日常屏风采购制度规范

PAGE日常屏风采购制度规范一、总则1.目的本制度旨在规范公司日常屏风采购行为，确保采购活动的合法性、规范性、合理性，提高采购效率，保证所采购屏风的质量，满足公司办公及业务需求，同时有效控制采购成本，防范采购风险。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门因办公需要进行的日常屏风采购活动，包括新办公区域的屏风配置、现有办公区域屏风的更换与补充等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。公开透明原则：采购信息应尽量公开透明，接受公司内部监督，确保采购过程可追溯。效益原则：在保证屏风质量和满足使用需求的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、采购需求管理1.需求提出各部门根据实际工作需要，填写《屏风采购申请表》，详细说明所需屏风的规格、数量、材质、颜色、功能要求等信息，并注明预计使用时间和使用地点。申请表需经部门负责人签字确认，确保需求的合理性和必要性。对于涉及多个部门的联合采购需求，由牵头部门统一填写申请表，并协调相关部门意见。2.需求审核行政部门收到《屏风采购申请表》后，对需求进行初步审核。审核内容包括需求的合理性、与公司整体布局和风格的协调性、预算的可行性等。对于重大采购需求或涉及金额较大的项目，行政部门应组织相关部门进行会审，综合考虑公司战略规划、业务发展需求、成本效益等因素，形成审核意见。审核通过后的申请表提交给采购部门作为采购依据。如需求不合理或不符合公司要求，行政部门应及时与申请部门沟通，说明原因并要求其进行调整。三、采购流程1.供应商选择供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集屏风供应商信息，建立供应商数据库。根据公司采购需求和供应商的信誉、产品质量、价格、服务等方面进行综合评估，筛选出合格的供应商名单。供应商资质审核：采购部门对拟合作的供应商进行资质审核，要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证、生产许可证等相关资质证明文件，并确保其具备良好的商业信誉和履行合同的能力。实地考察：对于重要的采购项目，采购部门应组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其生产能力、工艺流程、质量管理体系等情况，实地查看样品质量，确保供应商能够满足公司的采购要求。确定供应商：采购部门根据审核和考察结果，选择合适的供应商，并签订合作协议或采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购谈判谈判准备：采购部门在与供应商谈判前，应充分了解市场行情和公司采购需求，制定谈判策略和方案。明确谈判的目标、重点内容和底线，准备好相关的产品资料、价格信息、技术要求等谈判文件。谈判过程：采购人员与供应商就屏风的规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款进行谈判。在谈判过程中，应坚持公平公正原则，争取有利的采购条件，同时注重与供应商的沟通协商，达成双方都能接受的合作协议。谈判记录：采购部门应做好谈判记录，详细记录谈判过程中的讨论内容、达成的共识和未决事项等。谈判记录作为采购合同签订和执行的重要参考依据。3.采购合同签订合同起草：采购部门根据谈判结果起草采购合同，合同内容应符合法律法规要求，明确双方的权利义务、产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。合同审核：采购合同起草完成后，提交给法务部门进行法律审核，确保合同的合法性和有效性。同时，财务部门对合同的付款方式、结算周期等财务条款进行审核，优化资金安排。合同签订：经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。签订后的合同应加盖公司公章或合同专用章，并妥善保管合同原件。4.采购执行与跟踪订单下达：采购部门根据采购合同向供应商下达采购订单，明确订单的产品规格、数量、交货时间、交货地点等要求。订单下达后，及时与供应商沟通确认，确保供应商准确理解订单内容。生产进度跟踪：采购部门定期与供应商沟通，了解屏风的生产进度，及时掌握生产过程中出现的问题，并协调供应商采取措施解决。对于可能影响交货期的问题，应提前与相关部门沟通，做好应对准备。到货验收：屏风到货前，采购部门通知行政部门等相关验收人员做好验收准备。到货时，验收人员按照合同要求和相关标准对屏风的数量、规格、质量、外观等进行严格验收。验收合格后，填写《验收报告》，办理入库手续；如验收不合格，应及时与供应商协商解决，要求其更换或采取其他补救措施。5.付款管理付款申请：供应商按照合同约定交货并验收合格后，采购部门根据合同条款填写《付款申请表》，附上验收报告、发票等相关证明文件，提交给财务部门审核。付款审核：财务部门对付款申请进行审核，重点审核合同条款的执行情况、发票的真实性和合规性、付款金额的准确性等。审核通过后，报公司领导审批。款项支付：经公司领导审批同意后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付款项。付款后，及时进行账务处理，并将付款凭证归档保存。四、采购预算管理1.预算编制采购部门根据公司年度工作计划和各部门的采购需求预测，结合市场价格行情，编制年度屏风采购预算。预算内容应包括采购项目、规格、数量、预计单价、总价等详细信息。在编制预算过程中，采购部门应与行政部门、财务部门等相关部门充分沟通，综合考虑公司的资金状况、业务发展需求和成本控制要求，确保预算的合理性和准确性。年度采购预算经公司领导审批后，作为本年度屏风采购的控制依据。2.预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整预算，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。在采购过程中，采购人员应密切关注市场价格变化，合理控制采购成本，确保采购支出不超过预算额度。对于预算执行过程中出现的偏差，应及时分析原因，并采取有效措施进行纠正。3.预算监控与分析财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，对比实际采购支出与预算额度，及时发现预算执行过程中的问题和异常情况。采购部门应配合财务部门做好预算监控工作，每月向财务部门报送采购预算执行情况报表，详细说明采购项目、采购金额、预算执行进度等情况。根据预算监控和分析结果，公司适时调整采购策略和预算安排，提高预算管理的科学性和有效性。五、质量控制1.质量标准确定在采购合同中明确屏风的质量标准，包括材质要求、工艺标准、外观质量、环保指标等内容。质量标准应符合国家相关法律法规和行业标准要求，同时满足公司的实际使用需求。对于特殊要求的屏风，如防火、防潮、隔音等功能要求，应在合同中详细注明，并要求供应商提供相应的检测报告或证明文件。2.质量检验到货验收环节，严格按照合同约定的质量标准对屏风进行检验。检验内容包括外观检查、尺寸测量、材质鉴定、功能测试等。对于重要的采购项目，可委托专业的质量检测机构进行抽检，确保所采购屏风的质量符合要求。如发现质量问题，应及时与供应商沟通协商，要求其承担相应的责任，采取退换货、维修整改等措施，直至达到质量标准。3.质量跟踪与反馈在屏风使用过程中，采购部门应定期收集使用部门的反馈意见，了解屏风的质量状况和使用效果。对于出现的质量问题，及时与供应商联系，要求其提供解决方案，并跟踪处理结果。根据质量跟踪和反馈情况，对供应商的产品质量进行评估。如供应商的产品质量频繁出现问题，影响公司正常使用，采购部门应考虑采取更换供应商等措施。六、风险管理1.风险识别市场风险：关注屏风市场价格波动、原材料供应紧张等因素可能导致的采购成本上升风险。质量风险：供应商产品质量不符合要求，可能影响公司正常办公使用，带来维修、更换等额外成本和工作不便。合同风险：合同条款不明确、供应商违约等可能引发的法律纠纷和经济损失风险。供应商风险：供应商经营不善、破产倒闭等可能导致无法按时交货或提供售后服务的风险。2.风险评估采购部门定期对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。对于高风险事件，应重点关注，制定详细的应对预案；对于中低风险事件，可采取适当的监控和防范措施。3.风险应对市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握屏风市场价格动态，通过与供应商协商、签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。质量风险应对：加强供应商管理和质量检验，选择信誉良好、质量可靠的供应商，严格按照质量标准进行验收。与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和违约责任，确保产品质量符合要求。合同风险应对：加强合同审核管理，确保合同条款明确、合法、有效。在合同履行过程中，严格监督供应商履行合同义务，及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。供应商风险应对：对供应商进行定期评估和监控，了解其经营状况和财务状况。建立供应商备用机制，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商，保证采购活动的连续性。七、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对屏风采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，确保采购活动合法合规、公正透明。行政部门负责对采购过程中的需求审核、验收等环节进行监督，确保采购需求合理、验收工作严格执行，保障公司利益。财务部门加强对采购资金的管理和监督，审核采购付款申请，确保资金支付的准确性和合规性，防止资金浪费和滥用。2.供应商评价与考核采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。评价方式包括日常沟通、问卷调查、实地考察等，根据评价结果对供应商进行打分排名。对于考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，采购部门应考虑终止合作关系，并在供应商数据库中进行相应调整。3.采购人员考核建立采购人员绩效考核制度，对采购人员的工作业绩、工作态度、专业能力等方面进行考核评价。考核指标包括采购任务