规范档案资料管理制度

PAGE规范档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥档案资料在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在档案资料形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案资料进行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案资料的真实性和准确性。3.分类科学原则：根据档案资料的来源、内容、形式等特征，进行科学合理的分类，便于档案资料的管理和利用。4.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保档案资料的安全，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。二、档案资料管理机构及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善公司/组织档案资料管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织各类档案资料，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等。3.负责档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等工作，确保档案资料的质量和安全。4.定期对档案资料进行鉴定、销毁，确保档案资料的时效性和有效性。5.开展档案资料管理的培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。（二）各部门档案资料管理人员1.负责本部门档案资料的收集、整理、归档工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.按照公司/组织档案资料管理制度的要求，定期将本部门的档案资料移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案资料的利用工作，提供必要的档案资料信息。三、档案资料的分类与编号（一）分类1.文书档案：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.科技档案：包括科研项目档案、工程建设档案、设备仪器档案等。3.会计档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报告等。4.人事档案：包括员工的个人基本信息、工作经历、考核评价、培训记录、奖惩情况等。5.业务档案：包括市场营销档案、客户档案、合同档案、项目档案等。（二）编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，确保档案编号的科学性和实用性。2.文书档案编号格式为：年度+保管期限+流水号，如：2023永久001。3.科技档案编号格式为：项目编号+档案类别+流水号，如：KJ202301科研项目档案001。4.会计档案编号格式为：年度+保管期限+档案类别+流水号，如：2023定期会计凭证001。5.人事档案编号格式为：员工编号+档案类别+流水号，如：001个人基本信息档案001。6.业务档案编号格式为：业务项目编号+档案类别+流水号，如：YX202301市场营销档案001。四、档案资料的收集与整理（一）收集1.各部门应明确档案资料收集的责任人，负责及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料。2.档案资料收集应遵循全面、及时、准确的原则，确保档案资料的完整性和真实性。3.对于重要的档案资料，应实行双套制或多套制备份，以防止档案资料的丢失或损坏。（二）整理1.档案资料整理应按照档案资料的分类标准进行，确保档案资料的分类科学、合理。2.对收集到的档案资料进行分类、编号、编目、装订等工作，使其达到规范化、标准化的要求。3.档案资料整理应做到内容完整、条理清晰、标识准确，便于档案资料的保管和利用。五、档案资料的归档与保管（一）归档1.各部门应定期将整理好的档案资料移交至档案管理部门进行归档。2.档案管理部门应按照档案资料的归档要求，对移交的档案资料进行审核、接收，并办理归档手续。3.归档后的档案资料应按照档案资料的分类编号顺序进行存放，便于查找和利用。（二）保管1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家有关标准要求。3.对档案资料应进行定期检查和清点，及时发现和处理档案资料的损坏、丢失等问题。4.对电子档案资料应进行备份，并定期进行数据维护，确保电子档案资料的安全和完整。六、档案资料的利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅档案资料。2.外部单位因业务往来等原因，需要查阅、借阅公司/组织档案资料的，应按照公司/组织有关规定办理相关手续。（二）利用手续1.公司/组织内部员工查阅、借阅档案资料，应填写《档案资料查阅/借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位查阅、借阅公司/组织档案资料，应提前向公司/组织提出书面申请，说明查阅、借阅的目的、内容、范围等，经公司/组织主管领导批准后，方可办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅档案资料时，应严格遵守档案资料管理的有关规定，不得擅自涂改、复印、转借、损毁档案资料。（三）利用登记1.档案管理部门应对档案资料的查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅、借阅的时间、人员、内容、期限等信息。2.查阅、借阅人员归还档案资料时，档案管理部门应认真核对档案资料的数量、完整性等情况，确认无误后办理归还手续。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对档案资料进行鉴定，确定档案资料的保管期限和销毁范围。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案资料的形成时间、内容、重要性等因素，对档案资料进行综合评估，确定档案资料的保管期限和销毁范围。（二）销毁1.对已过保管期限且无保存价值的档案资料，应按照公司/组织有关规定进行销毁。2.档案资料销毁前，应填写《档案资料销毁申请表》，经公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案资料销毁应指定专人负责，并在销毁现场进行监销，确保档案资料销毁彻底、安全。4.档案资料销毁后，应在《档案资料销毁申请表》上注明销毁日期、销毁方式、销毁人员等信息，并将申请表归档保存。八、档案资料的信息化管理（一）信息化建设1.公司/组织应加强档案资料信息化建设，建立健全档案资料管理信息系统，实现档案资料的电子化管理。2.档案资料管理信息系统应具备档案资料的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等功能，提高档案资料管理的效率和水平。3.档案管理部门应定期对档案资料管理信息系统进行维护和升级，确保系统的安全稳定运行。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应及时将档案资料的信息录入档案资料管理信息系统，确保档案资料信息的准确、完整。2.对档案资料管理信息系统中的数据应进行定期维护，及时更新档案资料的相关信息，确保数据的时效性和有效性。3.档案管理部门应建立健全档案资料管理信息系统的数据备份制度，定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。九、监督与检查（一）监督1.公司/组织应加强对档案资料管理工作的监督，确保档案资料管理制度的有效执行。2.档案管理部门应定期对各部门档案资料管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查1.公司/组织应定期对档案资料管理工作进行全面检查，