档案库房制度建设规范

PAGE档案库房制度建设规范一、总则（一）目的为加强公司档案库房管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度建设规范。（二）适用范围本规范适用于公司各类档案库房的管理，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄露。2.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对档案进行分类、整理、存储和检索。3.有效利用原则：充分发挥档案的作用，为公司的各项工作提供支持和服务。二、档案库房管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案库房管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.负责档案库房的安全管理，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案库房管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、借阅等。3.负责档案库房的安全保卫工作，定期检查档案库房的门窗、消防设施等，确保档案库房的安全。4.负责档案信息化系统的操作和维护，及时录入和更新档案信息。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整和准确。2.各部门应积极配合档案管理部门的工作，按照档案管理要求提供相关资料和信息。三、档案库房建设与布局（一）库房选址1.档案库房应选择在地势较高、干燥通风、排水良好的地方，避免靠近火源、水源和污染源。2.库房应远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放场所，与其他建筑物保持一定的安全距离。（二）库房面积1.档案库房的面积应根据公司档案的数量和未来发展需要合理确定，确保档案有足够的存储空间。2.库房应设置专门的档案整理区、存储区、查阅区等功能区域，各区域应相对独立，互不干扰。（三）库房装修1.库房的地面应平整、光洁、耐磨，便于清洁和维护。2.库房的墙面应采用防火、防潮、防霉、防虫的材料进行装修，墙面应平整、无裂缝。3.库房的天花板应采用防火、防潮、防霉、防虫的材料进行装修，天花板应平整、无渗漏。4.库房的门窗应采用防火、防盗、防虫的材料制作，门窗应密封良好，能有效防止灰尘、雨水等进入库房。（四）库房设备1.库房应配备必要的档案存储设备，如档案架、档案柜、密集架等，确保档案存放整齐、有序。2.库房应配备必要的安全设备，如消防器材、防盗报警装置、温湿度控制设备等，确保档案库房的安全。3.库房应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机等，便于档案管理工作的开展。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理要求，定期将本部门形成的档案收集整理后移交档案管理部门。2.档案管理部门应及时收集公司内部各部门和外部单位发送的与公司有关的文件、资料等，确保档案的完整性。3.档案收集过程中，应注意对档案的真实性、完整性和准确性进行审核，发现问题及时处理。（二）档案整理1.档案管理部门应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理，确保档案分类准确、条理清晰。2.在档案整理过程中，应按照档案编号规则为档案编制唯一的编号，便于档案的管理和查询。3.档案整理完成后，应编制档案目录，建立档案索引，方便档案的查阅和利用。五、档案存储与保管（一）档案存储1.档案应按照分类标准进行存放，不同类别的档案应分别存放在不同的档案架、档案柜或密集架上。2.档案应按照编号顺序依次排列，确保档案存放整齐、有序，便于查找和利用。3.对于珍贵、易损的档案，应采取特殊的存储措施，如专柜存放、密封保存等，确保档案的安全。（二）档案保管1.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。2.档案库房应控制好温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的防虫、防霉、防火、防盗等设备，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对于电子档案，应定期进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.公司外部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导批准后，到档案管理部门查阅。查阅过程中，应有档案管理人员陪同。3.涉及公司机密的档案，查阅权限应严格按照公司保密制度执行，未经批准，不得查阅。（二）查阅登记1.档案管理人员应建立档案查阅登记制度，对查阅档案的人员、时间、内容等进行详细登记。2.查阅人员应在档案查阅登记簿上签字确认，不得擅自涂改、撕毁登记簿。3.档案管理人员应定期对档案查阅登记簿进行整理和归档，以备查阅。（三）档案利用1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、撕毁等。3.如需复印、拍照档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。4.档案利用完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、重要程度等因素，对档案进行全面评估，确定档案的保管期限。（二）档案销毁1.对于超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，经公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设规划1.档案管理部门应制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务和步骤。2.档案信息化建设规划应与公司信息化建设总体规划相衔接，充分利用公司现有信息化资源。（二）档案数字化1.档案管理部门应按照档案数字化标准，对档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案数字化过程中，应确保档案信息的准确性、完整性和安全性，对数字化档案进行加密存储和备份。（三）信息化系统应用1.档案管理部门应建立档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等全过程信息化管理。2.档案信息化管理系统应具备用户管理、权限管理、档案管理、查询统计、借阅管理等功能模块，方便档案管理工作的开展。3.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，及时录入和更新档案信息，确保系统数据的准确性和及时性。九、监督与检查（一）监督机制1.公司应建立档案库房管理制度监督机制，定期对档案库房管理制度的执行情况进行检查和评估。2.档案管理部门应定期对档案库房管理工作进行自查，发现问题及时整改。（二）检查内容1.档案库房的安全管理情况，包括消防设施、防盗报警装置、温湿度控制设备等的运行情况。2.档案的收集、整理、存储、保管、查阅、利用等环节的工作情况。3.档案信息化管理系统的运行情况，包括数据的准确性、完整性和安全性等。（三）问题处理1.