行政快递规范管理制度

PAGE行政快递规范管理制度一、总则（一）目的为了加强公司行政快递管理，规范快递收发流程，提高工作效率，确保公司文件、资料及物品的安全、准确传递，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部合作伙伴之间通过行政快递方式进行的文件、资料、物品等的传递。（三）基本原则1.准确及时原则：确保快递内容准确无误，并按照规定的时间要求进行收发，保证信息传递的及时性。2.安全保密原则：严格遵守国家法律法规和公司保密规定，确保快递内容的安全，防止信息泄露。3.责任明确原则：明确各环节的责任人和职责，做到责任到人，便于追溯和管理。二、快递选择与合作（一）快递供应商选择1.综合考虑快递服务质量、价格、信誉等因素，通过招标、询价、评估等方式选择优质的快递供应商。2.对快递供应商进行定期评估和考核，如服务质量、延误率、破损率等，对于不符合要求的供应商及时进行更换。（二）合作协议签订与选定的快递供应商签订详细的合作协议，明确双方的权利和义务，包括服务标准、价格、结算方式、赔偿责任等条款。三、收寄流程（一）寄件申请1.公司内部各部门如需寄件，应填写《行政快递寄件申请表》，详细注明寄件人姓名、部门、联系电话、收件人姓名、地址、联系电话、快递内容、重量、寄件时间要求等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。（二）行政审核行政部门收到寄件申请表后，对寄件内容、收件地址等信息进行审核，确保符合公司规定和相关法律法规要求。如发现问题，及时与申请部门沟通并要求修改。（三）快递面单填写行政部门根据审核通过的申请表填写快递面单，确保面单信息准确无误。面单内容包括寄件人姓名、地址、联系电话、收件人姓名、地址、联系电话、快递内容等。（四）物品封装寄件人按照要求对快递物品进行封装，确保物品包装牢固、完好，防止在运输过程中损坏。对于易碎物品，应采取特殊的防护措施。（五）称重计费行政部门将封装好的快递送至快递供应商处进行称重计费，并获取快递单号。（六）费用结算行政部门定期与快递供应商进行费用结算，核对快递费用明细，确保费用结算准确无误。结算方式按照合作协议执行。（七）跟踪查询行政部门通过快递供应商提供的查询系统或其他方式对快递进行跟踪查询，及时了解快递的运输状态，并将相关信息反馈给寄件部门。如发现快递延误、丢失等异常情况，应及时与快递供应商沟通解决。四、收件流程（一）快递接收行政部门指定专人负责接收快递，快递到达后，及时进行签收，并核对快递单号、收件人姓名、地址等信息，确保快递无误。（二）收件登记对接收的快递进行详细登记，包括快递单号、寄件人姓名、部门、联系电话、收件人姓名、部门、联系电话、快递内容、签收时间等信息。登记信息应准确、完整，便于查询和管理。（三）物品分发行政部门根据收件登记信息，及时将快递分发给相应的部门或个人。对于重要文件或紧急物品，应优先处理并及时通知收件人。（四）异常处理如发现快递存在破损、丢失、延误等异常情况，行政部门应及时与快递供应商联系，要求其按照合作协议进行处理，并做好记录。同时，及时向寄件部门或收件人反馈处理情况。五、快递安全与保密管理（一）安全管理1.寄件人应确保快递物品包装牢固，防止在运输过程中损坏。对于贵重物品或重要文件，应采取加密、保险等措施，确保安全。2.快递供应商应按照国家相关法律法规和行业标准，对快递运输过程中的安全负责，确保快递物品的安全运输。3.行政部门应加强对快递收发场所的安全管理，防止快递物品被盗、丢失等情况发生。（二）保密管理1.涉及公司机密信息的快递，寄件部门应按照公司保密规定进行加密处理，并在申请表中注明“机密”字样。2.行政部门在处理涉及机密信息的快递时，应严格遵守保密规定，确保信息不泄露。3.快递供应商应对涉及公司机密信息的快递进行保密，不得擅自泄露或使用。六、监督与考核（一）监督检查1.行政部门定期对快递收发流程进行监督检查，确保各项规定得到有效执行。2.对快递供应商的服务质量进行不定期抽查，如发现问题及时要求其整改。（二）考核机制1.建立快递收发工作考核机制，对各部门和相关责任人的工作进行考核。考核内容包括寄件申请的及时性、准确性，收件分发的及时性、准确性，快递安全与保密管理等方面。2.考核结果与绩效挂钩，对表现优秀的部门和个人给予奖励，对存在问题的部门和个人进行批评教育，并要求其限期整改。七、培训与宣传（一）培训1.行政部门定期组织快递收发流程培训，提高员工对快递管理规定的认识和操作技能。2.培训内容包括寄件申请流程、收件登记流程、快递安全与保密管理等方面，确保员工能够熟练掌握相关操作。（二）宣传通过内部公告、邮件等方式宣传快递管理规定，提高员工对快递管