行政采购制度编写规范

PAGE行政采购制度编写规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司行政采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司运营的正常开展，合理控制采购成本，提高资金使用效益，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及行政类物资、服务的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具、物业服务、车辆租赁等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保竞争环境的公平性。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，采购流程应透明化，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：在满足公司业务需求的前提下，充分考虑采购成本、质量、服务等因素，追求采购效益的最大化。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行指导和监督。其主要职责包括：1.审批年度采购预算和采购计划。2.审议重大采购项目的采购方案、采购合同等。3.协调解决采购过程中的重大问题。4.监督采购制度的执行情况。（二）采购执行部门公司指定行政部门作为采购执行部门，负责具体的采购工作。行政部门应配备专业的采购人员，明确采购人员的岗位职责，确保采购工作的顺利开展。采购人员的主要职责包括：1.根据公司需求，编制采购计划和采购申请。2.组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购物资和服务的验收、入库、付款等工作。4.建立和维护供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。5.收集、整理采购相关信息，为公司决策提供支持。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资和服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收和使用反馈。2.财务部门：负责审核采购预算、采购合同，办理采购款项的支付手续，对采购资金进行核算和监督。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险。三、采购流程（一）采购计划编制1.各需求部门应根据本部门的业务需求和实际情况，提前制定年度采购计划，并提交给行政部门。年度采购计划应包括采购项目名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.行政部门汇总各需求部门的采购计划，结合公司实际情况和预算安排，编制公司年度采购计划，报采购决策委员会审批。3.采购计划经审批后，行政部门应根据实际需求，将采购计划分解为月度采购计划，并组织实施采购活动。（二）采购申请1.需求部门根据月度采购计划，填写采购申请表，详细说明采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计采购时间等信息，并提交给行政部门。采购申请表应经部门负责人签字确认。2.行政部门对采购申请表进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购规格和数量的准确性、预算安排的合规性等。如审核通过，行政部门将采购申请表提交给采购人员进行采购操作；如审核不通过，行政部门应及时与需求部门沟通，说明原因，并要求需求部门进行修改或调整。（三）供应商选择与管理1.供应商开发：采购人员应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对于新的采购项目，采购人员应根据采购需求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并对其进行初步评估。2.供应商评估：采购人员应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。评估结果应记录在供应商评估档案中，作为供应商选择和管理的依据。3.供应商选择：根据采购项目的要求和供应商评估结果，采购人员应选择合适的供应商进行采购谈判。在选择供应商时，应优先选择资质良好、信誉度高、产品质量可靠、价格合理、服务优质的供应商。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商。4.供应商管理：采购人员应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。在合同执行过程中，采购人员应定期与供应商沟通，了解采购物资和服务的供应情况，及时解决出现的问题。同时采购人员应根据供应商的表现，对供应商进行动态管理，如调整采购份额、暂停合作等。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购人员与供应商就采购物资和服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行谈判，争取达成双方都能接受的协议。在谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，掌握谈判技巧，维护公司利益。2.合同签订：采购谈判达成一致后，采购人员应根据谈判结果起草采购合同，并提交给相关部门审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等。经审核通过后，采购人员应与供应商签订采购合同，并加盖公司公章。采购合同应明确采购物资和服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，以及双方的违约责任和争议解决方式。（五）采购验收1.采购物资和服务到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资和服务的数量、质量、规格等进行检查，确保采购物资和服务符合要求。2.验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、采购合同编号、验收日期、验收内容、验收结果等信息。如验收不合格，验收人员应及时与供应商沟通，要求供应商采取整改措施或重新提供合格的物资和服务。同时，采购人员应跟踪整改情况，直至验收合格为止。（六）采购付款1.采购物资和服务验收合格后，需求部门应根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，并提交给财务部门。付款申请单应包括采购项目名称、供应商名称、采购合同编号、付款金额、付款方式等信息，并经部门负责人签字确认。2.财务部门对付款申请单进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性可靠性、付款金额的准确性等。如审核通过，财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。如审核不通过，财务部门应及时与需求部门和采购人员沟通，说明原因，并要求进行修改或调整。四、采购预算管理（一）预算编制1.行政部门应根据公司年度经营计划和采购计划，结合上一年度采购实际情况，编制年度采购预算。年度采购预算应包括采购项目名称、规格、数量、预计采购金额等内容，并报采购决策委员会审批。2.采购预算经审批后，行政部门应将采购预算分解为月度采购预算，并下达给各需求部门。各需求部门应严格按照月度采购预算控制采购支出，不得超预算采购。（二）预算执行与监控1.预算执行：采购人员应按照采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购支出不超过预算额度。在采购过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，采购人员应及时填写预算调整申请表，并提交给行政部门和财务部门审核。经审核通过后，方可进行预算调整。2.预算监控：财务部门应定期对采购预算执行情况进行监控，及时掌握采购支出动态。对于超预算采购的情况，财务部门应及时与采购人员和需求部门沟通，分析原因，并采取相应的措施进行控制。同时，采购决策委员会应定期对采购预算执行情况进行检查和评估，确保采购预算的严格执行。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.公司应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险主要包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.采购人员应密切关注市场动态，及时了解市场价格波动、供应短缺等情况，评估市场风险对采购活动的影响。同时采购人员应加强对供应商的管理，定期评估供应商的资质、信誉、经营状况等，及时发现和解决供应商风险。3.在采购过程中，采购人员应严格把控采购物资和服务的质量，加强验收环节的管理，防范质量风险。同时采购人员应认真审核采购合同条款，确保合同的合法性、完整性和准确性，防范合同风险。此外采购人员应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续，防范付款风险。（二）风险应对措施1.市场风险应对：采购人员应加强市场调研，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和采购数量，采取套期保值、签订长期合同等方式，降低市场风险对采购成本的影响。2.供应商风险应对：采购人员应建立供应商备用机制，对于重要物资和服务的供应商，应选择多家供应商进行合作，避免因单一供应商出现问题而影响公司正常运营。同时采购人员应加强对供应商的培训和管理，提高供应商的服务意识和质量意识，降低供应商风险。3.质量风险应对：采购人员应严格按照采购合同要求，对采购物资和服务的质量进行验收，确保采购物资和服务符合质量标准。如发现质量问题，采购人员应及时与供应商沟通，要求供应商采取整改措施或重新提供合格的物资和服务。同时采购人员应建立质量追溯机制，对出现质量问题的物资和服务进行追溯和处理，防范质量风险。4.合同风险应对：采购人员应认真审核采购合同条款，确保合同的合法性、完整性和准确性。在签订合同前，采购人员应将合同文本提交给公司法律顾问进行审核，防范合同风险。同时采购人员应加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，确保合同的顺利履行。5.付款风险应对：财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续，防范付款风险。在付款前，财务部门应认真审核付款申请单和相关凭证，确保付款金额的准确性和合法性。同时财务部门应加强对供应商的信用管理，建立供应商信用档案，对信用不良的供应商采取相应的措施，防范付款风险。六、采购信息管理（一）采购档案管理1.采购人员应建立采购档案，对采购活动过程中的相关文件和资料进行整理、归档和保管。采购档案应包括采购计划、采购申请、供应商评估报告、采购合同、验收报告、付款申请单等文件和资料。2.采购档案应按照档案管理的要求进行分类、编号和存储，确保档案的完整性和可查阅性。采购档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，不得擅自销毁。（二）采购数据分析与利用1.行政部门应定期对采购数据进行收集、整理和分析，形成采购数据分析报告。采购数据分析报告应包括采购金额、采购数量、采购品种、供应商分布、采购成本变动等方面的内容，并对采购活动的绩效进行评估和分析。2.采购数据分析报告应提交给采购决策委员会和相关部门，为公司决策提供支持。通过对采购数据的分析和利用，公司可以及时发现采购活动中存在的问题和不足，采取相应的措施进行改进和优化，提高采购管理水平和采购效益。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况是否符合国家法律法规和公司相关规定，采购流程是否规范，采购行为是否合法合规。2.审计部门在审计过程中，如发现采购活动存在问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。采购人员和相关部门应积极配合审计部门的工作，认真落实整改意见，确保采购活动的规范运行。（二）外部监督1.公司应接受政府相关部门、行业