规范企业账簿管理制度

PAGE规范企业账簿管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司账簿管理，确保会计信息真实、准确、完整，加强财务管理与内部控制，防范财务风险，为公司的稳定运营和发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的账簿管理活动。（三）依据本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《会计基础工作规范》以及其他相关法律法规和行业标准制定。二、账簿设置（一）会计账簿种类1.总账：按照会计科目分类登记公司全部经济业务，提供总括核算资料。2.明细账：根据总账科目所属明细科目设置，详细记录各类经济业务的具体情况。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，由出纳人员逐日逐笔登记，反映货币资金的收支情况。4.备查账：用于记录一些在总账、明细账中未能记载的事项，如租入固定资产登记簿、受托加工材料登记簿等。（二）账簿启用1.新成立的公司或机构在取得营业执照后，应及时按照规定设置账簿，并在启用时填写“账簿启用表”，注明账簿名称、编号、启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）姓名等，并加盖单位公章。2.更换新账簿时，应在旧账簿的最后一行余额处加盖“结转下年”戳记，并将余额结转至新账簿的第一行余额栏内，在摘要栏注明“上年结转”字样。三、账簿登记（一）登记依据会计人员应根据审核无误的原始凭证、记账凭证进行账簿登记。原始凭证必须具备凭证名称、填制日期、填制单位或填制人姓名、经办人员的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等基本要素；记账凭证应按照经济业务的内容加以分类，并据以确定会计分录后填制，确保记账凭证的内容完整、摘要清楚、会计科目使用正确、金额准确。（二）登记要求1.账簿登记应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。下列情况，可以用红色墨水记账：按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。2.各种账簿应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。3.凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“θ”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。4.每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。（三）登记时间1.现金日记账和银行存款日记账应根据收付款凭证，随时逐笔登记，每日终了，应计算当日的现金收入合计数、现金支出合计数和结余数，并将结余数与实际库存数核对，做到账款相符。2.总账应根据记账凭证汇总表定期登记，原则上每月登记一次。明细账应根据记账凭证和原始凭证逐笔登记，根据业务量大小，可每日、每五日或每旬登记一次。四、账簿核对（一）账证核对会计人员应定期将账簿记录与会计凭证进行核对，检查账簿记录与记账凭证及其所附原始凭证的内容、金额、记账方向等是否一致，确保账证相符。核对工作应在记账后及时进行，发现问题应及时查找原因并进行更正。（二）账账核对1.总账各账户之间的核对：通过编制试算平衡表，检查全部总账账户的借方发生额合计与贷方发生额合计是否相等，借方余额合计与贷方余额合计是否相等。2.总账与明细账核对：总账账户的期末余额应与其所属明细账账户期末余额之和核对相符。核对时，应将总账账户的余额与明细账账户的余额逐笔进行核对，确保账账相符。3.总账与日记账核对：现金日记账和银行存款日记账的期末余额应与总账中“库存现金”和“银行存款”账户的期末余额核对相符。4.会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账核对：会计部门应定期与财产物资保管和使用部门核对财产物资明细账，检查双方记录是否一致，如有差异，应及时查明原因并进行调整。（三）账实核对1.现金日记账账面余额与库存现金数额是否相符：每日终了，出纳人员应将现金日记账的账面余额与实际库存现金进行核对，做到日清月结。如有不符，应及时查明原因，并编制“现金盘点报告表”，作为调整现金日记账账面记录的依据。2.银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额是否相符：每月末，会计人员应将银行存款日记账的账面余额与银行对账单进行核对。如有未达账项，应编制“银行存款余额调节表”，调节相符。如调节后仍不相符，应查明原因，属于记账错误的，应及时更正；属于未达账项的，应与银行协商解决。3.各项财产物资明细账账面余额与财产物资的实有数额是否相符：定期进行财产清查，将各项财产物资明细账账面余额与财产物资的实际数量、金额进行核对。如有盘盈、盘亏，应及时调整账簿记录，并按照规定进行处理。4.有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录是否相符：定期与债权债务单位核对账目，检查双方债权债务的记录是否一致。如有差异，应及时查明原因并进行调整。五、账簿结账（一）结账时间1.月度结账：每月末最后一笔经济业务登记入账后，应进行月结。月结时，在各账户本月份最后一笔记录下面划一条通栏红线，表示本月记账完毕；然后，在红线下面结算出本月发生额和月末余额，并在摘要栏内注明“本月合计”字样；最后，在“本月合计”行下面再划一条通栏红线，表示月结完毕。2.季度结账：季末各账户的结账方法与月结基本相同，但在摘要栏内注明“本季合计”字样，并在“本季合计”行下面划一条通栏红线。3.年度结账：年度终了，所有账户都要进行年结。年结时，应在12月份月结数字下，结算填列全年12个月的发生额合计数，并在摘要栏内注明“本年累计”字样；然后，在“本年累计”行下面划双红线，表示全年经济业务记录完毕。年度终了，要把各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。（二）结账程序1.结账前，必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账。2.按照权责发生制原则的要求，调整有关账项，合理确定本期应计的收入和应计的费用。包括应计收入、应计费用、收入分摊、费用分摊等项目的调整。3.将损益类账户转入“本年利润”账户，结平所有损益类账户。4.在本期全部经济业务登记入账的基础上，结算出所有账户的本期发生额和期末余额。六、账簿保管（一）保管期限1.总账、明细账、日记账、辅助账簿的保管期限为30年。2.固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.涉及外事和对私改造的会计凭证、会计账簿的保管期限为永久。（二）保管要求1.会计账簿应指定专人负责保管，做到妥善存放、便于查阅，防止丢失、损坏。2.当年形成的会计账簿，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。3.移交本单位档案机构保管的会计账簿，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。4.会计账簿保管期满，需要销毁时，应由本单位档案机构提出销毁意见，会同会计机构共同鉴定，严格审查，编造会计账簿销毁清册。单位负责人应当在会计账簿销毁清册上签署意见。销毁会计账簿时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。监销人在销毁会计账簿前，应当按照会计账簿销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计账簿；销毁后，应当在会计账簿销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。七、账簿的更换与交接（一）账簿更换1.总账、日记账和多数明细账应每年更换一次。年初，应将旧账簿中的各账户余额结转至新账簿的相应账户中，并在摘要栏注明“上年结转”字样。2.部分财产物资明细账和债权债务明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账，重抄一遍工作量较大，因此，可以跨年度使用，不必每年更换一次。各种备查账簿也可以连续使用。（二）账簿交接1.会计人员工作调动或者因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员。没有办清交接手续的，不得调动或者离职。2.接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了事项。3.移交人员在办理移交时，要按移交清册逐项移交；接替人员要逐项核对点收。现金、有价证券要根据会计账簿有关记录进行点交。库存现金、有价证券必须与会计账簿记录保持一致。不一致时负责人必须限期查清。会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺。如有短缺，必须查清原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责。银行存款账户余额要与银行对账单核对，如不一致，应当编制银行存款余额调节表调节相符，各种财产物资和债权债务的明细账户余额要与总账有关账户余额核对相符；必要时，要抽查个别账户的余额，与实物核对相符，或者与往来单位、个人核对清楚。移交人员经管的票据、印章和其他实物等，必须交接清楚；移交人员从事会计电算化工作的，要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接。4.会计机构负责人（会计主管人员）移交时，还必须将全部财务会计工作、重大财务收支和会计人员的情况等，向接替人员详细介绍。对需要移交的遗留问题，应当写出书面材料。5.交接完毕后，交接双方和监交人员