门进行重大经济活动需要法律意见、各部门涉及的尚未进入诉讼程序的潜在纠纷需要法律意见等情况。各部门需要法律咨询时，不论是需要计划经营部提出书面法律意见，还是参与各部门会议时提出法律意见，均需提前提出。合同管理工作计划经营部参与公司相关部门组织的标准合同文本的编制和修订工作，并留存以备查验。合同经办部门应结合具体工作选择使用相应的标准合同文本，由各部门添加专用条款内容，会签过程中应以“修订格式”进行修改，以便加快合同审核速度，提高效率。合同签订审批的法律审核要点：原则上，公司所有对外签订的合同，均须经过计划经营部的法律审核。计划经营部依照公司合同管理规定及相应表格进行合同法律审核，至少包括合同初次传签时的法律审核及相关意见、合同修订后再次传签确认的法律审核及法律风险提示。对法律意见或法律风险提示的审批人为具有合同审批权限的职位或机构。合同法律审核工作要点：经办人在部门登记表上进行来文登记，并注明收文日期和返回日期；是否按照要求使用适合的标准合同样本；针对合同中的付款条件、违约责任、各方权利义务关系、质量等重要条款应着重审查，对于执行过程中可能发生的违约行为应提请相关部门注意；采用招投标方式确定的合同，需要审核文件经办部门是否已确认和招投标文件及其过程文件的内容相符；若合同内容涉及其他已生效的合同或协议中的条款时，必须参照以往合同，以免发生自相矛盾的内容；审核中应结合总结前期工作不足与经验，及时对审核合同进行完善与修改。合同的变更和解除原则上应按照合同签订程序予以审核审批。公司外聘律师事务所、法律顾问的管理公司外聘律师事务所、法律顾问一律由计划经营部统一负责，各部门均不得自行外聘律师（但可以向计划经营部推荐），计划经营部组织进行专业考察，报总经理审批后，由计划经营部代表公司同选定的律师事务所签订委托代理合同。委托代理合同期限以一年为宜。服务合同中包括但不限于：专业能力、工组效率、保密义务、执业限制和违约责任等。合同中应包括外聘律师事务所、法律顾问的职责，职责包括但不仅限于：为公司经营事务提供法律咨询、参与重大合同的谈判和起草；对客户投诉、合同纠纷等公司事务提供法律意见，根据公司要求出具对公司及第三人的法律文书(包括但不限于律师函)；代理诉讼和非诉讼案件；为公司提供行业法律资讯；应公司要求开展法律培训。委托代理关系建立后，由计划经营部负责与律师工作的协调、联系、沟通，并进行统一管理：委托律师在受聘后应独立完成工作，各部门应为其完成工作提供帮助：委托律师应定期向计划经营部汇报工作进展情况，计划经营部负责对律师工作进行绩效评估，建立外聘律师工作档案，了解律师工作业绩和专长，作为今后外聘律师的依据；计划经营部依据委托代理合同约定，负责合同付款办理相关工作。纠纷处理为行文方便，本制度“纠纷”包括诉讼、仲裁、行政复议等，注意与相关法律法规定义的区别。对纠纷处理的原则：合同主办部门是公司合同履行监控的主责部门，计划经营部是公司潜在纠纷和纠纷处理的统一管理部门；公司与相关方发生争议时，合同主办部门应尽可能通过协商、调解等非诉方式来解决纠纷。发生纠纷时，计划经营部应本着公司利益最大化原则考虑，合理预测公司需支付的成本、风险，采取适宜的措施。潜在纠纷案件处理程序：公司各部门有责任和义务随时就可能产生纠纷的事项向计划经营部说明，并配合计划经营部相关工作。计划经营部也可通过定期整理方式，通知各部门上报潜在纠纷案件，上报部门填写《潜在纠纷法律事务处理表》，当计划经营部在出具意见的同时，认为情况需要上报公司领导时，完善本表，同时上报总经理。当各部门发现在经营活动中产生潜在纠纷情况，可以向计划经营部提出《咨询法律意见表》，若计划经营部认为其咨询事由确为潜在纠纷且需要上报公司领导时，自行填写《潜在纠纷法律事务处理表》，上报总经理。各部门收到外单位、律师事务所、公检法部门的来函或通知等，涉及法律问题的应及时与计划经营部沟通，按照以上程序进行处理，以避免因错过时效而造成公司损失的情况产生。纠纷处理一般程序：立案：主诉案件由涉案部门填写《纠纷案件申请表》，报计划经营部。计划经营部根据具体情况出具法律意见。被诉案件，计划经营部自接到应诉通知、传票等后填写《纠纷案件申请表》，并与涉案部门进行沟通，出具法律意见。凡主动诉讼，均由计划经营部报总经理审批，方可进入诉讼；被动诉讼由计划经营部知会总经理。收集证据：立案或接到案件受理通知后，计划经营部根据对方提交的证据和纠纷需要列举需补充的证据清单。各部门配合计划经营部在开庭前完成搜集证据。审理（包括调解）：计划经营部于开庭前选聘诉讼代理律师所：完成与其订立委托代理合同，出具开庭所需的法律文书（授权委托书、法定代表人身份证明书）及提供营业执照原件等。代理律师所应于开庭前5日完成证据分析、出具法律意见书等工作。计划经营部结合公司实际情况作出纠纷策略，并报总经理审批、及时知会相关领导（副董事长、董事长）及主要管理人员。代理律师所必须按期完成开庭审理工作。纠纷过程中，如法院要求调解或双方当事人要求和解，由计划经营部提出建议方案（含确定代理人达成调解或和解的权限），报总经理审批、及时知会相关领导（副董事长、董事长）及主要管理人员。裁决：代理律师必须按期完成接收裁决有关法律文书的工作，于1个工作日内转交计划经营部。计划经营部应即刻将案件裁决情况上报总经理。执行处理由计划经营部负责组织，相关部门配合。如计划经营部认为需提请上诉的案件，由计划经营部按照立案程序组织进行。案件资料，均由计划经营部转公司档案室存管。报告通告当计划经营部在处理法律事务的过程中发现需要向领导汇报的情况，由计划经营部填写法律事务处理表，上报相关