船舶订舱管理制度规范

PAGE船舶订舱管理制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司船舶订舱业务流程，确保订舱工作的高效、准确、合规，提高公司在航运市场的竞争力，保障公司业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及船舶订舱业务的所有部门和人员，包括但不限于销售部门、运营部门、客服部门等。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规以及航运行业的相关标准和规范，确保订舱业务的合法性和规范性。2.准确高效原则：准确掌握货物信息、船期信息等，提高订舱效率，及时满足客户需求。3.风险防控原则：对订舱过程中的各类风险进行识别、评估和防控，保障公司利益。4.信息保密原则：妥善保管客户信息及业务相关信息，防止信息泄露。二、订舱业务流程（一）客户需求收集1.销售部门与客户沟通，详细了解货物的名称、数量、重量、体积、包装形式、起运港、目的港、交货期等信息。2.对于特殊货物，如危险品、冷藏品、超大件货物等，需进一步了解其特殊要求和运输条件。（二）订舱信息整理1.销售部门将收集到的客户订舱信息进行整理，填写订舱委托书，确保信息准确无误。2.订舱委托书中应明确货物的详细情况、运输要求、客户联系方式等关键信息。（三）船公司选择与询价1.根据货物的性质、运输要求、起运港和目的港等因素，运营部门选择合适的船公司进行询价。2.向船公司提供详细的订舱信息，包括货物信息、运输条款等，获取船期、运价、舱位等相关报价。3.对不同船公司的报价进行比较和分析，综合考虑船期、运价、服务质量等因素，选择最优的船公司。（四）订舱确认1.运营部门在选定船公司后，向船公司发送订舱委托书，进行订舱确认。2.船公司在收到订舱委托书后，对订舱信息进行审核，如无异议，将确认订舱，并提供订舱确认书。3.订舱确认书应包含船名、航次、提单号、预计开航日期、预计到港日期等信息。（五）货物报关与报检1.客服部门根据订舱信息，通知客户准备货物报关和报检所需的文件和资料。2.协助客户办理货物报关和报检手续，确保报关报检工作的顺利进行。3.及时跟踪报关报检进度，如有问题及时与客户和相关部门沟通协调。（六）货物装箱与集港1.运营部门根据订舱信息和船期安排，通知客户货物装箱时间和地点。2.监督货物装箱过程，确保货物包装牢固、标识清晰，符合运输要求。3.安排货物集港，确保货物按时到达指定港口，并办理相关的交接手续。（七）提单签发与交付1.货物装船后，船公司签发提单。客服部门及时跟踪提单签发情况，确保提单内容准确无误。2.将提单副本提供给客户，以便客户办理结汇等手续。3.根据客户要求，及时交付提单正本。如客户要求电放提单，需按照相关规定办理电放手续。三、订舱风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括航运市场运价波动、船期变化、舱位紧张等风险。2.客户风险：客户提供虚假货物信息、拖欠运费、毁约等风险。3.操作风险：订舱信息错误、报关报检失误、货物装箱不当等风险。4.法律风险：违反法律法规、合同纠纷等风险。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，将风险分为高、中、低三个等级。（三）风险防控措施1.市场风险防控关注航运市场动态，及时掌握运价、船期等信息，与船公司保持良好的合作关系。制定合理的运价策略，根据市场变化及时调整运价。对于舱位紧张的情况，提前做好预订和调配工作。2.客户风险防控加强客户信用调查，对新客户进行严格的信用评估。签订详细的运输合同，明确双方的权利和义务，包括运费支付方式、违约责任等。定期与客户沟通，及时了解客户需求和业务进展情况，防范客户毁约风险。3.操作风险防控加强订舱信息管理，建立严格的信息审核制度，确保订舱信息准确无误。对报关报检人员进行培训，提高其业务水平和责任心，确保报关报检工作的准确性。加强货物装箱现场监督，严格按照操作规程进行装箱作业。4.法律风险防控组织员工学习法律法规，提高法律意识，确保订舱业务操作符合法律法规要求。对于重大合同和业务事项，咨询专业法律顾问意见，防范法律风险。妥善处理合同纠纷，及时采取法律措施维护公司合法权益。四、信息管理（一）客户信息管理1.建立客户信息档案，记录客户的基本信息、业务往来情况、信用状况等。2.对客户信息进行分类管理，确保信息的完整性和准确性。3.严格保密客户信息，未经客户同意，不得向任何第三方泄露。（二）订舱信息管理1.建立订舱信息数据库，对订舱业务流程中的各类信息进行集中管理。2.订舱信息应包括客户信息、货物信息、船公司信息、订舱确认信息、报关报检信息、提单信息等。3.定期对订舱信息进行备份，防止数据丢失。（三）信息共享与沟通1.建立信息共享平台，实现销售部门、运营部门、客服部门等相关部门之间的信息实时共享。2.定期召开业务沟通会议，及时通报订舱业务进展情况，协调解决业务中出现的问题。3.加强与船公司、货代、报关行、报检机构等外部合作伙伴的信息沟通，确保业务顺利进行。五、人员职责（一）销售部门职责1.负责与客户沟通，收集客户订舱需求，填写订舱委托书。2.向客户介绍公司的订舱服务和运价政策，解答客户疑问。3.跟踪客户业务进展情况，及时反馈客户意见和建议。（二）运营部门职责1.根据销售部门提供的订舱委托书，选择合适的船公司进行询价和订舱。2.协调船公司、货代、报关行、报检机构等相关部门，确保订舱业务流程的顺利进行。3.安排货物装箱和集港，跟踪货物运输情况。（三）客服部门职责1.负责与客户沟通，通知客户准备货物报关和报检所需的文件和资料。2.协助客户办理货物报关和报检手续，解答客户在报关报检过程中的疑问。3.跟踪提单签发情况，及时交付提单正本或办理电放手续。（四）财务部门职责1.负责审核订舱业务的费用结算，确保费用计算准确无误。2.与客户核对运费支付情况，及时催收运费。3.对订舱业务的财务数据进行统计和分析，为公司决策提供支持。（五）其他部门职责1.行政部门负责提供订舱业务所需的办公设施和后勤保障。2.人力资源部门负责订舱业务相关人员的招聘、培训和绩效考核。3.法务部门负责审核订舱业务合同和相关文件，防范法律风险。六、监督与考核（一）监督机制1.建立内部监督机制，定期对订舱业务流程进行检查和评估。2.审计部门负责对订舱业务的财务收支、合同执行情况等进行审计监督。3.设立举报邮箱和电话，接受员工和客户对订舱业务违规行为的举报。（二）考核指标1.订舱准确率：考核订舱信息的准确程度。2.订舱及时率：考核订舱业务是否按时完成。3.客户满意度：考核客户对订舱服务的满意程度。4.运费回收率：考核运费的回收情况。（三）考核方式1.定期对各部门和人员的工作进行考核，考核结果与绩效奖金挂钩。2.对