规范会议记录管理制度

PAGE规范会议记录管理制度一、总则（一）目的为了加强公司会议管理，规范会议记录工作，提高会议效率和决策质量，确保会议精神得到有效传达和执行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、经理办公会、部门例会、专题研讨会、项目协调会等。（三）基本原则1.准确完整原则：会议记录应准确记录会议内容，包括会议主题、时间、地点、参会人员、发言内容、决议事项等，确保记录完整、真实、客观。2.及时高效原则：会议记录人员应在会议结束后及时整理记录，确保记录的及时性和准确性。对于重要会议，应在规定时间内完成会议记录并提交相关领导审核。3.保密原则：会议记录涉及公司机密信息的，应严格按照公司保密制度进行管理，确保信息安全。二、会议记录的职责分工（一）会议组织者职责1.负责确定会议主题、时间、地点、参会人员等，并提前通知相关人员。2.明确会议议程，确保会议有序进行。3.在会议结束后，及时向会议记录人员提供会议相关资料，如会议文件、汇报材料等。（二）会议记录人员职责1.熟悉会议相关资料，提前了解会议主题和议程。2.准时参加会议，认真记录会议内容，包括发言要点、讨论结果、决议事项等。3.会议记录应使用规范的格式和语言，确保记录清晰、准确、有条理。4.在会议结束后，及时整理会议记录，对记录内容进行核对和补充，确保记录完整无误。5.将整理好的会议记录提交给会议组织者审核，并按照审核意见进行修改完善。6.负责会议记录的存档管理，按照公司档案管理制度进行分类、编号、存储，确保记录资料的可查性和安全性。（三）参会人员职责1.参会人员应认真准备会议发言内容，确保发言清晰、准确、有针对性。2.积极参与会议讨论，遵守会议纪律，不得随意打断他人发言。3.对会议记录内容如有异议，应及时与会议记录人员沟通，确保记录准确反映会议实际情况。三、会议记录的内容要求（一）会议基本信息1.会议主题：明确会议讨论的核心内容。2.会议时间：记录会议开始和结束的具体时间。3.会议地点：详细记录会议召开的地点。4.参会人员：列出参会人员的姓名、部门、职务等信息。（二）会议议程按照会议实际进行的顺序，记录各项议程的内容和时间安排。（三）会议发言内容1.主持人发言：记录主持人的开场讲话、对会议目的和议程的说明、引导会议进行的关键话语等。2.参会人员发言：详细记录每位参会人员的发言要点，包括提出的问题、观点、建议、意见等。对于重要发言，应尽量记录原话；对于一般性发言，可进行概括性记录，但要确保准确传达发言者的意图。3.讨论过程：记录会议讨论的过程，包括讨论的焦点、各方观点的交锋、达成的共识或分歧等。对于讨论中的重要观点和决策依据，应详细记录。（四）决议事项1.明确会议形成的决议事项，包括决议的内容、责任部门、完成时间等。2.对于决议事项的执行要求和标准，如有明确规定，应一并记录。（五）其他事项记录会议中涉及的其他重要事项，如临时交办的工作任务、下一步工作计划、需要协调解决的问题等。四、会议记录的格式规范（一）页面设置1.纸张大小：采用A4纸。2.页边距：上、下、左、右页边距均为2.5厘米。（二）字体字号1.标题：一般采用二号黑体字，居中排列。2.正文：采用四号宋体字，行距为1.5倍行距。（三）段落格式1.首行缩进：正文段落首行缩进2个字符。2.对齐方式：标题居中对齐，正文两端对齐。（四）编号格式1.对于会议记录的章节、条款等，可采用阿拉伯数字进行编号，如“一、”“二、”“（一）”“（二）”等。2.编号应层次分明，便于阅读和查找。（五）记录内容排版1.按照会议基本信息、会议议程、会议发言内容、决议事项、其他事项的顺序依次排版。2.对于不同的发言内容和决议事项，可采用不同的字体、字号或缩进等方式进行区分，以增强记录的层次感和可读性。五、会议记录的整理与审核（一）整理要求1.会议记录人员在会议结束后应及时对记录内容进行整理，检查记录是否完整、准确，有无遗漏或错误。2.对记录中的错别字、语法错误、标点符号错误等进行修正，确保记录语言规范。3.根据会议讨论的逻辑关系，对记录内容进行适当的分段和分层，使其条理清晰。（二）审核流程1.会议记录整理完成后，应提交给会议组织者进行审核。2.会议组织者应认真审核会议记录内容，重点检查记录是否准确反映会议实际情况，决议事项是否明确、责任是否落实、时间是否合理等。3.如发现记录存在问题，会议组织者应及时与会议记录人员沟通，提出修改意见，会议记录人员应按照要求进行修改完善。4.对于重要会议的记录，审核通过后还应提交给相关领导进行审阅，领导如有意见，应进一步修改。六、会议记录的存档与查阅（一）存档管理1.会议记录审核通过后，应按照公司档案管理制度进行存档。2.存档的会议记录应进行分类编号，建立电子和纸质档案，确保档案的完整性和可查性。3.电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和时间顺序进行排列。（二）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅会议记录的，应填写《会议记录查阅申请表》，注明查阅的会议主题、时间范围、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照申请表的要求，提供相应的会议记录，并做好查阅登记工作，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人员不得擅自复制、摘抄会议记录内容，如需复制或摘抄，应另行填写申请，经档案管理部门负责人批准后方可进行。4.涉及公司机密信息的会议记录，查阅人员应严格遵守公司保密制度，不得将记录内容泄露给无关人员。七、会议记录的保密与安全（一）保密措施1.会议记录人员应严格遵守公司保密制度，对涉及公司机密信息的会议记录进行加密存储和管理。2.在会议记录整理和审核过程中，应注意对机密信息的保护，避免无关人员接触到记录内容。3.对于需要传递给外部人员的会议记录，应按照公司对外信息发布流程进行审批，确保信息安全。（二）安全管理1.加强对会议记录存储设备的安全管理，设置必要的密码和权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对会议记录进行安全检查，确保存储设备的正常运行和数据的安全性。3.如发生会议记录丢失、被盗或泄露等安全事件，应立即采取措施进行处理，并及时报告公司相关领导。同时，要配合相关部门进行调查，查明原因，追究责任。八、会议记录的监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的会议记录监督小组，负责对会议记录工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应重点检查会议记录的准确性、完整性、及时性以及存档管理情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.鼓励公司员工对会议记录工作进行监督，如发现违规行为或记录存在问题，可向监督小组或相关领导举报。（二）考核办法1.将会议记录工作纳入公司绩效考核体系，对会议记录人员和相关责任人进行考核。2.考核内容包括会议记录的质量、整理审核的及时性、存档管理的