申请规范档案管理制度

PAGE申请规范档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本规范档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集公司/组织在各个方面形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查找、调阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设备，保证档案的安全保管。4.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。5.积极开展档案的开发利用工作，为公司/组织的各项工作提供档案信息服务。6.对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的及时收集和妥善保管。3.严格遵守公司/组织档案管理制度，配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和业务素质，认真履行档案管理职责。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，确保档案的安全。3.熟练掌握档案管理的业务知识和技能，认真做好档案的收集、整理、保管、利用等工作，保证档案质量。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平，适应档案管理工作的发展需要。5.负责档案管理设备的维护和管理，确保设备的正常运行。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在行政管理、生产经营、技术研发、财务管理、人力资源管理等方面形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级主管部门下发的与公司/组织有关的文件、通知、指示等。3.公司/组织对外签订的合同、协议、章程、投标书等文件。4.公司/组织内部的会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。5.公司/组织的产品样本、技术资料、科研成果、专利证书等。6.公司/组织的人事档案、工资档案、奖惩档案等。7.公司/组织的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。8.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类档案材料，确保档案的齐全完整。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，禁用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。4.档案材料应按照形成时间或重要程度进行分类整理，便于后续的保管和利用。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类，一般可分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案的编号、名称、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、空调、消防器材等。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。对于珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施。(三)档案的定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，确保档案的安全保管。检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。如档案有破损、褪色等情况，应及时进行修复；如保管环境不符合要求，应及时进行调整。3.建立档案检查记录，详细记录检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及处理情况等信息。五、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案的。2.公司/组织员工因个人需要查阅与其工作相关档案的。3.外单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应按照相关规定办理查阅手续。（二）利用手续1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应提前向公司/组织提出书面申请，说明查阅目的、内容和范围等，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅时，应在档案管理部门指定的地点进行，并有专人陪同。3.查阅档案时，应严格遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、复印、摘录等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用时间、利用人姓名、所在部门、查阅档案名称、查阅目的、利用方式（查阅、复印、摘录等）、利用份数等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。对于保管期限已满且确无保存价值的档案，应予以销毁。2.鉴定档案时，应充分考虑档案的历史价值、现实价值和未来利用价值，确保鉴定结果的准确性。（三）销毁程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报档案鉴定工作小组审核。2.档案鉴定工作小组对《档案销毁申请表》进行审核，签署审核意见。对于同意销毁的档案，应编制《档案销毁清单》。3.档案管理部门按照《档案销毁清单》对档案进行销毁。销毁时，应指定专人负责，并在销毁现场进行监督。销毁后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案目录及相关检索工具中注明销毁情况，确保档案信息的准确性。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编目、存储等管理。2.电子档案管理：建立电子档案数据库，对电子档案进行集中管理，实现电子档案的在线查阅、借阅、下载等功能。3.档案管理信息系统建设：开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理。（三）信息化管理要